Veel woningcorporaties denken na over het uitbesteden van het onderhoud. In de overweging en de noodzaak om kosten te reduceren, te focussen op kerntaken, het realiseren van budgetvoorspelbaarheid en het borgen van continuïteit en kwaliteit in het onderhoudsproces.
Opvallend is dat riskmanagement nog een veel te bescheiden rol in de weg naar regisserend opdrachtgeverschap speelt. Voor corporaties is het erg belangrijk dat er risico beheersmaatregelen worden genomen om de risico's bij het uitbesteden van het onderhoud te beperken. In twee bijdrages noem ik enkele beheersmaatregelen die u bij het uitbesteden van het onderhoud kunt gebruiken om de belangrijkste risico’s af te dekken.
Want: Hoe afhankelijk bent u van uw ‘ketenpartner’?
Definieer de scope: wat besteed ik uit en aan wie?
Een belangrijke vraag is welke onderhoudsvorm en welke onderdelen in het onderhoudsproces ga ik uitbesteden. Richt ik mij uitsluitend op reparatieonderhoud of wil ik ook het service-, mutatie-, en planmatig onderhoud uitbesteden. Daarna komen aandachtspunten zoals de intake en planning, de uitvoering, de controle en ten slotte de financiële afhandeling. Wees zeer kritisch om de regie van zowel de organisatie als de uitvoering bij 1 onderhoudspartij onder te brengen! Om risico’s te beperken is een duidelijke rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer van zeer groot belang.
Spreek heldere KPI’s af en bewaak deze
Wanneer u gaat uitbesteden is het van belang om prestatie afspraken te maken en deze afspraken ook contractueel vast te leggen. Door continu te monitoren en te analyseren behoud u inzicht in de voortgang van de processen. Om dit goed te kunnen moet een corporatie een duidelijk beeld hebben van haar informatiebehoefte. Denk hierbij aan % first time fixed, % aantal telefoontjes binnen 30 seconden wordt opgenomen, kan een bewoner in tijdsblok van twee uur een afspraak maken etc. Alleen met de juiste informatie kunnen de gemonitorde resultaten worden geanalyseerd en kan men waar nodig bij sturen.
Wat is de rol van een professionele opdrachtgever?
Professioneel opdrachtgeverschap is een randvoorwaarde voor het slagen van het proces. Wanneer de informatiebehoefte duidelijk is en de ketenpartners voldoen aan de contractuele informatiebehoefte, dan heeft een corporatie een krachtig en professioneel risico management instrument in handen. Het is dan ook zaak dit instrument echt te gebruiken. Het komt nog (te) vaak voor dat corporaties vanwege hun afhankelijkheid geen maatregelen durven nemen wanneer ketenpartners niet conform contractuele afspraken presteren. De traditionele rol van de opzichter verandert zodoende naar de rol van opdrachtgever, die op output aanstuurt. Medewerkers dienen voor deze nieuwe rol andere competenties te ontwikkelen.
Een mooie uitdaging, toch?
Door: Joost Versteeg, MainPlus
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van MainPlus in de CorporatieGids 2015 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
