Om ervoor te zorgen dat ieder document, iedere e-mail en iedere presentatie er hetzelfde uitziet, is het zinvol om te werken met sjablonen. Een Microsoft Office sjabloon of template dient als basis voor een document, e-mail of presentatie. Elk nieuw bestand is dan gebaseerd op dit sjabloon. Zo zorg je ervoor dat alle documenten er hetzelfde uitzien en voldoen aan de correcte huisstijl van jouw organisatie.
Uniforme huisstijl door Microsoft Word sjabloon
In een organisatie worden dagelijkse vele soorten documenten gemaakt. In de praktijk wordt er vaak een oud document gepakt, waarin de contactgegevens en persoonlijke gegevens van een klant gewijzigd worden in die van de nieuwe klant. Uiteraard is dit foutgevoelig: je kunt zo een zin over het hoofd zien en per abuis de persoonlijke gegevens van een andere klant meesturen. Niet zo handig!
Door gebruik te maken van een sjabloon met zogenaamde vraag-en-antwoord velden voorkom je dit soort fouten en bespaar je een hoop tijd. Je hoeft maar één keer de naam en het adres van de ontvanger te selecteren of te typen, en overal wordt de juiste (bedrijfs-) naam gevuld.
De opmaak van de documenten is ook in het sjabloon vastgelegd, dus elk nieuw document wordt direct van de juiste huisstijl voorzien. Heb je daar geen omkijken meer naar!
E-mailsjabloon bespaart tijd
Steeds meer organisaties stappen over op de digitale variant van briefpost; de e-mail. Doordat iedereen dagelijks veel e-mails verstuurd wil je zo min mogelijk op de opmaak hoeven te letten. Bovendien wil jij je liever richten op je core business! Hoe gemakkelijk zou het zijn als je met één druk op de knop een afspraakbevestiging of routebeschrijving kunt toevoegen aan je e-mail? En stel dat er binnenkort een evenement plaatsvindt, dan wil je dat iedereen dit in zijn of haar e-mailhandtekening zet. Helaas ontstaan er dan vaak verschillen en dat doet afbreuk aan je professionele uitstraling. Door e-mailhandtekeningen centraal te beheren ben je ervan verzekerd dat de e-mailhandtekening van iedere medewerker voldoet aan de huisstijl en worden wijzigingen direct organisatiebreed doorgevoerd. Lees hier meer over in de e-mailsjablonen blog.
Professionele PowerPoint presentaties
Naast eenduidige documenten en professionele e-mails, wil je er natuurlijk ook voor zorgen dat je PowerPoint presentaties er tiptop uitzien. Of je nu een sales presentatie geeft aan een klant, of dat je iemand wil overtuigen met je verhaal, een PowerPoint presentatie kan nét dat beetje extra zijn om die klant te overtuigen. PowerPoint sjablonen dragen bij aan een goed imago van een organisatie. In de praktijk zie je nog wel eens dat bedrijven veel aandacht besteden aan hun documenten en e-mails, maar dat presentaties vergeten worden. Zonde! Maak het verschil met een verzorgde presentatie in jouw eigen huisstijl.
Door PowerPoint templates, ook wel Powerpoint sjablonen, beschikbaar te stellen voor al je medewerkers zorg je ervoor dat alle presentaties voldoen aan de correcte huisstijl en automatisch voorzien zijn van de meest up-to-date informatie. Dat bespaart jou en je collega’s een hoop tijd!
Bron: iWRITER
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van iWRITER in de CorporatieGids 2017 te bekijken
Wat is het toch ieder jaar een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En wat was deze 13e editie - afgelopen…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine Juni 2024 - Klantdenken Inhoud Mara van Sluis (Parteon): Klantdenken vervlechten in onze verduurzamingsopgave Jurrian Koks en…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
