• Home
• Nieuws

Rob Koot (Woonin): Robotmedewerker zorgt voor waarborging continuïteit

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 8 February 2023

De applicatielandschappen bij woningcorporaties zijn complex. Tientallen systemen staan met elkaar verbonden, waarbij koppelingen goed moeten functioneren om een vlekkeloze bedrijfsvoering te borgen. Maar een continue monitoring van die koppelingen is tijds- en arbeidsintensief. Woningcorporatie Woonin heeft die monitoring geautomatiseerd, en in gesprek met CorporatieGids.nl vertelt Medewerker Beheer ICT Rob Koot over wat dit vraagt van de Utrechtse corporatie en wat het heeft opgeleverd.

“Bij Woonin hebben we veel applicaties in ons landschap,” begint Rob het gesprek. Middenin dat landschap staat het ERP-systeem Dynamics Empire. “Heel vaak wordt een wijziging hiervandaan vertaald naar andere systemen. Vroeger was dat enorm veel werk, want dan moest ieder systeem een unieke koppeling krijgen. Wij gebruiken daarom nu ruim tien jaar DataRotonde waardoor een wijziging in ons ERP-systeem slechts één koppelingwijziging betekent.”

Haperende koppelingen
Hoewel hiermee het aantal koppelingen bij Woonin fors is afgenomen, zijn er nog genoeg verbindingsstukken die de systemen verbinden. “We gebruikten de afgelopen jaren een dashboard om te controleren of deze nog steeds functioneerden en er niet een was omgevallen. Het probleem was dat je niet continu op zo’n dashboard kijkt. Als iets in het weekend of ’s nachts omvalt, kan het uren duren voordat iets wordt opgemerkt.”

Nieuwe medewerker
Woonin heeft daarom een nieuwe ‘werknemer’ in dienst genomen: Rob 24/7. “Het idee van deze robot ontstond in 2021 tijdens CorporatiePlein. Ik sprak toen met Arjan Hiemstra van DataRotonde over het monitoren van koppelingen. Rob 24/7 helpt ons dag en nacht deze te monitoren. Gaat er iets fout, dan krijgen we nu automatisch een mail en worden we zo op de hoogte gesteld. Iedere twee minuten doet Rob z’n check en als het meerdere keren achter elkaar fout gaat, krijgen we een melding. Uiteindelijk gebeurt het maximaal één of twee keer per jaar dat iets spaak loopt in een applicatie, maar met een landschap met meer dan dertig applicaties is het handig dat er continue controle is.”

Notificaties
De notificaties van Rob 24/7 zijn zo afgesteld dat niet alleen Rob bericht krijgt: “Ook onze applicatiemanagers en procesarchitect krijgen bericht. Dat is heel handig, want de procesarchitect is verantwoordelijk voor de werking van de koppeling en kan zo direct contact opnemen met de leverancier, en de applicatiemanager heeft ermee te maken in zijn of haar werk en weet er dan direct vanaf.”

Resultaten
Rob 24/7 draait sinds begin oktober mee bij Woonin. Op de vraag wat hij in de tussentijd zoal heeft opgemerkt, vertelt Rob: “We hebben sowieso een moment meegemaakt dat een webservice haperde binnen ons ERP-systeem. De berichten werden wel verwerkt, maar later dan het hoorde. Inmiddels zijn we overgestapt naar een nieuwe versie van Empire waardoor deze functie niet meer nodig is, maar dit liet ons direct zien dat Rob 24/7 goed detecteert wanneer iets niet naar behoren werkt.”

“Een ander voorbeeld is dat we laatst onze acceptatieomgeving hebben gebruikt voor de nieuwe release van Dynamics Empire. Toen deze omgeving werd uitgezet, zagen we meteen meldingen komen dat koppelingen richting deze omgeving niet meer werkten. Je ziet daarmee a la minute of iets werkt of niet meer.”

Volgende stap
Het gebruik van Rob 24/7 maakt het werk van de Woonin-medewerker makkelijker, vervolgt Rob: “We kunnen bij vragen of klachten van interne klanten of issues meteen zien of het met een koppeling te maken heeft. Dat zorgt ervoor dat de volgende stap, het oplossen van een probleem, makkelijker gaat. Je kunt extra informatie doorgeven aan de leverancier waardoor een issue sneller verholpen kan worden.”

Upgrade
“Dat sluit direct aan bij de ‘upgrade’ die we voor onze nieuwe medewerker zien,” sluit Rob af. “Wanneer wij een notificatie in de mail krijgen, is het vaak iets dat aan de applicatiekant misgaat. Maar eigenlijk moet de leverancier dat direct weten. Door binnenkort over te stappen van ons proefabonnement naar een regulier abonnement, mailt Rob 24/7 naast ons ook hen automatisch waardoor de schakeltijd nog korter wordt. Zo krijgen we in de toekomst nog meer grip op het functioneren van ons applicatielandschap, waardoor de continuïteit van de bedrijfsvoering wordt geborgd.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonin