• Home
• Nieuws

Sophie van Spaandonk en Arjan Hiemstra (DataRotonde): In controle op gegevensuitwisseling

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 11 March 2024

Woningcorporaties werken steeds intensiever samen over organisatiegrenzen heen. Met onderhoudspartijen, de overheid, gemeenten of energieleveranciers wordt informatie uitgewisseld om efficiënt een gezamenlijk proces in te richten. Woningcorporaties gaan naar de cloud en zijn daarna nog niet verlost van de beheerdruk. Wat zijn de uitdagingen voor organisaties en hoe bereid je je hierbij voor op de toekomst? CorporatieGids Magazine sprak erover met Sales Manager Sophie van Spaandonk en Business Unit Manager Arjan Hiemstra van DataRotonde.

Twee jaar geleden vertelde je aan ons dat corporaties steeds meer zouden gaan samenwerken in de keten, gebruikmaken van de cloud en de kwaliteit van data zouden verhogen. Is daar inmiddels sprake van?
Deze verwachtingen zijn zeker uitgekomen, de bewegingen zijn nog steeds van toepassing en de sector is hier druk mee bezig. Bijna elke leverancier heeft een cloudapplicatie. En een deel van de corporaties zit inmiddels volledig in de cloud. Door het groeiende ecosysteem van DataRotonde zien we dat steeds meer partijen gegevens met elkaar uitwisselen. Er ontstaan verschillende typen ketenintegraties zoals onderhoudsopdrachten, e-facturering of Basisregistratie Personen-gegevens met de gemeente. Zo kunnen corporaties efficiënter en effectiever met andere partijen samenwerken en op de keten vertrouwen.

Daarnaast hebben we gezien dat er steeds meer vraag is ontstaan naar regie op de integraties; één partij die inzicht heeft in de diverse soorten integraties die gerealiseerd zijn en deze beheert om de continuïteit van de bedrijfsprocessen te waarborgen. Een expertise die organisaties niet per se zelf in huis hebben en veel tijd vraagt om op peil te houden.

Wat zijn de uitdagingen voor corporaties als het gaat om het koppelen van applicaties?
Die zitten voor zowel de interne integraties als in ketenintegraties in het samenbrengen van partijen. Dit geldt voor zowel de implementatie als voor het beheer op de integraties. Leveranciers hebben standaard API’s in cloudapplicaties. Wie pakt het initiatief om deze standaard API’s aan elkaar te koppelen? Wie ziet er wat er in het midden gebeurt als cloudapplicaties gegevens met elkaar uitwisselen? Wie is er aan zet wanneer er fouten optreden? Welke relaties hebben de integraties onderling? Het is verstandig dat een partij in het midden toeziet dat het allemaal goed verloopt. Zodat wanneer er iets is, je niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Zo heb je hier minder omkijken naar en creëer je ruimte om te focussen op je core business.

Jullie pleiten voor ‘regie’ en zelfs ‘managed ketenintegratie’ bij woningcorporaties. Wat houdt dat precies in?
Dat klopt, een integratiespecialist kan uitstekend regie nemen over alle betrokken partijen in het geval van incidenten en veranderingen. Integraties kunnen mogelijk onopgemerkt verstoord raken en het kost veel tijd om het proces dan weer soepel te laten lopen. De integratiepartij kan het verkeer tussen applicaties monitoren en bij bijzonderheden proactief acteren en toezien om het probleem op te lossen. Het is dan de kunst om het probleem op te lossen voordat de gebruiker dit door zou hebben. Dit is van belang bij complexe integraties én voor integraties waarbij geen vertalingen tussen applicaties meer nodig zijn.

Een Managed koppeling gaat nog een stap verder. Het is een functionele dienst die je afneemt. De implementatie wordt volledig voor je geregeld; nu en in de toekomst. Geen gedoe met consultancy. Voor een vaste prijs per maand nemen is het volledige beheer geregeld.

Een ontwikkeling die jullie zien is de opkomst van Peppol, wat is dat in het kort?
Een goed voorbeeld van een managed integratie is Peppol Managed. Peppol biedt overheden en bedrijven de mogelijkheid om e-facturen uit te wisselen via een speciaal beveiligd netwerk. Het is dé internationale standaard als het gaat om e-facturatie en e-ordering. Het is wat ons betreft geen vraag óf maar wanneer corporaties hier – al dan niet verplicht – mee te maken krijgen. Door het aansluiten via DataRotonde op het Peppol netwerk middels onze Peppol Managed dienstverlening, zijn alle e-facturatie en e-ordering processen klaar voor de toekomst. Corporaties hoeven zich geen zorgen te maken over verschillende standaarden en wet- en regelgeving.

Een voorbeeld van hoe dit gebruikt kan worden, zijn facturen van energieleveranciers en telecomproviders die via Peppol Managed elektronisch verzonden kunnen worden en door woningcorporaties automatisch worden verwerkt. Daarmee gaan de kosten per ontvangen factuur sterk omlaag wat leidt tot een enorme efficiencyslag.

Hoe houd je dit proces veilig?
De digitalisering van processen vergroot juist de veiligheid. Geen spook- of dubbele facturen maar geautomatiseerde controle op afzender, ontvanger en inhoud zorgen ervoor dat het niet bij verkeerde personen terecht kan komen. Je hoeft ook geen rekening meer te houden met de verschillende formats waarin facturen worden verwerkt. Dit wordt binnen Peppol geregeld zodat alle informatie juist en automatisch wordt verwerkt. Omdat bedrijven zich eenmalig moeten registreren op het Peppol-netwerk, wordt het ontvangen van frauduleuze facturen voorkomen.

Hoe zien jullie integraties de komende jaren verder ontwikkelen?
Wij verwachten dat de komende jaren de API’s van applicatieleveranciers verrijkt en gestandaardiseerd gaan worden. Deze stap zal nieuwe digitaliseringskansen mogelijk maken binnen de woningcorporatiesector. Waar nu nog veel schermgerichte robot procesgestuurde automatisering wordt toegepast (RPA), zal dit meer vervangen worden door robuuste applicatie-overstijgende integraties of applicatie-logica. Inzicht houden in gegevensuitwisseling is voor nu en zeker in de toekomst belangrijk omdat alles zich in de cloud afspeelt waar corporatiemedewerkers geen zicht op hebben. Ten slotte verwachten wij dat ketenintegratie in een versnelling terechtkomt. Er ontstaan diverse kansen op ketensamenwerkingen om optimaal over organisatiegrenzen te kunnen samenwerken.

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten