• Home
• Nieuws

Spreek dezelfde taal

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 26 November 2021

Dezelfde taal spreken binnen organisaties is al lastig, laat staan dezelfde taal spreken sector breed. Wij mensen denken namelijk altijd dat onze manier van werken uniek is. ‘In onze organisatie gaat het net even anders, daar kan echt geen standaard overheen’, is wat ik regelmatig hoor. Dat zorgt ervoor dat er ‘bypasses’ gecreëerd worden, iedereen het wiel opnieuw uitvindt, en er langs elkaar heen wordt gewerkt. Met alle (financiële) gevolgen van dien.

Teleurstelling
Een voorbeeld. Het begrip gebruikersoppervlakte in de sociale huisvesting is op zich duidelijk, maar wordt in de praktijk sector breed niet hetzelfde ervaren. De corporatie rekent de berging misschien mee, de aannemer misschien niet bij een renovatie. Dan kan dat voor een van beide achteraf tot – grote – financiële teleurstellingen leiden.

Een ander nadeel van zo’n eigen ‘way of working’ is dat je als organisatie niet kunt benchmarken. Dat betekent dat je ook niet kunt leren van elkaar, geen bedrijfsprocessen kunt verbeteren en de concurrent niet kunt overtreffen.

Werken met datastandaarden
De oplossing is sector breed werken met standaarden. Ofwel, een verzameling centrale informatie- en procesafspraken, vastgelegd in een document. Dat zorgt voor een uniforme structuur en eenheid in gegevens en documentatie. Als alle betrokken partijen elkaars taal spreken, verloopt de uitwisseling van data soepel en is bijvoorbeeld projectinformatie gemakkelijk terug te vinden. Weg Babylonische spraakverwarring.

Starten
Werken met standaarden begint met bewustwording en zelfreflectie. Waar sta ik individueel als organisatie? Nog aan het begin of zijn er al stappen gemaakt? Waar wil ik naartoe? Wat is de stip op de horizon? Is de nulmeting gedaan, dan volgt een plan van aanpak.

• Haal informatie op uit andere sectoren. Zoek uit welke bestaande oplossingen er al zijn en wat wel en niet werkt. Bouw daarop voort.

• Organiseer een overlegtafel en inventariseer de wensen van het management, de klant, de toeleverancier, brancheorganisatie, et cetera. Toon de urgentie aan voor alle relevante betrokkenen, zo ontstaat er draagvlak.

• Bespreek vervolgens de beste aanpak voor alle partijen en benoem een vast aanspreekpunt.

• Maak de stap naar de praktijk, implementeer en evalueer. Bespreek de evaluatie zowel intern als bij de overlegtafel.

Samenwerken
Werken met standaarden betekent samenwerken met partijen uit de keten. Daarbij speelt de controller een signalerende, meedenkende, informerende, adviserende en begeleidende rol. Het resultaat van werken met standaarden is een efficiënte, innovatieve, gestroomlijnde en goed georganiseerde sector. Dat leidt tot financieel voordeel. Dat is de winst van dezelfde taal spreken!

Bron: Hofmeier, Foto: Hofmeier