De administratieve lastendruk voor corporaties is groot. Toezichthouders vragen niet alleen steeds meer informatie, ook verandert de vraag regelmatig. Tegelijkertijd moet de kwaliteit van de sturings- en verantwoordingsinformatie omhoog. Bovendien willen corporaties steeds meer informatie uitwisselen met elkaar, leveranciers en andere branches. Maar hoe doe je dat? Eén van de mogelijke hulpmiddelen is een referentie grootboekschema (RGS) voor woningcorporaties.
Groeiende administratiekosten
Het stroomlijnen en versimpelen van de verantwoordingsystematiek is een van de prioriteiten binnen de sector. De informatievraag aan corporaties heeft kenmerken van ‘zelfrijzend bakmeel’: het groeit en het groeit. De administratiekosten zijn ruim drie keer hoger dan voor invoering van de nieuwe Woningwet. Dit vormt niet alleen een probleem voor corporaties, maar ook voor de informatievragers, getuige de problemen met CorpoData in 2016.
Convenant Verbeteren Informatievoorziening
Eind 2017 ondertekenden het ministerie van Binnenlandse Zaken, de Aw, het WSW en Aedes het Convenant Verbeteren Informatievoorziening Woningcorporatiesector. Doelen van dit convenant, dat loopt tot 2022, zijn:
Aansluiten bij Standard Business Reporting
In het convenant is opgenomen dat Standard Business Reporting (SBR) de standaard wordt voor gegevensuitwisseling binnen de corporatiesector, zowel voor de jaarrekening als de prognose- en verantwoordingsinformatie (dPi/dVi). SBR is een wereldwijde standaard voor de uitwisseling van (financiële) berichten. SBR heeft zowel betrekking op de inhoud als het proces van het berichtenverkeer. In het proces zijn bijvoorbeeld authenticatie (‘Bent u wel wie u zegt dat u bent?’) en autorisatie (‘Bent u wel gerechtigd om deze aangifte in te dienen?’) geregeld en de terugmelding wanneer een bericht in goede orde is ontvangen.
In het convenant is opgenomen dat de dPi van 2018 via SBR gaat lopen. In 2016 en 2017 zijn er bij corporaties al pilots uitgevoerd met de aanlevering van de jaarrekening in SBR-formaat. De huidige pilots zijn gericht op het stroomlijnen van het aanleverproces.
Taxonomie voor eenduidige gegevensdefinities
De inhoud van SBR-berichten ligt vast in een taxonomie, een woordenboek van begrippen en de betekenis ervan. In de taxonomie zijn dus alle begrippen eenduidig gedefinieerd. De basis voor de SBR-taxonomie is de International Financial Reporting Standard (IFRS). Individuele landen kunnen een uitbreiding op deze standaard maken om hun eigen specifieke zaken in vast te leggen. Zo’n uitbreiding wordt een extensie genoemd.
Binnen een nationale taxonomie kunnen verschillende sectoren weer hun eigen extensies toevoegen om het berichtenverkeer nog meer op maat te maken. Zo is er een bankentaxonomie en een taxonomie voor de belastingdienst. Een extensie leunt altijd op de basistaxonomie: de bankentaxonomie leunt op de Nederlandse taxonomie en die leunt op haar beurt weer op IFRS. Alleen heel specifieke begrippen die niet in de bovenliggende taxonomie zijn gedefinieerd, worden vastgelegd in een extensie.
Ook woningcorporaties kennen hun eigen begrippen in de verantwoording. Denk bijvoorbeeld aan een begrip als leefbaarheidsuitgaven. Dat komt niet of nauwelijks voor in andere sectoren. Die specifieke zaken rechtvaardigen een eigen extensie voor woningcorporaties. Die extensie is er nu in een eerste versie.
Referentie grootboekschema: eenduidigheid in financiële verslaglegging
Van de SBR-taxonomie is het nog maar een kleine stap naar het referentie grootboekschema. Binnen de SBR-taxonomie zijn financiële begrippen gedefinieerd. Zo is er bijvoorbeeld een begrip voor huuropbrengsten. Daarmee is aan de vragende kant duidelijk wat er bedoeld wordt. Maar wat kunnen corporaties hiermee? De informatie over huuropbrengsten moet uit het grootboek komen en iedere corporatie kent hierin zijn eigen indeling. Er zal voor elke corporatie iedere keer opnieuw een vertaling gemaakt moeten worden van het gevraagde begrip in de taxonomie naar de eigen codering in het grootboek. Een flinke klus voor iedere corporatie. Bovendien is niet altijd duidelijk of corporaties op die manier wel echt vergelijkbaar zijn.
Om dit probleem op te lossen is het referentie grootboekschema (RGS) ontwikkeld. Het RGS biedt een standaardindeling van het grootboek die aansluit op de SBR-taxonomie. Het RGS bevat daarvoor alle benodigde grootboekrekeningen. Het RGS bestaat uit unieke referentiecodes die altijd hetzelfde blijven betekenen.
Het RGS verplicht toepassen?
Nee, corporaties kunnen er voor kiezen om het RGS te gebruiken als hun eigen rekeningschema, of om hun bestaande rekeningnummers van een RGS-code te voorzien. In beide gevallen kan er direct een aansluiting gemaakt worden tussen de gegevensvraag en de informatie uit het grootboek. Het voordeel is dat dit maar eenmaal ingericht hoeft te worden en waarna iedere vraag op basis van SBR/RGS beantwoord kan worden.
Meer informatie: bekijk het korte filmpje over RGS op www.referentiegrootboekschema.nl. Op die site kunt u ook het RGS downloaden. SKARP helpt u graag met de implemementatie van RGS en andere sectorstandaarden. Neem voor meer uitleg over RGS contact op met aadvanmil@skarp.nl.
Bron: CorporatieGids 2018 | Foto: SKARP
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
