• Home
• Nieuws

Square DMS: Zaakgericht werken op basis van CORA-processen

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 2 June 2017

De Engelse schrijver Samual Johnson (1709-1784) zei het al heel treffend: “Knowledge is of two kinds. We know a subject ourselves, or we know where we can find information upon it.” En wij weten waar dat is: in een zaak in ShareWorX.

Informatie speelt op verschillende gebieden een rol. Het wordt vooral gebruikt om organisatieprocessen te ondersteunen. Daarnaast speelt het een belangrijke rol in de verantwoording of de bewijsvoering. Deze informatie komt via verschillende kanalen de organisatie binnen en wordt van oudsher op verschillende plekken – en regelmatig dubbel – opgeslagen.

De veelzijdigheid aan kanalen en opslagplekken komt echter het effi ciënt en effectief gebruik van die informatie niet ten goede. Nog even afgezien van de vraag wat de kwaliteit van de informatie is, is het soms door die verschillende opslagplekken vreselijk tijdrovend om alle benodigde informatie bij elkaar te vinden. Zaakgericht werken verhelpt dit probleem.

ShareWorX en CORA
Binnen ShareWorX, de ECM-oplossing die Square DMS aanbiedt binnen de corporatiemarkt, zien we de uitgangspunten van CORA terug in de wijze waarop informatie gebundeld – dus in een zaak – wordt opgeslagen én beheerd. Het procesmodel van CORA is hierbij als uitgangspunt genomen.

De processen uit het procesmodel in CORA zijn daarbij vertaald naar archiefklassen in ShareWorX. Deze archiefklassen spelen onder meer een rol in de selectie en vernietiging van informatie. Bij de creatie wordt de zaak gekoppeld aan een archiefklasse. Hierdoor wordt de informatie die er in terecht komt meteen gekenmerkt als ‘te bewaren’ of – op termijn – ‘te vernietigen’. Dit is onder meer van belang om als organisatie te kunnen voldoen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt aan het tijdig vernietigen van gegevens.

Hoe belangrijk uiteindelijk de selectie en vernietiging is, nog belangrijker is dat informatie op het juiste moment en in de juiste context, volledig en betrouwbaar, gevonden en gepresenteerd wordt. Hoe meer deze context gebaseerd is op het proces dat medewerkers uitvoeren, hoe groter de kans dat die context als logisch en relevant zal worden bestempeld. Daarom is het
extra handig dat het procesmodel van CORA binnen de procesnavigatie van ShareWorX gebruikt kan worden om zaken te maken en te vinden.

CORA of geen CORA, dat is de vraag…
De huidige lijst is tot stand gekomen in overleg met medewerkers van woningcorporaties. Ze wordt regelmatig geijkt aan de praktijk en na afstemming met de gebruikersgroep van ShareWorX aangepast. Zo blijft de lijst up-to-date en goed bruikbaar bij
nieuwe implementaties.

Echter, corporaties die toch een aanpassing van de lijst prefereren, gebaseerd op hun eigen processen en hun eigen inzichten, kunnen op maat worden bediend. Uiteindelijk is er immers slechts één zaak echt belangrijk: een tevreden klant.

Bron: CorporatieGids 2017

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Square DMS de CorporatieGids 2017 te bekijken