• Home
• Nieuws

Stadsherstel over de voordelen van een digitale facturenstroom

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 7 July 2016

Woningcorporatie Stadsherstel Amsterdam heeft haar factuurproces gedigitaliseerd. Exit mappenadministratie en zoekgeraakte facturen, enter efficiency en snelle rapportages. Coördinator ICT Marc Fruijtier over de voordelen van een papierloze factuurstroom.

Voordat de digitalisering zijn intrede deed bij de Amsterdamse corporatie, was het verwerken van de facturen handwerk; van het stempelen van de binnenkomende facturen en het toewijzen van de boekingsnummers tot en met de koppeling aan de juiste grootboekrekening. Nu de facturen digitaal worden verwerkt in backofficesysteem Key2Wocas is het gedaan met het rondpompen van de papieren exemplaren door de organisatie.

Compleet vervangen
Marc: “Het complete papieren proces is vervangen door de digitale variant. De administratie boekt de facturen in – wat nog wel handmatig gebeurt – vervolgens worden ze uitgesplitst en komen daarna terecht bij degene die de opdracht heeft verstrekt. Hij of zij fiatteert de factuur die daarna de betaalbatch ingaat. Tot duizend euro mag elke medewerker een factuur goedkeuren, daarboven is een digitale handtekening van het afdelingshoofd verplicht.”

Geen gesjoemel
Marc kan nog niet aangeven hoeveel tijd Stadsherstel met de digitale factuurverwerking denkt te gaan winnen. “Feit is wel dat facturen niet meer zoekraken. En dat levert natuurlijk al heel veel tijdwinst op, zeker als je bedenkt dat het boven water halen van een zoekgeraakt exemplaar al gauw een halfuur kost. Op termijn gaan we ook met OCR werken – het digitaal inlezen van facturen – zodat ze niet meer gescand en handmatig ingeboekt hoeven te worden. Daar gaan we echt weer een efficiencyslag mee slaan. Nog een mooi neveneffect van de digitalisering: er valt niet mee te sjoemelen. Zoals je het boekhoudtechnisch het liefst ziet, zo is het systeem ook ingericht. Geen spoedjes tussendoor meer dus, zonder eerst alle stappen goed te doorlopen.”

Rapportages in een paar seconden
Los van tijdwinst verwacht Marc ook veel van de rapportages die Stadsherstel op termijn op de digitale facturen kan loslaten. “Met de digitalisering zijn we die hele mappenadministratie kwijt. Dus waar we voorheen uren zoet waren met het boven tafel halen van informatie – alle facturen van een bepaald complex bijvoorbeeld of over een specifieke periode – hebben we straks in een paar seconden de gewenste rapportages op het scherm. En dat is het mooie; op de langere termijn levert het ons nog veel meer voordeel op dan je op het eerste gezicht misschien zou denken.”

Bron: Centric

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Centric in de CorporatieGids 2016 te bekijken.