• Home
• Nieuws

Project control – een vak apart?

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 9 April 2021

Projecten worden steeds complexer, je hebt te maken met meerdere partijen, met elk een eigen belang, wet- en regelgeving heeft grote invloed, er zijn mensen vanuit verschillende disciplines en vanuit verschillende achtergronden betrokken en (vrijwel) elk project verschilt van het andere. Projecten meenemen in de reguliere ‘control’ stroom is lastig. Voor de specifieke kenmerken is daar eenvoudigweg te weinig aandacht en juist daar ontbreekt vaak het zicht op. Door inzet van projectcontrol houd je grip en sturing op projecten en krijgen juist die project ‘eigen’ aspecten (zowel positief als negatief) de aandacht die ze verdienen.

Meerwerk
Projecten kennen een eigen dynamiek en, zoals zo vaak is communicatie ook bij project control cruciaal. Wat is werkelijk afgesproken, zowel vooraf als tijdens een project en hoe bewaken we de voortgang daarop? Er gaat helaas zo makkelijk iets mis met vaak grote financiële gevolgen. Wat te denken van een groot nieuwbouwproject waarvan tot drie maanden voor de oplevering de verwachting was dat het project binnen de begroting bleef. Helaas werd een paar maanden na oplevering een verlies van ruim anderhalf miljoen gepresenteerd; voornamelijk meerwerk. Consternatie alom natuurlijk bij de bestuurder en de RvC. Waarom zag niemand dit aankomen? Het antwoord is simpel; niet goed vastgelegde afspraken met betrekking tot welke kosten nu precies voor wie waren en een slechte projectbewaking en het ontbreken van heldere communicatie hierover. Wat hier ook niet echt hielp was dat een externe projectmanager was ingehuurd voor de projectbewaking. Hoewel er wekelijks overleg tussen deze projectmanager en de verantwoordelijke manager vastgoed was, werden de juiste vragen niet (tijdig) gesteld en kon dit toch gebeuren. Zie hier een extreem voorbeeld van hoe een project volledig financieel uit de hand kan lopen.

Bankgarantie
Een ander voorbeeld uit de praktijk van onvoldoende vastlegging, bewaking van de voortgang en communicatie is het ontbreken van een, vooraf overeengekomen bankgarantie (waarvoor nota bene door de corporatie betaald is), en prompt gaat de aannemer failliet. Ellende komt nooit alleen want hier was ook nog eens te veel vooruitbetaald (in afwijking van het vooraf overeengekomen termijnschema): weg geld. En zo zijn er nog wel meer voorbeelden te noemen; helaas, je komt wat tegen in de praktijk.

Van planvorming tot exploitatie
Als extern ingehuurde concerncontroller of als controller op de onafhankelijke control functie, komen we bij veel corporaties over de vloer en geven we gevraagd en ongevraagd advies op alle financiële zaken die we tegenkomen. Beoordeling van de project control van aanvangsfase tot en met de nacalculatie is daar geregeld een belangrijk onderdeel van. Daarbij constateren we met regelmaat dat er onvoldoende grip is voor, tijdens en na en dat bijsturing bij wel geconstateerde omissies ook niet altijd het geval is. Vrijwel alle corporaties werken inmiddels met fasedocumenten die, als het goed is, aansluiten op het investeringsstatuut en bijbehorende kaders. Helaas blijkt de praktijk weerbarstiger en is dat ook nog niet altijd het geval. Door met name hard stijgende bouwkosten worden nieuwbouw- en duurzaamheidsprojecten steeds onrendabeler en soms lijkt creativiteit gewenst om projecten toch door een RvC te loodsen. Als een corporatie interne rendementsnormen als een IRR hanteert, benader deze dan zo zuiver mogelijk (en reken niet naar het gewenste rendement toe!). Als een RVO subsidie wordt meegenomen in de berekening, omdat de doelstelling is dat de huren onder de 1e aftoppingsgrens blijven, controleer dan bij de nacalculatie of de werkelijke huren ook echt onder deze grens zijn gebleven. Anders vervalt het recht op deze subsidie en is het rendement natuurlijk ook veel ongunstiger dan vooraf werd verondersteld. Vaak wordt opgeschreven dat de lange termijn parameters van voldoende niveau blijven, maar als in de praktijk elk project een stuk onrendabeler uitkomt dan vooraf werd voorgesteld, kom je als corporatie uiteindelijk toch in de problemen. Veelal ontbreekt hier adequate vastlegging, monitoring, evaluatie en control. Om grip te houden op projecten en daar sturing aan te kunnen geven, eindigt project control dus niet bij de oplevering van het complex.

Methode/systeem/discipline/communicatie
In het traject van plan tot uitvoering kan veel misgaan. Een gedegen onafhankelijke controle gedurende het hele traject is zeer verstandig. Tijdens het project krijgt de projectbewaking niet altijd de vereiste aandacht. Niet alle ERP-pakketten hebben een goede projectbewakingsmodule en dan komt het vaak op Excel aan. Op zich niets mis mee, want alles valt of staat met een goede discipline van vastlegging. Worden de ontvangen facturen op het juiste project met de bijbehorende verbijzonderingscode geboekt, worden de verplichtingen goed geregistreerd en is er een regelmatige vastlegging en bespreking van de stand van zaken. Hoe een en ander is geregeld bij de corporatie is niet zo belangrijk. Als het maar grondig gebeurt en verrassingen eigenlijk niet voor kunnen komen. Meestal is dit een samenspel tussen de afdeling financiën en vastgoed, maar steeds meer wordt dit een specialisten rol voor de zogenoemde projectcontroller. Deze kent de risico's en monitort de beheersmaatregelen. Hij of zij kent de processen, weet wat er financieel speelt, heeft oog voor kwaliteit en weet welke belanghouders er zijn en hoe ze te benaderen en aan te spreken of afspraken en verantwoordelijkheden. De projectcontroller houdt de vinger aan de pols, maar grijpt ook in wanneer nodig! Kortom project control gaat verder dan de projectadministratie, het is een vak apart!'

Bron: Hofmeier, Foto: Hofmeier