Digitale factuurverwerking: meer dan alleen de aanschaf van een scanner
Corporaties willen uit oogpunt van kostenbesparing en betere dienstverlening slimmer gebruikmaken van de mogelijkheden die digitalisering biedt. Een digitale afhandeling van facturen draagt hieraan bij. Het digitaliseren van het factuurproces resulteert in een efficiënt en kostenbesparend proces. Ook is er een link met Het Nieuwe Werken: medewerkers moeten onafhankelijk van tijd en plaats kunnen beschikken over de voor hen relevante informatie. Zo bezien past het digitaliseren van het factuurproces in de ontwikkeling van corporaties van een analoge naar een digitale organisatie.
Facturen zijn een belangrijke spil in de bedrijfsvoering van corporaties. Facturen dragen bij aan duidelijkheid in afspraken tussen leverancier en afnemer, zijn van belang voor de Belastingdienst en zorgen voor financiële inzichtelijkheid. Digitalisering van dit proces heeft veel voordelen: sneller de juiste beslissingen nemen, snel beschikken over voortgangsgegevens en een efficiënte (en goedkopere) verwerking. Snel een scanner en de software aanschaffen en klaar? Nee dus.
Met de implementatie van een systeem heb je nog geen digitale factuurverwerking. Het gaat om de implementatie van een nieuwe werkwijze, niet alleen van hard- en software. Want wat heeft de organisatie eraan als de facturen na digitalisering nog worden geprint en analoog worden verwerkt?
Een corporatie die aandacht besteedt aan een integrale voorbereiding, loopt tijdens de implementatie tegen minder verrassingen aan. Het analoge factuurproces is aan herziening toe en moet worden aangepast.
Dus naast de keuze voor de techniek, moet het proces onder de loep worden genomen. Hoe ziet dit proces er als digitaal proces uit? Op welke wijze en door wie vindt digitalisering, invoer, codering, routering, fiattering, afhandeling en archivering plaats? Zijn er afspraken met leveranciers nodig?
Minstens net zo belangrijk is de menselijke component. Een andere manier van werken betekent een verandering. Veranderingen moet je als organisatie zorgvuldig managen. Besteed daarom aandacht aan draagvlak en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Betrek en begeleid medewerkers voor, tijdens en na de implementatie. Pas als medewerkers echt digitaal werken (en er overeenstemming is met de accountant en Belastingdienst) kun je het papier vaarwel zeggen.
Auteur: Onno de Moor is business adviseur bij Doxis Informatiemanagers
Per 1 juli 2015 is de ‘passendheidstoets’ ingevoerd. Van de woningen met een huur boven de aftoppingsgrens (circa € 600 per maand) mag ten hoogste 5% worden toegewezen aan huishoudens die in aanmerking komen voor een huurtoeslag. Naast de liberalisatiegrens (€ 710 per maand) gaat de aftoppingsgrens een steeds strategischer rol spelen op de woningmarkt. De aftoppingsgrens lijkt op weg de nieuwe liberalisatiegrens te worden.
En dan is er nog de kwaliteitskortingsgrens (circa € 400 per maand) die aangeeft boven welke huurgrens slechts een deel van de huur door de huurtoeslag wordt gecompenseerd. Tot aan de kwaliteitskortingsgrens geldt: hoe hoger de huur, des te hoger de huurtoeslag. Boven de aftoppingsgrens zal de huurtoeslag geleidelijk uitsterven. Hier dreigt onbetaalbaarheid. Tussen beide grenzen geldt dat slechts een deel van de extra huur door de huurtoeslag wordt afgedekt. Meer en meer zal het huurpatroon in de sociale huursector de resultante zijn van strategische overwegingen van huurder en verhuurder die streven naar een maximaal effect van de huurtoeslag.
Er zijn verschillende redenen om de huurtoeslag te herzien. Doordat de aanvraag van huurtoeslag is gebaseerd op het toekomstige huishoudeninkomen, zijn er toenemende controleproblemen. Vele gegadigden vragen te veel huurtoeslag aan en krijgen die vaak ook uitgekeerd. Later ontvangt een deel van de subsidieontvangers een terugvordering van de Belastingdienst: een omslachtige en fraudegevoelige gang van zaken.
De oplossing is een huurtoeslag die is gekoppeld aan het huishoudeninkomen in het afgelopen jaar en de gemiddelde of modale huur in de regio. Zo ontstaat een logische regionale differentiatie van de huurtoeslag en een loskoppeling van de actuele woninghuur. Als bovendien de ‘huurmatiging’ opnieuw wordt ingevoerd (die in 2006 is afgeschaft), wordt de relatie tussen huurtoeslag en volkshuisvesting versterkt: de toeslag wordt dan door de Belastingdienst aan de woningcorporatie betaald en het huishouden betaalt de huur minus huurtoeslag. De huurtoeslag is dan exclusief aan het wonen gekoppeld en kan niet worden besteed aan kleding, recreatie, vakantie of sigaretten.
De huurtoeslag is het instrument bij uitstek dat vorm geeft aan de missie van de Grondwet dat de woningvoorziening voor huishoudens met een bescheiden inkomen voorwerp van zorg is van de overheid. Er is ons allemaal veel aan gelegen dat dit instrument effectief en efficiënt functioneert. Naarmate de huurtoeslag minder is gekoppeld aan de huur van de woning die de huurtoeslagontvanger bewoont en evenmin aan harde huurgrenzen, zal het instrument beter functioneren.
Door: Hugo Priemus, emeritus hoogleraar Systeem Innovatie Ruimtelijke Ontwikkeling en verbonden aan het OTB en de Technische Universiteit Delft
Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2015
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
