• Home
• Nieuws

Ron Janssen (Ctac): Structuur bieden aan medewerkers binnen de moderne, digitale werkplek

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 10 June 2020

Woningcorporaties zijn de afgelopen maanden in een sneltreinvaart aan de slag gegaan met hun digitale werkplek. Hoe bied je in zo’n transitie structuur voor medewerkers en voorkom je een wildgroei aan toepassingen? CorporatieGids.nl sprak daarover met Ron Janssen, Sales Manager bij Ctac: “Met ‘Keep IT simple’ als motto beschikken medewerkers alleen over hetgeen wat nodig is om hun rol en functie goed te vervullen.”

Volgens Ron beschikt een deel van de Nederlandse corporaties al over een moderne, digitale werkplek. “De kern daarvan is een werkplek die zowel interne als externe samenwerking optimaal faciliteert, waarbij samenwerken in één document mogelijk is, waarbij iedere werknemer zo optimaal mogelijk het werk kan uitvoeren en waarbij bellen, chatten en video-vergaderen naadloos geïntegreerd is. Daarbij is het niet alleen zaak om zo’n werkplek neer te zetten voor medewerkers, maar hen ook te begeleiden bij het gebruik.”

Wildgroei voorkomen
Om de realiteit zo goed mogelijk bij de wens aan te laten sluiten, is het essentieel eerst goed te kijken naar wat je met de digitale werkplek wilt bereiken. Ron: “Voordat je begint moet je eerst nadenken over wat voor jouw organisatie de correcte inrichting, beleid en gebruikersondersteuning is. Denk aan vragen als met welke hardware en devices wil je aan de slag? Welke applicaties moeten worden geïnstalleerd? Hoe zorg je ervoor dat deze applicaties altijd up to date zijn en van de laatste patches zijn voorzien? Maak je wel of niet gebruik van bijvoorbeeld Microsoft 365 in de cloud? En wie voert het beheer eigenlijk uit?”

“Dit voorkomt uiteindelijk een wildgroei binnen de digitale werkplek. Wanneer een organisatie in de volle breedte deze moderne werkplek omarmd, dan zit hier ook samenwerkingsfunctionaliteit in dat met standaard SharePoint en Microsoft Teams wordt ondersteund. Binnen deze programma’s kunnen gemakkelijk SharePoint- of Team-sites aangemaakt worden. Als hier niet goed over wordt nagedacht – wie mag de sites aanmaken, voor welke doeleinden, welke informatie delen we hier en wie hebben er toegang – dan is de kans groot dat er binnen de kortst mogelijke tijd een wildgroei aan sites ontstaat. En dat brengt risico’s met zich mee, bijvoorbeeld omtrent privacy en informatiebeveiliging en hoe makkelijk informatie teruggevonden kan worden.”

Security
Het samenbrengen en goed laten werken van functionaliteiten als chatten, videobellen, en samenwerken in dezelfde documenten vereist een hoge mate van security en beveiliging, legt Ron uit. “Bij een moderne werkplek moeten daarom de juiste securitymaatregelen worden genomen. Denk onder andere aan multifactor authentication, antivirus en -spam, documentrechten en een Security Information & Event Management-oplossing.”

Eén centraal platform
“Daarnaast is ook een centraal platform nodig waaruit de digitale werkplek uitgerold en beheerd kan worden,” gaat Ron verder. “Dan hoeft een systeem- of werkplekbeheerder niet per se bij de eindgebruiker langs en kan deze op afstand worden geholpen, wat ook tijdens de coronacrisis voordeel brengt. Ctac kan woningcorporaties hierbij ondersteunen en ontzorgen. Zowel in de eenmalige activiteiten als het inrichten van de digitale werkplek tot aan het volledig ontzorgen, inrichten en beheren hiervan.”

“Het Applicatie Lifecycle Management platform dat Ctac hiervoor heeft ontwikkeld, voorziet erin dat alle mobiele devices met hun geïnstalleerde software elke dag automatisch op de achtergrond gescand worden. Het verkregen inzicht maakt dat er geen software meer op deze devices aanwezig is die niet up to date zijn qua security en software level. Mocht er een nieuwe versie of update zijn van een software pakket, dan wordt deze versie automatisch – na uiteraard goed getest te zijn – vrijgegeven en uitgerold naar alle devices die deze update nodig hebben. Zo blijf je in controle en up to date.”

Medewerkers meenemen
Het meenemen van medewerkers in de transitie naar de digitale werkplek is volgens Ron essentieel. “Er komen steeds meer en sneller nieuwe mogelijkheden voor de digitale werkplek. Het meenemen van eindgebruikers in deze functionaliteiten blijft echter een uitdaging. Mensen zijn in het algemeen niet heel erg veranderingsgezind. Daarom is het belangrijk hier veel aandacht aan te besteden om zo het maximale aan efficiency en productiviteit uit de werkplek te halen.”

Keep IT simple
Hieronder valt bijvoorbeeld het bieden van structuur: “Een digitale werkplek is ten eerste bedoeld om medewerkers zo makkelijk en efficiënt mogelijk te laten werken. Door juist op individueel niveau ervoor te zorgen dat een medewerker uitsluitend de functionaliteit heeft die hij of zij nodig heeft, creëer je structuur. Met ‘Keep IT simple’ als motto hoeven mensen niet door een wirwar van software en programma’s, maar beschikken ze alleen over hetgeen wat nodig is om hun rol en functie goed te vervullen.”

Tevreden medewerker
“De digitale en daarmee moderne werkplek levert tal van mogelijkheden op die hedendaags het werken op en buiten kantoor positief beïnvloeden,” sluit Ron af. “Het samenwerken binnen woningcorporaties kan daarmee een grote boost krijgen. Maar ‘Zint eer gij begint’. Denk goed na over hoe, wat en wanneer. Een eerste indruk maak je maar één keer en waar het tenslotte om gaat is een tevreden corporatiemedewerker. Vanaf het allereerste begin.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Ctac