In ons werk zien we veel corporaties stoeien met de Woningwet omtrent DAEB/niet-DAEB. De vraag die bij vele opkomt is: hoe pakken we dit aan? Welke personen binnen (en misschien ook wel buiten) de organisatie hebben we hiervoor nodig? En hoe richten we ons primaire systeem zo in dat we voldoen aan de wetgeving maar dat de werkvloer er het minste last van heeft? CEPO ging op bezoek bij Portaal, om te vragen hoe zij dit hebben aangepakt. Portaal is in januari van dit jaar live gegaan met de nieuwe DAEB/niet-DAEB inrichting. Waar liepen zij tegen aan en welke tips geven ze andere corporaties?
Splitsen of scheiden? DAEB/niet-DAEB in een notendop
Volgens de Woningwet zijn alle woningcorporaties verplicht om eind 2017 al hun Diensten van Algemeen Economisch Belang (DAEB) te scheiden van hun niet-DAEB activiteiten. Voor deze scheiding hebben de woningcorporaties drie mogelijkheden: administratief scheiden, juridisch splitsen of een hybride variant. Bij een administratieve scheiding rekent een corporatie al haar taken, baten, lasten, activa en passiva toe aan een DAEB- en een niet-DAEB-tak. In de niet-DAEB-tak komen alle huidige en geprojecteerde woningen en gebouwen die niet behoren tot de sociale huursector. Bij een juridische splitsing scheidt de corporatie al haar niet-DAEB bezit af naar één of meerdere woningvennootschappen, waarvan de corporatie 100% aandeelhouder is. Woningcorporaties kunnen ook kiezen voor een combinatie van administratieve scheiding en juridische splitsing, de hybride variant. Een deel van de niet-DAEB activiteiten worden ondergebracht binnen de eigen organisatie en een deel bij een juridische dochter.
Waar te beginnen?
Portaal is een woningcorporatie met ruim 56.000 verhuurbare eenheden, die sinds 2015 gebruikt maakt van het ERP-systeem van cegeka-dsa. In januari van dit jaar heeft Portaal de nieuwste versie van dit systeem geïnstalleerd, met daarin de functionaliteiten voor de Woningwet. Portaal wilde al bij de livegang van deze nieuwe versie de splitsing van haar bezit goed in het systeem hebben ingericht. Wij vroegen Alinda Rozeboom, werkgroepvoorzitter DAEB/niet-DAEB, hoe zij dit hebben aangepakt.
Een goede voorbereiding is het halve werk en dat geldt ook bij de splitsing van DAEB/niet-DAEB. Zo vertelt Alinda: “Het is zo belangrijk om de organisatie van je project vanaf het begin goed in te richten. Zorg dat de juiste mensen van de verschillende afdelingen om tafel zitten. Dit zorgt ervoor dat iedereen vanaf het begin weet wat de gemaakte afspraken zijn. Wij hebben een werkgroep opgericht waarin alle afdelingen vertegenwoordigd waren. Met deze werkgroep hadden we elke week minimaal twee uur overleg over de inrichtingskeuzes.”
Inrichtingsdocument
Portaal startte afgelopen zomer met de voorbereidingen voor de DAEB/niet-DAEB splitsing. Maar waar begin je? “Zodra de werkgroep was gevormd begonnen we met het opstellen van een inrichtingsdocument. Hierbij hebben we gekeken naar hoe we zo slim mogelijk het systeem konden inrichten. Uit de verschillende mogelijkheden hebben wij gekozen voor een lineaire verdeelsleutel.” Het opstellen van een goed doordacht inrichtingsdocument is erg belangrijk: “Door middel van een goed inrichtingsdocument weet je ook na de inrichting waarom er bepaalde keuzes gemaakt zijn. Wij hebben dit goed bijgehouden zodat we hier later op terug konden kijken en onze keuzes goed konden verantwoorden. Ook bij het begin van je project is een goede samenwerking met je leverancier erg belangrijk. Samen met hen hebben wij gekeken of onze keuzes ook functioneel en technisch mogelijk waren in het systeem ”, aldus Alinda.
