Ook zonder grote IT-afdeling kun je complexe vastgoedprojecten beheersen

De vastgoedmarkt verandert in hoog tempo. Projecten worden complexer, begrotingen scherper, doorlooptijden langer en marges dunner. Hoe bewaak je als middelgrote vastgoedontwikkelaar je projecten effectief zonder een grote IT-afdeling of dure softwarelicenties? Jan van Vliet, specialist in vastgoedsoftware bij HB Software, legt uit hoe cloud-oplossingen het speelveld gelijktrekken.

Grote projecten brengen complexe uitdagingen met zich mee
Als je in de vastgoedsector werkt, herken je dit vast: grote projecten zijn complex met veel partijen, hoge kosten en hoge opbrengsten. Bij een klein project red je het nog wel met een Excel-bestand, maar bij een groter project wordt het al snel complexer. Je hebt te maken met meerdere leveranciers, een architect, een aannemer, een loodgieter – het hele circus van de bouwplaats.

Dit vraagt om een gedegen aanpak van budgetbewaking en projectsignalering. Aan de voorkant geef je een budget of raming af, en die wil je nauwkeurig monitoren. Je wilt voorkomen dat kosten uit de hand lopen, en als dat toch dreigt te gebeuren, wil je het tijdig signaleren en documenteren.

In vastgoed tellen kleine afwijkingen zwaar
Bedenk eens: zelfs bij twee standaardwoningen praat je tegenwoordig al snel over een miljoen euro. Een afwijking van 10% lijkt misschien niet veel, maar vertaalt zich dan in dat geval naar €100.000 – een bedrag dat direct impact heeft op je marge. Zelfs kleine overschrijdingen van €500 tellen op. Als je dat 20 keer hebt, kom je ook aan bedragen die ertoe doen. Voor middelgrote ontwikkelaars is dit extra belangrijk, omdat zij niet altijd de financiële buffers hebben die grote spelers mogelijk wel hebben.

Cloudoplossingen maken professioneel projectbeheer toegankelijk
Vroeger moest je flink investeren in software, hardware en implementatietrajecten om projecten professioneel te beheren. Die investering was voor kleinere partijen vaak een te hoge drempel. Met cloudoplossingen is dat verleden tijd. Onze software kun je vrij snel activeren en gebruiken, ook als je een bescheiden team hebt. Omdat je het afneemt als maandabonnement, hoef je geen grote server neer te zetten of een implementatietraject van een kleine maand te doorlopen – wat ook weer ten koste van je marge zou gaan.

De voordelen zijn duidelijk:

• Direct aan de slag zonder lange implementatietrajecten
• Betalen naar gebruik via een maandabonnement
• Op- en afschalen naar behoefte
• Geen eigen IT-infrastructuur nodig
• Complete applicatie
• Meer dan alleen projectbewaking

Een goede cloudoplossing voor de vastgoedbranche beperkt zich niet tot projectbewaking. In onze oplossing zit ook een volledige boekhoudmodule. Je moet immers verkoopfacturen sturen, inkoopfacturen verwerken – al die dingen moeten door het systeem heen. Dit betekent dat je met één geïntegreerd systeem werkt, waarin alle financiële en projectgegevens samenkomen. Geen dubbele invoer, geen verwarring tussen verschillende systemen.

Fasering brengt controle in complexe projecten
Een belangrijk aspect van vastgoedprojecten is fasering. Als je een budget hebt van een half miljoen, dan geef je dat niet in één keer vrij. Je deelt het op in fasen: voor het onderzoek mag je vijfduizend uitgeven, voor de vergunningsaanvraag nog eens twintigduizend, en voor de bouw de helft. Deze aanpak creëert natuurlijke beslismomenten of mijlpalen, waarop je kunt toetsen: waar staan we, gaan we verder of stoppen we ermee? Zo houd je ook bij grotere projecten de controle in eigen hand.

Standaard software met persoonlijke tint
Een veelvoorkomend misverstand is dat software voor vastgoedbeheer altijd maatwerk moet zijn. Wij bieden een standaardpakket. Alle klanten werken met dezelfde basis. Toch betekent dit niet dat het niet bij jouw specifieke situatie past. We kunnen het helemaal naar jouw behoeften configureren en je kunt er je eigen look & feel aan geven. Eigen logo's, eigen huisstijl – een beetje personaliseren dus. Ook de inrichting van de schermen bepaal je zelf, zodat je precies die informatie ziet die voor jou belangrijk is.

Het voordeel hiervan? Je gebruikt bewezen software die al door vele andere ontwikkelaars wordt gebruikt, maar met alle flexibiliteit die je nodig hebt en in jouw eigen stijl. En doordat het standaard is, blijven de kosten beheersbaar en verloopt het onderhoud probleemloos. Niet onbelangrijk: het is een Microsoft-product dat naadloos integreert met andere Microsoft-oplossingen zoals Office 365, Teams en Power BI. Dit maakt gegevensuitwisseling eenvoudig en zorgt dat je bestaande IT-investeringen maximaal benut.

Maak jouw vastgoedprojecten beheersbaar
Wil je jouw vastgoedprojecten beter beheersen zonder grote investeringen in IT en personeel? Vraag je af hoeveel marge je momenteel misloopt door onvoldoende inzicht in je projecten? De stap naar professioneel projectenbeheer in de cloud is kleiner dan je denkt.

Neem contact op met HB Software voor meer informatie over hoe jij je vastgoedprojecten efficiënter kunt beheren. Of bekijk onze andere blogs over vastgoedbeheer voor meer inzichten en tips.