A+ is een netwerk van 8 woningcorporaties die via samenwerking meer resultaat willen halen op het gebied van ICT. Deze corporaties hebben het primaire systeem van Tobias AX (Aareon) gemeen. Bij de A+ corporaties zat enige ervaring met RPA (Robotic Process Automation), maar er was een wens om samen kennis te ontwikkelen en samen ervaring op te doen op dit gebied. De visie van A+ is om met RPA de “robot uit de mens te halen”, waardoor er meer tijd overblijft voor waarde toevoegende activiteiten.
Samenwerking
A+ heeft Andrea van der Vaart gevraagd om RPA kansen bij de verschillende corporaties en mogelijke leveranciers op het gebied van RPA in kaart te brengen. Als voorstander van kennisdeling en samenwerking én met haar ervaring, was zij meteen enthousiast om met RPA bij A+ aan de slag te gaan.
Andrea heeft ervaring met RPA vanuit haar functie bij Eigen Haard en met IT vanuit eerdere functies. Als lid van het directieteam bij Eigen Haard heeft zij leidinggegeven aan de afdeling ‘Informatiemanagement en Processen’; een afdeling waar IT, informatiemanagement, continu verbeteren en innovatie samen komen. De afdeling zorgt voor de belangrijke verbinding tussen business en IT. Bij Eigen Haard maakte zij kennis met nieuwe technologieën, zoals RPA. Die kennis zet ze nu in voor haar klanten via haar eigen bedrijf Chaptr2, onderdeel van HC&H.
Proces en de bouw van een robot
Om met de bouw van een robot te kunnen starten, moet er een proces worden geselecteerd waarbij de robot ingezet kan worden. Bij Financiën werden veelbelovende processen gevonden. Er werd gekozen om het proces van het vereffenen van grootboekrekeningen door de robot te laten doen. Bij het bouwen van de robot waren processpecialisten van verschillende afdelingen van vier A+ corporaties (Vidomes, Parteon, GroenWest en Trivire) betrokken. Hierbij is als doel gesteld om de robot samen te bouwen en te kijken in hoeverre de robot (onderdelen) herbruikbaar zijn.
Rob de Robot, de naam van de robot, is in een pilot gebouwd en ingezet bij Vidomes. Het is de bedoeling dat de robot ook bij andere corporaties ingezet wordt en hergebruik van robotonderdelen getest wordt.
Geleerde lessen
Het werd duidelijk dat bij de selectie van een proces goed doorgevraagd moet worden: “Waarom voer jij bepaalde taken eigenlijk uit?”. Zo bleek een medewerker, die haar idee besprak met collega’s, werk te doen dat niet nodig was en waar ze wel veel tijd aan besteedde. Door goed door te vragen, kom je erachter of de werkzaamheden in een proces noodzakelijk zijn. Los van de mogelijkheid om ze te robotiseren.
Wat verder opvallend is, is dat de verschillende corporaties processen anders hebben ingericht ondanks dat zij hetzelfde primaire systeem gebruiken. Er valt hier veel van elkaar te leren!
En: het inzetten van een robot is niet alleen een financiële casus. Natuurlijk moet een robot niet duurder zijn dan een medewerker, maar door het wegnemen van saai werk creëer je veel blijere medewerkers. Dat bleek ook uit de eerste reacties, de mensen waren enthousiast over wat de robot allemaal kan!
Op naar de toekomst: hoe verder?
De conclusie is dat samenwerking leuk én nuttig is. In de toekomst blijft het RPA-team bij elkaar komen met als doel hergebruik te realiseren, kennis delen en van elkaar leren (op het gebied van RPA en processen). Er zijn medewerkers die niet kunnen wachten op de volgende robot-collega!
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
