SharePoint is hét platform voor samenwerken. Maar waarom? Hoe kun je SharePoint inzetten binnen je organisatie? In deze blog ga ik in op deze vragen en geef ik aan hoe SharePoint ingezet kan worden naast andere Office 365 tools.
SharePoint kan op verschillende manieren worden ingezet. Zo kan het fungeren als intranet, als business intelligence platform, projectmanagement tool of als documentmanagement- en bestandsopslagoplossing. Hoe je SharePoint ook inzet binnen je organisatie; het doel is altijd kennisdeling met een groep. De tool geeft namelijk de mogelijkheid om mensen, teams en data met elkaar te verbinden, ongeacht waar deze zich bevinden.
Veel organisaties zetten SharePoint in voor het delen van documenten. Maar SharePoint biedt meer mogelijkheden dan alleen documentmanagement. Zo kun je gebeurtenissen, koppelingen, pagina’s en meer aan je SharePoint site toevoegen.
Zo kun je met SharePoint ook een Teamsite of een Communicatiesite aanmaken. Met een Teamsite deel je documenten, voer je gesprekken met je team, en beheer je taken en gebeurtenissen. Deze site is verbonden met een Office 365 Group (= gezamenlijke mailbox). En wanneer je vanuit Microsoft Teams een nieuw team aanmaakt, dan is er automatisch een SharePoint site opgezet voor de opslag van documenten. Een Communicatiesite is bedoeld om content te publiceren; om personen op te de hoogte te houden en te betrekken bij onderwerpen, gebeurtenissen of projecten.
De voordelen!
SharePoint Online biedt mogelijkheden om mensen, teams en data met elkaar te verbinden, ongeacht waar deze zich bevinden. Doordat het is gebouwd op webtechnologie, is het overal toegankelijk.
Altijd werken in de juiste versie
Werken met SharePoint biedt verschillende voordelen. Zo werk je, dankzij versiebeheer en in- en uitchecken van bestanden, altijd met de laatste versie van documenten.
Ligt je fileserver eruit? Met een fileshare kun je niet zomaar op een andere plek en/of met een ander device bij je bestanden. Met SharePoint Online kun je op een veilige manier device-onafhankelijk altijd en overal bij je bestanden.
E-mail reduceren
Door SharePoint te gebruiken wordt e-mail verminderd. Documenten hoeven immers niet meer verzonden te worden doordat deze eenvoudig in SharePoint te delen zijn.
Eenvoudig documenten vinden middels metagegevens
Metadata zijn bijvoorbeeld auteur, locatie, datum etc. van een document. Wanneer je SharePoint gebruikt, kun je deze gegevens centraal beheren. Het voordeel? Met behulp van metagegevens wordt informatie gemakkelijker teruggevonden met behulp van de zoekfunctionaliteiten. Dit is niet mogelijk op een fileserver. Versiebeheer in SharePoint Online maakt het vinden van bestanden eenvoudiger.
Mappenstructuur en het terughalen van verwijderde documenten
Mappen zijn niet meer nodig want je zet alles in de bibliotheek. De mappenstructuur kunnen we dus echt vergeten! Door gebruik te maken van beleidsinstellingen en archiveringstools kan oude data gearchiveerd of zelfs verwijderd worden op basis van vooraf ingestelde regels.
Is een bestand verwijderd? Dan zit dit document nog 31 dagen in je eigen prullenbak, waardoor je niet meteen de ICT-afdeling om hulp hoeft te vragen om het document terug te krijgen
Koppeling externe systemen
Daarnaast kun je verschillende taken automatiseren door werkstromen aan je SharePoint omgeving toe te voegen. Deze werkstromen dragen hierdoor bij aan het optimaliseren van je bedrijfsprocessen. Eveneens koppelt SharePoint gemakkelijk met andere bedrijfssystemen zoals CRM, SAP of een externe Access-database.
SharePoint in Office 365
Online samenwerken met Office
Omgaan met een ingewikkelde versiestructuur is verleden tijd! Voortaan kun je in realtime samenwerken in een document en tegelijk wijzigingen aanbrengen. De wijzigingen worden niet alleen in real-time verwerkt maar ook in realtime opgeslagen.
De werkruimte voor in realtime samenwerken in een team met Microsoft Teams
Zoals ik eerder beschreef, wordt bij het aanmaken van een Team wordt op de achtergrond een Teamsite in SharePoint Online aangemaakt. Elk aangemaakt kanaal in je Team is een aparte map in SharePoint. Wanneer je in een conversatie een bestand toevoegt, wordt dit ook toegevoegd aan de bestandenmap. Lees meer over Microsoft Teams in mijn blog.
Het sociaal intranetpagina met Yammer
Met Yammer toegevoegd in je SharePoint pagina zijn reacties direct voor iedereen zichtbaar en vindbaar, dit werkt effectiever dan e-mail. Lees meer over Yammer in mijn blog.
Bron: Sigmax | Foto: Sigmax
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
