• Home
• Nieuws

Square DMS over innovatie en het verzamelen en borgen van kennis

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 15 February 2017

In Boekel staat een eco-huis dat wordt gebruikt als proeftuin voor innovatieve technieken om duurzaam te leven. Zo tref je er de houten schimmelmuur aan.

Schimmel tast in de meeste gevallen hout aan. De schimmel die in deze planken zit, beschermt het hout zodat het niet gaat rotten. Het onderhoud is minimaal. Deze schimmel leeft namelijk van het natuurproduct lijnolie en over tien jaar moet deze weer opnieuw worden gevoed. Een mooie duurzame oplossing die tot stand is gekomen op basis van kennis, expertise en ervaring.

Kennis, expertise, ervaring
Innovaties ontstaan soms door toeval en vaak onverwacht. Grote bedrijven en organisaties beseffen dat hun bestaansrecht van innovaties afhangt en organiseren hun bedrijven dusdanig dat er structureel ruimte is voor hun medewerkers om hiermee bezig te zijn. En ‘bezig zijn’ wordt dan vertaald naar het verzamelen en het delen van kennis, expertise en ervaring.

Ook de kennispotentie van woningcorporaties ligt veelal vast in de hoofden van de medewerkers. Hoe kunnen we deze ‘knowledge-power’ verzamelen en toepassen in de eigen organisatie? Ten behoeve van verbeteringen op bijvoorbeeld het vlak van duurzaamheid en veiligheid?

Een groot deel van de aanwezige kennis van medewerkers van woningcorporaties is vaak in ongestructureerde vorm aanwezig. Kennis die te maken heeft met het primaire proces van woningcorporaties is vaak goed verankerd en vastgelegd in het ERP-systeem.

Onderscheiden vermogen van de woningcorporatie
De meer ‘creatieve’ processen (vaak uitgedrukt in sturende en ondersteunende processen) van woningcorporaties blijven vaak in hoofden van medewerkers ‘steken’. Of ze leggen hun kennis, expertise en ervaring vast in persoonlijke documenten.

Deze kennis, expertise en ervaring onderscheidt uw organisatie van anderen. En mag je gerust stellen dat dit uw grootste kapitaal is en de reden waarom uw organisatie bestaansrecht heeft. Het geeft namelijk antwoord op sleutelvragen zoals

• Wat willen we met onze woningcorporatie bereiken? 
• Welke mogelijkheden hebben we als woningcorporatie in onze markt? 
• Welke weg moeten we inslaan om onze doelen te bereiken?

Maar hoe zorg je ervoor dat dit ‘kapitaal’ wordt herkend en onderkend? Hoe activeer je dit ‘kapitaal’ in de woningcorporatie?

Borg kennis
Simpel maar doeltreffend is om de kennis, expertise en ervaring structureel te bewaren en dus op te slaan. Een zaaksysteem dat naast het opslaan van documenten ook dossiers en zaken kan activeren, is een bewezen toepassing dat hiervoor geschikt is. Ongestructureerde informatie over huurders, vastgoed, projecten kan gebundeld naar onderwerp worden vastgelegd en bewaard.

Het grootste deel van de kennis zit in de hoofden van medewerkers! Het is daarom belangrijk om deze kennisdragers ervan te overtuigen dat ze hun kennis toevertrouwen aan het digitale document en dit opslaan in specifieke ‘kennismappen’ ofwel zaken. Een taak van de woningcorporatie is dan ook te registreren welke medewerkers de kennis in huis hebben. Wie is er expert op dit gebied? Hoe krijgt elke medewerker altijd toegang tot deze kennismappen en dus de kennis en ervaring van zijn collega’s?

Deel kennis
Vervolgens zorg je er als corporatie voor dat altijd de laatste en juiste informatie, op de juiste plaats en op het juiste moment beschikbaar is. Waarbij met name het juiste moment van groot belang is. Maak het medewerkers eenvoudig om experts te bereiken, om zo kennis en ervaring uit te wisselen.

Benut kennis
Naast het vastleggen en uitwisselen van kennis en ervaringen, is het vanzelfsprekend dat we daadwerkelijk iets doen met dit grootse kapitaal. Een valkuil is dat we verzanden in eindeloze overleggen, vergaderingen of discussies. De aanwezige kennis moet worden ingezet op het juiste moment, maar ook op de juiste plaats.

Neem bijvoorbeeld een klachtenprocedure. Klachten zijn bij uitstek mogelijkheden om kennis en ervaringen te benutten en daarmee te groeien in kwaliteit. Na de (digitale) registratie van een klacht, betrekken we op basis van de inhoud van de klacht, de medewerkers die op basis van hun kennis en ervaring de klacht naar tevredenheid kunnen afhandelen en er de juiste maatregelen op zetten. De totale klachtafhandeling wordt vervolgens geborgd, gekoppeld aan de betrokken experts (borg kennis), laagdrempelig beschikbaar gesteld voor medewerkers (deel kennis) en benut bij een volgende klacht of verbetermaatregel (benut kennis).

Evalueer kennis
Cruciaal is de laatste stap: het evalueren en toetsen van kennis. Is de informatie nog correct en compleet? Zijn de aangeschreven experts nog actueel? Door alle informatie te laten verifiëren en autoriseren voordat het wordt gedeeld, bent u verzekerd van een juiste toetsing van de inhoud.

Innovatie geeft bestaansrecht
Een mooi succesvol voorbeeld hiervan is het concept van ‘Liter of Light’ dat al enkele jaren bestaansrecht heeft. In de sloppenwijken van Karnataka is veel armoede. Veel huizen zijn niet aangesloten op elektriciteit en hebben nauwelijks ramen, waardoor het voor mensen lastig is om binnenshuis te koken, leven en werken of om bijvoorbeeld onderwijs te verzorgen. De kerosine-lampen, die de inwoners nu veelal gebruiken, zijn brandgevaarlijk en verspreiden ongezonde dampen. Het low-tech concept van ‘Liter of Light’ wordt momenteel in meerdere landen gebruikt.

Hoe het werkt? Leer mensen hoe ze met een grote plastic fles, gevuld met enkele liters water en chloor (tegen algengroei) binnenskamers licht kunnen brengen (60-70 watt) door de fles voor één derde deel door het dak heen te steken. Zonne-energie wordt licht. Een prachtig voorbeeld van een schone, gezonde en bijzonder goedkope innovatie met een enorme impact op het leven van de sloppenwijkbewoners.

ShareWorX
Ons zaaksysteem ShareWorX is bij uitstek geschikt om kennis te borgen en te delen. Wij hebben al ruim 20 jaar ervaring om woningcorporaties hierbij van dienst te zijn. ShareWorX en Square DMS helpen u om structureel innovatief te kunnen werken.

Bron: Square DMS

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Square DMS de CorporatieGids 2016 te bekijken