• CorporatieGids
• Nieuws

Peter de Zoete en Petra Hoogstraaten (Arcade Wonen): Vastgoeddata optimaliseren biedt vele voordelen

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 13 August 2025

Corporaties kunnen veel meer informatie halen uit de vastgoeddata die zij tot hun beschikking hebben. Daar is wel een nieuwe focus op data binnen de corporatie voor nodig. Er moeten antwoorden worden geformuleerd op vragen als: ‘Wie heeft het eigenaarschap van de vastgoeddata?’ en ‘Hoe zetten we het beheer op?’. En wanneer kun je eigenlijk spreken over goede vastgoeddata? CorporatieGids Magazine ging hierover in gesprek met Peter de Zoete, Manager Financiën en Petra Hoogstraaten, Adviseur Optimalisatie Vastgoeddata bij Arcade Wonen.

De kwaliteit van vastgoeddata is voor Arcade Wonen van oudsher een belangrijk thema, opent Peter het gesprek. “Toch is de behoefte om het beheer van vastgoeddata te optimaliseren wel urgenter geworden. Dat komt door zaken als de groeiende vraag naar betrouwbare vastgoeddata voor de groter en complexer wordende leefbaarheids-, onderhouds- en verduurzamingsopgaven. Bovendien is door een betere ontsluiting de beschikbaarheid van eigen vastgoeddata en openbare data sterk toegenomen.”

Verantwoordelijkheid voor data
Peter: “In de afgelopen vier jaar hebben we bij Arcade Wonen enerzijds ingezet op migratie van ons ERP naar het MS 365-platform en anderzijds geïnvesteerd in nieuwe toepassingen zoals een huurdersportaal en toepassingen om onze strategie te vertalen naar tactische en operationele doelstellingen voor onze complexen en wijken. De belangrijkste toepassingen daarvoor zijn inmiddels aangeschaft en geïmplementeerd. Inmiddels zijn we aangekomen bij de fase om helder te maken welke data nog meer gewenst zijn, waar we welke informatie willen vastleggen en beschikbaar maken voor de organisatie. Daar valt zeker ook het beheer van deze toepassingen onder, evenals de optimalisatie van onze data. Belangrijk om te noemen in dit kader zijn de diverse personeelswisselingen waar we mee te maken hebben en – daarmee samenhangend – het belang van overdracht van kennis en structuur. Het blijkt dat niet meer altijd duidelijk is wie de eigenaar is en dat zorgt voor onduidelijkheid in de organisatie.”

Vernieuwde focus op data
Petra vult aan: “In de praktijk betekent dit dat we vele processen binnen de corporatie opnieuw moeten bestuderen, maar nu met een focus op de data. Je kunt hierbij denken aan vragen als: ‘Welke behoefte aan data speelt binnen de diverse activiteiten en bij de betrokken medewerkers en hoe betrekken we hen bij de vernieuwde werkwijze?’ en ‘Welke data hebben we, welke niet en hoe komen we aan die laatste?’. Maar ook de structuur van de data en de toepassingen waarin data worden vastgelegd en ontsloten moeten we duidelijk in kaart brengen. En in het verlengde daarvan dus ook wie de data-eigenaar is en hoe we het beheer regelen. Doelen daarbij waren en zijn dat de data betrouwbaar zijn, makkelijk gevonden kunnen worden door de juiste medewerkers en bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering en goede besluitvorming.”

Eén bron en één waarheid
Goede vastgoeddata is een breed te interpreteren begrip. Over wat dat precies inhoudt voor Arcade Wonen zegt Petra: “Voor Arcade Wonen als geheel betekent dit dat er één bron en één waarheid is. Je moet er dan ook bijvoorbeeld voor zorgen dat een oude versie direct wordt gearchiveerd. En als data worden gesynchroniseerd naar andere applicaties, is het belangrijk om actief te monitoren dat deze synchronisatie werkt en de juiste uitvoering heeft. Wat datakwaliteit betreft, maken we wel onderscheid in het type data. Sommige data moeten gewoon honderd procent betrouwbaar zijn, zoals het type woning, bouwjaar en doelgroepen, maar voor andere data is een kleine afwijking acceptabel, denk aan woonoppervlakte. Wat voor de ene groep data goed genoeg is, voldoet dus niet altijd voor een andere groep data.”

