De afgelopen maanden hebben we met z’n allen meer vanuit huis gewerkt dan ooit. Ineens moest alles online gebeuren. Nog niet voor alle organisaties was dat een vanzelfsprekendheid. We hebben ons goed gered, maar misschien is de introductie van nieuwe samenwerkingstools hier en daar wat hals over kop gegaan. Geen nood, je kunt ook nu nog aandacht aan adoptie besteden. In deze blog vertelt Annemieke Matyas, SAM consultant bij Ctac, wat daarbij komt kijken.
Online, online, online
Het afgelopen half jaar was thuiswerken het devies, en dat zal – deels – nog wel even zo blijven. Het blijkt enorme voordelen te hebben, voor zowel medewerkers als organisaties, maar het vraagt ook wel iets van onze gebruikers. Geen beslissingen meer in de wandelgangen, geen informeel overlegje bij het koffiezetapparaat, en alleen nog maar online vergaderen, online samenwerken, zelfs online vrijdagmiddagborrelen. Doordat we fysiek niet bij elkaar kunnen zitten, is het nog belangrijker dat we onze gebruikers meenemen als we een nieuwe tool inzetten.
En dan heb ik het nog niet eens zo zeer over de technische kant. Als het moet, weet vrijwel iedereen daar z’n weg wel in te vinden. Ik doel vooral op de manier waarop je als organisatie wilt hoe mensen met een nieuwe tool werken. Wat is de toegevoegde waarde voor de gebruiker om een bepaalde tool of functionaliteit te gaan gebruiken? Of het nu fysiek of online is, het enthousiasme waarmee een nieuwe tool ontvangen wordt, staat of valt met de communicatie eromheen. Waarom wordt een bepaalde tool ingezet, wat betekent dat voor de gebruikers en hoe wil je als organisatie dat de mensen de tool gebruiken?
Groen = beschikbaar?
Zo is een tool in principe dag en nacht beschikbaar, maar een organisatie verwacht – hopelijk – niet dat ook de medewerkers dag en nacht beschikbaar zijn. Maar wat is dan de richtlijn? Tussen negen uur ’s ochtends en vijf uur ’s middags? Of mag het ook tussen zeven uur ’s ochtends en negen uur ’s avonds? En betekent een groen bolletje achter een collega’s naam in bijvoorbeeld Microsoft Teams dat die persoon ook zo maar gestoord mag worden, ongeacht het tijdstip? Dit zijn zaken die niets te maken hebben met de technische kant van een tool, maar alles met hoe het wordt ingezet.
Meet het effect
Naast het maken van goede afspraken, is het ook heel belangrijk concrete doelen aan het gebruik van een tool te verbinden en te meten of die doelen worden gehaald. Is werktijdverruiming het doel, omdat dat blijkt bij te dragen aan het werkgeluk van medewerkers? Meet dan ook of dat het geval is. Is online vergaderen het doel en wilt u dat actiepunten helder geregistreerd worden, zodat ze eenvoudiger opgevolgd kunnen worden? Meet dan ook wat de hoeveelheid vergaderingen is, hoe de kwaliteit daarvan wordt ervaren en hoe goed de actiepunten worden opgevolgd. Is het doel om mailverkeer te reduceren omdat mensen daardoor stress ervaren? Meet dan ook of dat het effect is. Het Productivity Dashboard in Microsoft 365 maakt inzichtelijk hoe intensief bepaalde apps worden gebruikt. Zo kunt u zien wat het effect van een tool is en hoe het wordt gebruikt. Dankzij dit inzicht is het eventueel ook mogelijk gericht begeleiding te bieden als dat nodig is.
Adoptie is een samenwerking
Het ontwikkelen van een mooi stuk software of het implementeren van een nieuwe tool is iets dat u als organisatie kunt uitbesteden. Maar als het om adoptie gaat, is het een gedeelde verantwoordelijkheid. Een IT-partner kan heel goed ondersteunen bij adoptie, maar u bent samen verantwoordelijk voor het succes.
Vaandeldragers
Door met een championprogramma te werken, neemt de kans van slagen aanzienlijk toe. Zo’n groep champions is een goede weerspiegeling van de organisatie en bestaat uit gebruikers die enthousiaste gebruikers zijn van de te implementeren tool, het zijn als het ware de vaandeldragers. Zij zijn degenen die een train-the-trainer-programma kunnen doorlopen, zodat zij op hun beurt – met hun kennis van de organisatie en haar gebruikers – de verschillende afdelingen weer kunnen trainen. Zij weten over het algemeen welke gebruikers wat extra aandacht nodig hebben, waar de weerstand zit en hoe ze die kunnen doorbreken. En of dat fysiek of online is, maakt eigenlijk niet zoveel uit, de benadering blijft hetzelfde.
Bron: Ctac, Foto: Ctac
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
