• Home
• Nieuws

'Samenwerken levert corporaties kostenbesparingen en meer kwaliteit op'

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 9 April 2015

Waar de meeste woningcorporaties een eigen I&A-afdeling hebben met bijbehorend personeel en takenpakket, pakken de corporaties Zayaz uit Den Bosch en AlleeWonen uit Roosendaal en Breda het heel anders aan. De twee woningcorporaties zijn in 2013 onder begeleiding van VVA-informatisering een Shared Services Centrum (SSC) I&A begonnen. Wat is een SSC precies en wat zijn de uitdagingen voor woningcorporaties? Corporatiegids.nl sprak erover met Martijn Videler en Piet Verdult van VVA-informatisering.

Martijn en Piet zijn bij VVA-informatisering 'de motor' achter het SSC I&A van Zayaz en AlleeWonen. Martijn: "Samen met Piet heb ik de afgelopen jaren gebouwd aan de realisatie van dit specifieke Shared Services Centrum. Bij deze corporaties hebben wij overigens niet voor een regulier SSC gekozen, maar voor een virtuele versie."

"Dit houdt in dat er één gezamelijk team is dat corporatie-overstijgend diensten levert op het gebied van informatisering en automatisering", verduidelijkt Martijn. "De medewerkers zijn nog wel bij hun eigen corporatie in loondienst, maar vallen onder één gezamenlijke I&A manager."

Gebundelde kracht
In het Shared Services Centrum I&A werken in totaal negen mensen. Martijn legt uit dat hier onder andere vier informatiseringsadviseurs onder vallen die elk hun eigen werkgebied hebben, zoals wonen of financiën: "Daarnaast zijn er twee technisch applicatiebeheerders, een DIV-specialist, een projectleider en een manager I&A."

"Bij de samenwerking stemmen Zayaz en AlleeWonen hun eigen I&A projectenkalenders op elkaar af zodat het maximale synergievoordeel kan worden behaald. De juiste inzet van de juiste mensen op het goede moment levert niet alleen financieel voordeel op, maar brengt ook minder ontwikkelrisico's met zich mee. Je hoeft niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden. Je bundelt op deze manier de krachten en leert van elkaar."

Geen financiële windeieren
Volgens Zayaz en AlleeWonen heeft het samenwerkingsverband de corporaties geen windeieren gelegd: "Het bundelen van een aantal specialismen heeft geleid tot een besparing van ruim 25% op de I&A formatie," aldus Piet. "En aangezien er vacatures waren die openstonden, hoefde er ook niemand ontslagen te worden."

"Een grote factor die aan de besparing heeft bijgedragen, is standaardisering van het applicatielandschap. Door deze uniformiteit kunnen beide corporaties samen optrekken en de kosten voor selectie, implementatie, beheer en doorontwikkeling van software met elkaar delen. De uitbesteding van de automatisering heeft uiteindelijk tot een structurele kostenbesparing en een hogere waardering van de dienstverlening geleid."

Nieuwe releases en best-practices
Maar wat zijn nu enkele voorbeelden waarop een virtueel Shared Service Centrum I&A uitkomst biedt ten opzichte van een eigen afdeling? "Wij houden ons niet bezig met het verzinnen van een eigen naam, huisstijl of de vormgeving van een aparte juridische entiteit voor het SSC," legt Martijn uit. "In plaats daarvan testen wij gezamenlijk nieuwe releases, worden best-practices uitgewisseld en zijn gezamenlijke selectie- en implementatietrajecten opgestart. Dit heeft in de periode dat het SSC bestaat voor beide partijen het eerdergenoemde financiële voordeel opgeleverd."

Kijken naar verschillen
De verschillende stappen richting een succesvol Shared Services Centrum zijn volgens Piet goed van elkaar te onderscheiden: "In eerste instantie hebben wij een businesscase opgezet - zowel kwalitatief als financieel - om scherp te krijgen wat het SSC de corporaties zou opleveren. Dit werd later in het proces nog een keer gebruikt als toetssteen, om te kijken of het SSC nog op de juiste koers lag."

"Daarnaast is er een uitgebreid vooronderzoek geweest naar beide corporaties. Hierin is er niet alleen gekeken naar de overeenkomsten, maar ook naar de verschillen tussen de twee organisaties. Die afwijkingen komen in de loop van de tijd toch wel naar boven, dus het is beter om ze aan de voorkant met elkaar helder te hebben."

Martijn noemt de transparantie van het SSC I&A als een belangrijk punt voor slagen: "De medewerkers werken op de verschillende vestigingen en zitten bij de afdelingen die ze ondersteunen. Er is bewust gekozen om heel zichtbaar te zijn, en dat bereik je niet als het SSC zich terugtrekt in een apart pand en op afstand opereert."

Transparantie, kennis en lagere kosten
Niet alleen Piet en Martijn, maar ook de twee corporaties kijken terug op een geslaagde implementatie. Toch zijn er in de aanloop naar zo´n project altijd haken en ogen aanwezig. Piet: "Beide partijen hadden hun twijfels aan het begin. Komen de I&A medewerkers niet teveel op afstand te staan? Moeten wij onze I&A mensen afstaan aan de andere corporatie? Hebben ze wel genoeg tijd om twee corporaties te bedienen? Ook voor medewerkers bracht de samenwerking onzekerheid. Dit waren belangrijke signalen voor ons die wij serieus hebben genomen."

"Uiteindelijk hebben wij door specialismen in te zetten, zichtbaar en dichtbij te werken en te focussen op toegevoegde waarde door bijvoorbeeld kennis tussen de corporaties te delen, deze zorgpunten weggenomen. De SSC medewerkers werden steeds enthousiaster, omdat ze merkten dat het werk hierdoor voor hen leuker en interessanter werd. Een gevoel dat snel werd overgenomen door de rest van de corporaties."

Stokje overdragen
Nu het Shared Services Centrum I&A anderhalf jaar operationeel is bij Zayaz en AlleeWonen, hebben Piet en Martijn afgelopen februari de leiding overgedragen aan I&A manager Hans van Beelen. Hans is ondanks zijn korte tijd bij het SSC erg positief over wat hij tot nu toe gezien heeft: "Het is erg bijzonder om te zien dat door de middelen van de twee organisaties te bundelen een goed team met aanzienlijke expertise kon worden gevormd. Dat is alleen mogelijk wanneer beide corporaties er een succes van willen maken."

"ICT zal een belangrijke bijdrage leveren aan de veranderopgave die Zayaz en AlleeWonen voor de boeg hebben. Dat zie je ook terug in hun ICT-kalender. Ik ben ervan overtuigd dat wij met het SSC een stevige basis hebben om deze klus de komende jaren te klaren."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van VVA-informatisering in de CorporatieGids 2015 te bekijken.