• CorporatieGids
• Nieuws

Remko Hoekstra (Woodwing): Goed documentmanagement vraagt om balans tussen toegankelijkheid, veiligheid en controle

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 5 November 2025

Documentmanagement is voor veel woningcorporaties een onmisbare schakel in hun dienstverlening. Toch worstelen veel organisaties met versnipperde informatie, verouderde systemen en een gebrek aan overzicht. “De uitdaging is om documenten toegankelijk én veilig te beheren, zonder in te boeten op compliance,” vertelt Sales Director Remko Hoekstra van WoodWing. Een gesprek over het neerzetten van centraal documentbeheer, slimme integraties en samenwerking met partners dat bijdraagt aan grip, efficiëntie en digitale toekomstbestendigheid.

Op een goede manier omgaan met documentbeheer is voor veel corporaties een continu streven, begint Remko het gesprek: “Daarbij is een van de belangrijkste uitdagingen het vinden van een goede balans tussen toegankelijkheid, veiligheid en compliance. Daarnaast is het optimaliseren van processen cruciaal. Een huurcontract moet bijvoorbeeld snel gevonden kunnen worden en de communicatie over leefbaarheid moet, net als de inkomensgegevens, voor de juiste mensen beschikbaar zijn. Daarnaast neemt het volume data snel toe, wat informatie vinden én voldoen aan audits of juridische procedures steeds lastiger maakt. Bij dit alles moet uiteindelijk de klant centraal staan, en daarvoor is het van essentieel belang dat wanneer een huurder informatie opvraagt, de juiste informatie snel beschikbaar is.”

In control over je documenten
Volgens Woodwing is efficiënt documentmanagement maar op één manier te borgen. Remko: “Het centraal beheren van alle documenten en metadata waardoor je als corporatie in control bent. Intelligente, toekomstbestendige integraties waarbij alle data uit het juiste bronsysteem afkomstig zijn, stellen corporaties in staat om goed om te gaan met alle eerder genoemde uitdagingen. Uiteraard vraagt dit wel een initiële investering in de vorm van projecturen en een financiële investering van een organisatie. Het mooiste hieraan is dat dit snel en zichtbaar wordt terugverdiend door de enorme efficiëntieslag die wordt gemaakt.”

Specialisten
Daarbij is de keuze voor samenwerking tussen gespecialiseerde leveranciers volgens Remko erg belangrijk. “Als elke leverancier zijn eigen specialisme bedient, zet je altijd de beste infrastructuur neer,” legt hij uit. “De leveranciers zijn altijd op de hoogte van innovaties, ontwikkelingen en kunnen de hoogste kwaliteit garanderen. De focus en expertise op het vakgebied levert daarbij grote waarde voor de corporaties. Daarnaast ben je veel minder afhankelijk van één partij, zoals bij een alles-in-één-oplossing, wat de continuïteit van de bedrijfsvoering borgt en risico’s verspreidt.”

Toekomstbestendige SaaS-oplossing
Op de vraag hoe Woodwing woningcorporaties helpt bij het realiseren van efficiënt documentmanagement, zegt Remko: “Vanaf de overeenkomst werken wij met een klantteam en een projectteam van de corporatie samen om een inrichting neer te zetten. Het vertrekpunt hierbij is een best-practice inrichting die over de jaren is opgebouwd met de input van alle woningcorporaties die wij al bedienen. Hierbij leveren wij een toekomstbestendige, SaaS-oplossing waarbij de woningcorporatie volledig in control is. Na de implementatie kunnen wij 24/7 support leveren om altijd de beste ondersteuning te leveren.”

“Bij voorkeur maken we hierbij gebruik van een REST API-koppeling, waardoor corporaties onafhankelijk zijn van lokale componenten of specifieke versies van andere applicaties,” legt Remko uit. “Wij streven ernaar zoveel mogelijk standaard integraties te realiseren en minder maatwerk te leveren. Op deze manier kunnen alle woningcorporaties profiteren van de bestaande koppelingen. Uiteraard is hier een architect bij betrokken om te zorgen dat het resultaat niet alleen technisch werkt, maar ook functioneel het beste aansluit bij de behoefte van de gebruikers.”

Sector agnostisch
“Een groot voordeel voor woningcorporaties is dat wij sector agnostisch werken,” gaat Remko verder. “Oftewel: wij zijn niet specifiek aan één sector verbonden, maar kunnen waarde toevoegen aan elk bedrijf waar veel documenten centraal staan. Het voordeel daarvan voor onze klanten, is dat wij aan veel verschillende wet- en regelgevingen moeten voldoen en security en performance altijd hoog in het vaandel hebben staan. Hier kunnen woningcorporaties ook gebruik van maken.”

Samenwerking met OneXillium
Woodwing werkt binnen de corporatiesector al bijna twee decennia samen met OneXillium. “Die samenwerking is een prachtig voorbeeld van hoe een sterke en langdurige partnership eruit kan zien,” legt Remko uit. “In bijna twintig jaar zijn we samen gegroeid en vullen we elkaar perfect aan. OneXillium biedt uitstekende business consultancy en verzorgt tegenwoordig ook implementaties. Deze samenwerking stelt ons beiden in staat om verder te groeien en corporaties sneller en efficiënter te helpen bij hun implementaties. Voor woningcorporaties betekent dit kortere doorlooptijden én toegang tot de specialistische kennis die OneXillium in de loop der jaren in de sector heeft opgebouwd.”

Extra dimensie
Documentmanagement zal de komende jaren steeds belangrijker worden, sluit Remko het gesprek af: “De afgelopen jaren is ons DMS ontwikkeld naar een Enterprise Information Management-systeem (EIM). Zo’n systeem is veel uitgebreider dan een DMS en is nodig om de vraag en hoge verwachtingen rond workflows, documentretentie, intelligente integraties of het veilig extern delen van documenten te kunnen faciliteren. Deze verrijking zal zich alleen maar door ontwikkelen. Daarnaast zorgt de komst van AI ervoor dat documentmanagement een extra dimensie krijgt. Naast het borgen en efficiënt vinden van informatie, wordt nu ook de inhoud en interpretatie ervan steeds meer onderdeel. Daarbij wordt het met AI steeds moeilijker om te verifiëren of bij contact met een huurder het daadwerkelijk die persoon betreft. Het is dan ook cruciaal om een veilige omgeving op te zetten waarbij er gebouwd kan worden op centraal documentmanagement waarbij woningcorporaties in control zijn.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woodwing