Een van de belangrijkste doelen van de werkgroep was de werkvloer minimaal te belasten met de splitsing. En dat is gelukt: “Het dagelijkse werk moest zo min mogelijk last hebben van de splitsing. Door van tevoren goed alle scenario’s met de verschillende afdelingen te testen hebben we dit doel bereikt. In de praktijk merkten de primaire processen niets van de splitsing en daar zijn we als werkgroep erg trots op.”
Theorie vs praktijk
In een inrichtingsdocument zet je als corporatie hoe je de DAEB/niet-DAEB inrichting gaat vormgeven in je systeem. Je bedenkt samen met je organisatie hoe dit theoretisch het beste ingericht kan worden. Maar hoe zorg je er nu voor dit plan ook in de praktijk goed werkt?
“We merkten in de organisatie dat veel mensen het inrichten van de DAEB/niet-DAEB splitsing zagen als een puur technische aangelegenheid is, waar zij als medewerker in de praktijk niet veel van zouden merken. Maar dat is maar deels waar. In je inrichtingsdocument schrijf je natuurlijk alle scenario’s uit, maar dat blijft de theorie. Daarom is testen in dit proces zo cruciaal. Je kijkt namelijk of de uitwerking van je inrichtingsdocument ook in de praktijk werkt. Bij Portaal kwamen we erachter dat wat we in de theorie bedacht hadden, in de praktijk niet werkte. Tijdens het testen bleek dat we verkeerde keuzes gemaakt hadden wat effect zou hebben op het dagelijkse werk. Ondanks alle hulp en advies van de leverancier was dit een goed voorbeeld hoe belangrijk het is om je inrichtingskeuzes goed te testen. Doordat wij verschillende testen met alle betrokken afdelingen hebben uitgevoerd konden we ons inrichtingsdocument corrigeren waar nodig”.
Vanaf januari 2017 is Portaal live met de DAEB/niet-DAEB inrichting, maar dit betekent niet dat ze nu klaar zijn. “De komende periode besteden we nog steeds veel tijd en aandacht aan het testen van de DAEB/niet-DAEB inrichting, zoals het boeken in bulk. Het testen van boeken in bulk doen we met praktijkgegevens, nu kunnen we namelijk goed zien of onze inrichtingskeuzes de juiste waren. In een korte tijd hebben we ons inrichtingsdocument verwezenlijkt. Dit heeft ons de mogelijkheid gegeven om dit jaar nog ‘te oefenen’ met de scheiding. Ons streven was om op de achtergrond alles zo in te richten dat de voorgrond er geen last van had, en dat is gelukt!”
Tips en tricks
Omdat Portaal al vroeg begonnen is met de DAEB/niet-DAEB scheiding, hebben ze de afgelopen maanden veel geleerd en konden ze daar hun inrichtingsdocument goed op aanpassen. Welke tips geven ze andere corporaties? “Hoe je de DAEB/niet-DAEB scheiding ook gaat inrichten in je systeem, testen is hierbij cruciaal. Zeker het testen van je inrichtingskeuzes met alle verschillende afdelingen. Zo controleer je of je compleet bent en kijk je of alles goed werkt. Wij zijn door de leverancier goed ondersteund maar desondanks vinden wij het zelf testen van de inrichting essentieel. Niet alleen om te kijken of de keuzes die je hebt gemaakt de juiste zijn, maar ook om de medewerkers ‘feeling’ te geven met de inrichting. Zo weet men nu bijvoorbeeld hoe het eruit ziet en welke input je krijgt voor de jaarrekening.”
Zoals Alinda al eerder vertelde, is Portaal ook na livegang nog niet klaar met DAEB/niet-DAEB. Ook dit jaar blijven ze ontdekken en uittesten. “Op dit moment kunnen we vooral de bijzonderheden testen, dit geeft ons de gelegenheid om onze inrichting nog verder aan te scherpen”.
Een laatste tip van Alinda: “Start met het op orde hebben van je basisadministratie, zorg van tevoren dat je een goed beeld hebt van je bezit in DAEB, niet-DAEB en gemengd. Anders moet je heel veel correcties doorvoeren en dat kost veel tijd.”
Bron: CEPO
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van CEPO de CorporatieGids 2016 te bekijken
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
