De CorporatieGids 2014 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Efficiënter en beter documenten beheren”
Met een groeiende hoeveelheid documenten en een verouderd intranet stond ProWonen voor de vernieuwing en verdere professionalisering van de interne informatievoorziening. SharePoint is voor ProWonen hét organisatiemiddel dat efficiënter werken en het delen van informatie en documenten mogelijk maakt.
Wat doet ProWonen?
ProWonen exploiteert ruim 8.000 woningen, garages en bedrijfsruimten in de Achterhoek. Daarnaast verkoopt ProWonen regelmatig (nieuwbouw-) woningen. Er werken ongeveer 100 mensen.
Waarom SharePoint?
“Intranet was aan vervanging toe en het beheer van onze documenten wilden we professionaliseren,” zegt Rob Spit, Communicatieadviseur bij ProWonen. “De invoering is een gezamenlijk project van Communicatie en ICT. Deze samenwerking is belangrijk, want ik verwacht in de toekomst een toename van digitale communicatie, intern en extern. ”ProWonen lost met SharePoint een aantal interne problemen op. De vervanging van het verouderde intranet gaf de aanzet. Spit: “Het oude intranet stimuleerde niet om de interne nieuwsberichten te lezen en de grote hoeveelheid aan documenten op de gemeenschappelijke schijf nam alleen maar toe.”
Wat is de toegevoegde waarde van SharePoint?
Belangrijk is het tijdsaspect, vindt Spit. “Medewerkers werken effi ciënter, kunnen makkelijker sjablonen openen, komen altijd langs relevante formele en informele berichten. De documenten zijn makkelijk te vinden en we kunnen al onze informatie met een druk op de knop met elkaar delen. De hoeveelheid e-mail is verminderd, omdat informatie via SharePoint voorhanden is. Er is een smoelenboek, er zijn agenda’s, medewerkers kunnen vergaderruimtes reserveren, er is een beeldbank met allerlei soorten foto’s, projectgroepen stellen zich voor, nieuwsberichten en mededelingen staan centraal etc. In de toekomst ontsluiten we SharePoint op tablets en externe aannemers kunnen via een speciaal portaal inloggen, documenten bewerken en informatie uitwisselen. Ook onze raad van commissarissen heeft een eigen SharePoint-site.”
Wat is de toegevoegde waarde van QS solutions?
“QS solutions heeft ons goed begeleid. Zij hebben alle kennis van SharePoint in huis, weten hoe zij het pakket voor onze branche moeten inrichten. De samenwerking gaat goed en we hebben regelmatig contact. Dat was in het begin zeker nodig; we zijn heel tevreden en hebben veel vertrouwen in QS solutions en in het product.”
Auteur: Dennis Dols is Marketeer bij QS solutions
Bron: CorporatieGids2014
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van QS solutions in de CorporatieGids 2014 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
