Met als doelgroep senioren én mensen met een beperking, heeft de landelijke woningcorporatie Woonzorg Nederland (WZN) een unieke propositie. Om haar publiek op maat te kunnen bereiken, stapte de corporatie over naar Key2Brief van Centric. Sander Dorgelo is als teamleider documentatie- en informatievoorziening bij WZN verantwoordelijk voor het beheer van de koppeling: "Het nieuwe systeem is veel beter in staat maatwerk te leveren."
WZN stapte volgens Sander een paar jaar geleden over omdat de looptijd van haar oude ERP-systeem op haar eind liep: "WocasX was voorbij en er moest worden gezocht naar een opvolger. Toen de keuze was gevallen op Key2Wocas van Centric in combinatie met Key2Brief, kwamen wij tot de conclusie dat de archivering van brieven niet voldeed aan onze wensen. Dat leidde tot het besluit om DISKIS van cegeka-dsa als digitaal archief te behouden, en hun XML-koppeling zo in te richten om dit mogelijk te maken."
Meer beschikbare opties
Volgens de teamleider DIV bij WZN biedt het nieuwe systeem meer mogelijkheden voor eindgebruikers om op maat te corresponderen: "Alle brieven die wij vanuit Key2Brief versturen, worden via de koppeling opgeslagen in het archiefsysteem. Wanneer je vervolgens een opdracht wilt verwerken, worden alle datavelden automatisch ingevuld met metadata. Denk hierbij aan persoons-, contract-, zaak- en contactgegevens, briefdatum en de auteur."
"Het verschil tussen nu en het oude systeem, is dat wij voorheen gebruikmaakten van WocasX en de spooler van DISKIS. Dit werkte op zich prima, maar miste de uitgebreide functionaliteit van Key2Wocas en Key2Brief. Het is nu bijvoorbeeld veel eenvoudiger om briefsjablonen toe te voegen. Ook zijn er voor de eindgebruikers veel meer mogelijkheden om zelf briefteksten aan te passen, of de keuze te maken tussen e-mail en post."
"Het is dus mooi dat wij DISKIS, een best of breed document management systeem binnen de woningcorporatiesector, met de XML-koppeling kunnen koppelen aan Key2Wocas," aldus Sander.
Kinderziekten
WZN is de eerste woningcorporatie die gebruikmaakt van de XML-koppeling. Volgens Sander is het daarom niet te voorkomen dat enkele kinderziekten de kop opsteken: "Maar deze problemen zijn er om genezen te worden. Dat is ons volgens mij best goed gelukt."
"De grootste uitdaging is dat je te maken hebt met meerdere leveranciers. Dit maakt het ontzettend belangrijk om goede afspraken te maken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Anders loop je het risico om als klant tussen wal en schip te belanden wanneer de technische en organisatorische samenwerking niet soepel verloopt."
Hulp bij implementatie
Bij de installatie van de nieuwe koppeling is WZN bijgestaan door Centric en cegeka-dsa: "Centric heeft de brievenportefeuille gebouwd, de database van alle briefsjablonen. Na de implementatie worden nieuwe brieven en complexe aanpassingen aan bestaande brieven door specialisten van Centric uitgevoerd op basis van losse opdrachten. Foutmeldingen en RFC’s worden vervolgens opgepakt door de helpdesk van Centric."
"Deze verdeling loopt prima, iets dat vooral komt omdat de consultants en techneuten goed weten waar ze het over hebben. Op deze manier blijft Centric ons ondersteunen, ook na de implementatie."
Soepele overgang
De doelgroep van de woningcorporatie merkt volgens Sander weinig van de overstap naar de nieuwe koppeling: "Het is juist de bedoeling geweest dat de overgang voor hen zo soepel mogelijk zou zijn. Denk hierbij aan de verschillende briefsjablonen die worden gebruikt. Deze zijn nu allemaal aangepast aan taalniveau twee, waarmee ambtelijk taalgebruik uit de brieven wordt gehaald en de tekst directer is. Door gebruik te maken van één basisinrichting voor alle klantbrieven, is het mogelijk om uniformiteit te creëren terwijl de flexibiliteit qua inhoud onveranderd blijft."
"De huurders bij Woonzorg Nederland zijn vertegenwoordigd door het Landelijk Huurders Platform," gaat Sander verder op de vraag wat de reactie is van de doelgroep. "Zij waren degene die ons had gevraagd om de brieven minder formeel en op die manier begrijpelijker te maken. Op deze manier zijn wij met de overstap zeker geslaagd."
Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Centric in de CorporatieGids 2015 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