Eigenaarschap
Het bepalen van het eigenaarschap van vastgoeddata is een proces waar Arcade Wonen nu middenin zit, gaat Peter verder: “Met een aantal sleutelfiguren brengen we in een werkgroep de data voor complexbeheerplannen in kaart en doen we op basis van gezond boerenverstand een voorstel voor het eigenaarschap van data en applicaties. Dit doen we samen met managers en teamleiders van de betrokken afdelingen en staat los van hoe de huidige situatie is en wat mogelijke beperkingen zijn. Ook wordt bekeken wat er nodig is om naar de gewenste situatie te groeien. Uiteindelijk wordt de uitkomst ter goedkeuring voorgelegd aan het MT, waarna we de organisatie informeren over de gemaakte keuzes en wat dit mogelijk voor hen in hun functie betekent. Hoe we het eigenaarschap van data gaan vastleggen hebben we nog niet besloten. We zijn aan het onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om dit op een laagdrempelige manier vorm te geven.”

Externe projectleider
“Als Arcade Wonen hebben we weinig ervaring in dit soort projecten,” zegt Peter. “Daarom hebben we Chaptr2 ingeschakeld dat de projectbegeleiding doet en ook goede voorstellen voor de projectaanpak en werkwijze heeft. Hun projectleider heeft voldoende tijd en middelen om de voortgang in het project te houden door te ondersteunen bij planning, vastlegging, het begeleiden van de werksessies en documentatie. En zij heeft geen last van de ‘waan van de dag’. Minstens even belangrijk is dat Chaptr2 waardevolle kennis en ervaring meebrengt van soortgelijke vraagstukken bij andere corporaties. Opmerkingen als: ‘Dat hebben we al een keer gedaan’ en ‘Dat werkt bij ons toch niet’ zijn door een externe projectleider nu eenmaal makkelijker te pareren waardoor de voortgang soepel blijft verlopen.”

Betere dienstverlening huurders
“De werkzaamheden van de medewerkers zullen niet veel veranderen door de focus op data,” blikt Petra vooruit. “Maar als het goed is, gaan zij hun werkzaamheden wel makkelijker uitvoeren omdat ze weten waar ze wat kunnen vinden. Daarnaast zal er, omdat het beheer van de data goed geregeld is, meer vertrouwen ontstaan in de kwaliteit van de data. Medewerkers kunnen collega’s en huurders daardoor sneller helpen en als je naar Arcade als geheel kijkt, is een snellere besluitvorming mogelijk. Met een betere dienstverlening richting onze huurders als gevolg.”

Meer draagvlak
Over de voordelen van deze vernieuwde focus op data zegt Peter: “Omdat we het er met elkaar over hebben, ontstaat er bij medewerkers inzicht in de totstandkoming van de data en het verband met de systemen waarin de data worden vastgelegd en beschikbaar worden gesteld. Daarnaast weten we dat we de beschikking hebben over veel benodigde gegevens. Deze gesprekken bieden ook de mogelijkheid om aan te geven wat de juiste plek is om informatie op te slaan en dat het belangrijk is om verouderde versies direct te archiveren.” Petra sluit af: “Daarnaast bespreken we de gewenste duidelijkheid over het eigenaarschap en het beheer van vastgoeddata en creëren we een goed draagvlak voor de wijze waarop de data beschikbaar worden gesteld aan de medewerkers. Bovendien geeft het een beter inzicht in datastructuren en brondata bij de medewerkers en zorgt het voor een beter draagvlak voor de prioritering van nieuwe dataprojecten.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Rhalda Jansen