• Home
• Nieuws

Ponthus Wolfs Consultancy: Oude techniek en mindset bottleneck bij goed gebruik BI

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 15 September 2017

Business Intelligence is voor steeds meer corporaties een 'hot topic'. De wens voor betere sturings- en analysemiddelen is groot, maar hoe ziet een optimale BI-omgeving bij woningcorporaties er uit? En wat is een goede basis om hiervan gebruik te kunnen maken? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Luc Wolfs, Managing Partner bij Ponthus Wolfs Consultancy: "Met de juiste inzet van BI kunnen corporaties hun klantwaarde, marktwaarde en maatschappelijk rendement optimaliseren."

"Business Intelligence gaat tegenwoordig verder dan alleen maar rapporteren over kengetallen en KPI's," zegt Luc op de vraag wat zijn kijk op BI is. "Het gaat ook verder dan het bijhouden van managementrapportages in Excel. BI geeft elk gewenst moment inzicht over de stand van zaken van je corporatie, en is in staat een analyse te geven over waar de verbeterpunten liggen. Afhankelijk van wat je wilt meten en weten, wordt BI een dagelijks onderdeel van het werk."

Performanceverbetering
Performanceverbeteringen zijn volgens Luc de belangrijkste reden om met BI aan de slag te gaan. "Corporaties moeten nadenken hoe de opbrengsten ten goede kunnen komen aan hun missie en visie. De drang naar verbetering is soms nog minimaal, terwijl er altijd meer te optimaliseren valt. Zeker vanuit het perspectief dat er gewerkt wordt met maatschappelijk kapitaal." Daarnaast kunnen corporaties met BI sneller acteren op veranderende omstandigheden, zoals veranderende wet- en regelgeving. "Nu wordt één keer per maand gerapporteerd. Dat kan ook niet sneller omdat corporaties meer bezig zijn met het verzamelen van gegevens dan de analyse."

Videobanden
Luc houdt zich al ruim dertig jaar - eerst als IT & informatiemanager bij Servatius Maastricht, later als adviseur - bezig met bedrijfsvoering en IT in de corporatiesector. Kijkend naar BI ziet hij een trend als het gaat om data-analyse. "Het gaat niet langer om de vraag wat en waar iets mis gaat, maar waarom het gebeurt en wat de gevolgen zijn als niets verandert. Dat zijn de hedendaagse BI-mogelijkheden. Daarnaast zie je meer middelen beschikbaar komen om rapportages makkelijker en automatisch samen te stellen. Geen Excel-sheets meer bijhouden, maar cijfers geautomatiseerd genereren, al dat niet aangevuld met commentaar."

"Een Excel-sheet kan bij BI worden gezien als een videoband," licht Luc toe. "Oude techniek waar niemand meer naar omkijkt. Nieuwe BI-tools bieden veel meer mogelijkheden: het visueel maken van data analytics, grafisch laten zien wat er aan de hand is en resultaten direct kunnen plotten op kaarten waardoor geografische informatie wordt geïntegreerd. Nieuwe BI kijkt daarnaast niet alleen naar de eigen gegevens, maar ook naar de gegevens van derden die een rol en bijdrage leveren aan de uitvoering van je ondernemingsplan. Denk aan het kadaster, CBS, KWH, woonruimteverdeling of gegevens van ketenpartners. Door deze informatie te integreren in je eigen informatievoorziening, ontstaat een completer beeld van de werkelijkheid."

Kinderschoenen
Ondanks de mogelijkheden die BI biedt, staat de technologie bij veel corporaties nog in de kinderschoenen. Luc: "Managementrapportages worden elke maand opnieuw gemaakt in Excel die gevuld wordt met lijstwerk en databronnen naast het ERP-systeem. In andere woorden: overtikken. We merken daarbij wel een kentering. Corporaties beginnen steeds meer het belang van BI in te zien, wat de professionaliteit verhoogt."

Datakwaliteit
De basis van Business Intelligence is kwalitatieve data, maar dat betekent niet dat alle data op orde moet zijn voordat met BI aan de slag kan worden gegaan. "Op basis van de werkwijze dat alles in Excel plaatsvindt kan ik die gedachte begrijpen. Maar nieuwe BI-tools laten het gebrek aan datakwaliteit zien, bijvoorbeeld in het ERP-systeem. Aanpassingen in de bron kunnen dan ook meteen worden doorgevoerd. Wij adviseren juist hedendaagse BI-tooling in eerste instantie in te zetten om de kwaliteit van data te beoordelen in de brondata. Als dat goed is en de betrouwbaarheid groter wordt, krijgt de BI-omgeving meer waarde voor de corporatie. Kwalitatieve data is dus geen vereiste, maar een logisch gevolg van BI."

Heldere definities
De inrichting van BI begint volgens Luc namelijk bij het helder definiëren waarop je wilt sturen en waarom. "Met andere woorden: duidelijke mijlpalen op basis van een ondernemingsplan of jaarplan. De 'waarom'-vraag geeft legitimatie naar je medewerkers waardoor betrokkenheid met de beoogde doelen en resultaten wordt vergroot. Op basis van de KPI's wordt bekeken aan welke knoppen kan worden gedraaid om resultaatverbeteringen te realiseren. Hiervoor wordt een analyse-dashboard ontwikkeld voor managers en medewerkers. Het effect is dat medewerkers bezig zijn om resultaten te behalen in plaats van het uitvoeren van werk, wat nog steeds teveel gebeurt. We gaan dus nog steeds eerst organiseren en daarna pas automatiseren.

Gebruikmaken van BI vraagt ook om een andere 'mindset', gaat Luc verder. "Het moet van 'realiseren van werk' naar 'realiseren van doelen en beoogde resultaten' gaan. Voor die corporaties die dat laatste voor ogen hebben is BI kinderspel; zij zien het als een hulpmiddel en niet als doel op zich."

Inhoud in plaats van vorm
Onlangs is Ponthus Wolfs Consultancy een BI-implementatietraject begonnen bij een grote Amsterdamse corporatie: "Wij beginnen altijd met de vraag wat de corporatie wil bereiken, waar dit uit moet blijken en wanneer ze tevreden zijn. Wij helpen daarbij niet alleen met het maken van dashboards, maar begeleiden ze van de strategie naar de uitvoering. Hierbij vertalen wij ondernemingsdoelstellingen naar meetbare kengetallen. Wij kijken kritisch naar de toegevoegde waarde van informatie. En niet geheel onbelangrijk, we ondersteunen managers en medewerkers in het gebruik van de dashboards. Zo bouwen we samen de dashboards en laten we zien wat de analysemogelijkheden zijn. Zo worden managers en medewerkers eigenaar van hun dashboard, en gaat het over de inhoud in plaats van de vorm."

Moed
"BI is een hulpmiddel en geen doel op zich," sluit Luc af. "Het goed adopteren van BI vergt enige moed - bijvoorbeeld door het afstappen van Excel (als rapportage) en het écht willen verbeteren van datakwaliteit - maar levert uiteindelijk wel grote voordelen op. Door daarbij gebruik te maken van het ondernemings- en jaarplan om heldere KPI's te formuleren, blijf je inzicht houden in de koers van je corporatie. Zonder deze kapstok is BI 'ins Blaue hinein' - zonder doel - en zal het nooit haar volle potentieel bereiken."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 13 september 2017

Ponthus Wolfs Consultancy had op 21 september graag haar debuut gemaakt op CorporatiePlein. Luc:  "Helaas was de beurs al lang van tevoren uitverkocht. In 2018 zijn wij er zeker bij, maar in de tussentijd komen wij graag naar klanten toe voor een gesprek.