• Home
• Nieuws

SCW Tiel: "Tijdwinst door de digitalisatie van het mutatieproces"

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 1 March 2016

Of het nu is om kosten te besparen, de wensen van huurders tegemoet te komen, fouten te beperken of tijdwinst te boeken, het digitaliseren van processen biedt voor een corporatie vaak uitkomst. Zo ook bij SCW Tiel dat onlangs voor de Inspectie App van NCCW koos. Robert Pouw, Opzichter Wonen bij de corporatie uit Gelderland, over het digitaliseren van de inspectieprocessen.

"Op 1 januari heeft de Inspectie App van NCCW onze oude applicatie vervangen," begint Robert, "Wij waren op zoek naar een toepassing waarmee wij minder tijd kwijt zijn aan inspecties. Deze software moest daarnaast gebruiksvriendelijk zijn, simpel van opzet en in staat om eenduidige en duidelijke mutatierapporten te genereren. Op die manier wilden wij de efficiency in het proces verbeteren en een heldere en snelle afwerking richting de vertrekkende huurder creëeren. Deze criteria vonden wij terug in de oplossing van NCCW, dat daarnaast ook een naadloze koppeling heeft met ons woninginspectiesysteem Intrawis en BIS-NOA."

Mobiele informatie
De geboekte tijdwinst zit hem volgens Robert vooral in het digitaal beschikbaar hebben van alle informatie tijdens inspecties. "Denk hierbij aan onder andere de tekeningen en technische informatie van de woningen. We wilden een oplossing waarbij deze informatie op de mobiel beschikbaar was, en dat is door de koppeling met Intrawis gelukt."

"Een ander groot voordeel is dat we na de inspectie geen administratieve handelingen op kantoor meer hoeven te verrichten om het rapport bij de huurder te krijgen," legt Robert uit. "Hij of zij ontvangt namelijk direct na het tekenen een digitale versie in de mail. Wij kunnen vervolgens huurders die het rapport liever op papier ontvangen - wat slechts in enkele gevallen voorkomt - als uitzondering behandelen, en deze alsnog fysiek opsturen."

Tijdwinst
Deze aanpak van het inspectieproces wordt door de huurders bij SCW Tiel als positief ervaren. "Het proces is voor hen natuurlijk veranderd," aldus Robert. "Denk bijvoorbeeld aan simpele dingen als het moeten tekenen op een tablet na een inspectie en het eerdergenoemde online ontvangen van het mutatierapport. Gelukkig zijn de geluiden van de huurders positief."

"Voor ons opzichters is het vooral de tijdwinst die er als groot voordeel bovenuit steekt. Omdat wij de informatie via de app direct in BIS-NOA en in ons DMS plaatsen, kan de rest van de organisatie direct informatie zoals gebreken, rapporten en meterstanden terugvinden. Dat versnelt niet alleen het proces, maar voorkomt ook fouten."

Verdere optimalisatie
Met de komst van de Inspectie App van NCCW is SCW Tiel nog niet klaar met het optimaliseren van haar mutatieprocessen. "Wij willen ons meer richten op de ervaring van de klant, en daardoor willen wij ons inspectieproces LEAN maken. De Inspectie App van NCCW is daarvoor alvast een stap in de goede richting."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 1 maart 2016