• Home
• Nieuws

Rhiant en Habeko wonen: Samen optrekken bij implementatie leidt tot betere inrichting

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 16 February 2022

Woningcorporaties zoeken elkaar steeds vaker op bij implementaties. Maar vaak wordt daarbij voor een collegacorporatie uit dezelfde regio gekozen. Habeko wonen uit Hazerswoude en Rhiant uit Hendrik-Ido-Ambacht – zo’n veertig minuten rijden van elkaar verwijderd – vonden in elkaar toch de partner bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem. In gesprek met CorporatieGids.nl leggen Manager Financiën Alex van der Stelt van Rhiant en Manager Financiën Ian van den Besselaar van Habeko wonen uit hoe de samenwerking tot stand is gekozen én wat het de organisaties heeft opgeleverd.

Beide corporaties begonnen twee jaar geleden met de aanbesteding voor een nieuw ERP-systeem. Ian: “Ons oude systeem voldeed niet meer aan onze verwachtingen, ook richting de toekomst. Habeko wilde een ‘integraal ERP-systeem waarin bijvoorbeeld ook een DMS en medewerkersportaal zit opgevangen. Vanuit die gedachte zijn we met drie andere corporaties gaan kijken naar een nieuw systeem. Alleen in de eindfase, toen iedereen een keuze moest maken, wilden we toch allemaal wat anders. We wilden het echter niet alleen doen, want een implementatie kost zoveel energie dat je dat beter samen kunt verdelen.”

Samenwerking
Rhiant zat op dat moment in hetzelfde schuitje, vertelt Alex: “Ook wij waren bezig met de selectie van een nieuw systeem. Dat deden we met twee corporaties uit de regio, waarbij er verschil ontstond over de implementatiesnelheid. De overeenkomst tussen Habeko en Rhiant was dat we beiden werden begeleid door Hersense. Ian en ik kenden elkaar al van cursussen uit het verleden, dus toen we erachter kwamen dat we beide met hetzelfde project bezig waren, was de samenwerking al snel gestart.”

Gelijk in de wedstrijd
Op de vraag wat nodig is om samen zo’n traject aan te gaan, zegt Alex: “Je hebt een gelijke ideologie nodig, ongeveer dezelfde schaalgrootte en cultuur. Ook is het fijn wanneer er sprake is van dezelfde mate van digitalisering. Op die manier zit je op een gelijke manier in de wedstrijd en kun je goed aan hetzelfde doel werken.”

Lego-blokjes
Een goed ERP-systeem anno 2022 moet naadloos in het ICT-landschap passen, beaamt Alex: “Daarbij kiezen we eigenlijk voor one-stop-shopping met de oplossingen van Microsoft. De leverancier waarvoor we vervolgens gaan, is degene die dit levert via de meest complete oplossing. Onze visie op een toekomstbestendig ICT-landschap is eentje waarin zo min mogelijk maatwerk zit maar met ‘Lego-blokjes’ aan elkaar kan worden geklikt. Dat betekent dat je zoveel mogelijk kiest voor best practices, wat uiteindelijk ook kosten scheelt in het functioneel beheer. Uiteindelijk is hierbij de keuze gevallen op Dynamics Empire van Cegeka.”

Niets vergeten
Tijdens het implementatietraject hebben Ian en Alex nauw met elkaar opgetrokken. “We hadden twee keer per week overleg, waarbij Hersense ook aanschoof. Daarin werd alles rondom de implementatie besproken. Eén keer per week sloot Cegeka aan, en maandelijks werden ook werkgroepen betrokken. Hersense heeft ons daarnaast erg goed ondersteund qua tools en werkmethodiek om de regie te houden, zodat het project blijft lopen en de planning wordt gehaald. Tenslotte heeft Hersense ons ontzorgd door ook de conversie van het oude naar het nieuwe systeem uit te voeren. De gedachte daarachter was dat leveranciers elkaar niet de zwarte piet konden toespelen en het pakte goed uit met aanvullend een kwaliteitsslag op onze data.”

Kennisdeling
De samenwerking zorgde er onder andere voor dat er doorgepakt werd, blikt Ian terug. “Het is net als samen hardlopen; in je eentje sla je misschien wel een week over. Maar omdat je de verplichting hebt aan elkaar, blijf je doorgaan en ben je meer gemotiveerd om mijlpalen op tijd te halen. Daarnaast levert op deze manier samenwerken extra kennisdeling op. Omdat je te maken hebt met twee organisaties, heb je situaties waarin de ander verdiepingsvragen stelt waar je zelf niet aan gedacht hebt. Die kennisdeling willen we ook in de toekomst blijven behouden. Als we ergens vastlopen hoeven we niet direct de telefoon te pakken richting de leverancier, maar we kunnen ook een collega van Rhiant om hulp vragen.”

Lage drempel
Dat de implementatie tijdens de coronapandemie plaatsvond, heeft volgens Ian geholpen. “Het is natuurlijk vreselijk dat het er is, maar het thuiswerken heeft ervoor gezorgd dat collega’s versneld digitaal zijn gaan werken. We liggen niet bij elkaar om de hoek, maar hierdoor hebben we met Teams veel kunnen oppakken. Dat verlaagt ook de drempel om samen te blijven werken in de toekomst.”

Nazorg
Dynamics Empire is inmiddels live bij beide corporaties en momenteel vindt de nazorgfase plaats, vertelt Alex: “Er is nog een aantal onderdelen dat geïmplementeerd moet worden. Zo zijn we bezig met de realisatie van het klantportaal, een DMS en een nieuwe managementinformatietool, waarbij de keuze gezamenlijk is gemaakt voor Skarp. Ook hier zetten we dus de samenwerking voort. Rhiant heeft daarnaast haar onderhoud uitbesteed en wil nog de koppeling realiseren met de informatiesystemen van de aannemers, zodat informatie op twee plekken beschikbaar is.”

Steeds meer samen
De mindset dat corporaties elkaar meer opzoeken komt steeds vaker voor, sluit Ian af: “Dat is totaal anders dan tien jaar geleden. Je belde toen elkaar misschien een keer op, maar je deed eigenlijk nooit een project samen. Dat is nu wel anders. Wat ons betreft gaan we de komende periode verder waar we gebleven zijn. Zowel in de nazorgfase, als kijken naar hoe we wellicht het functioneel beheer gezamenlijk kunnen organiseren. Het is immers veel efficiënter om een nieuwe release samen te testen als de ICT-landschappen toch gelijk zijn. Die behoefte, om samen te werken met collegacorporaties, zal de komende jaren daardoor alleen maar groeien.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Rinus Kroon