• Home
• Nieuws

'Nieuw leveranciersportaal maakt facturen versturen makkelijker'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 6 July 2016

Eind vorig jaar koos Woningstichting Hellendoorn voor een nieuw primair systeem: Tobias AX. Het oude leveranciersportaal van de Overijsselse corporatie werkte echter niet met de nieuwe ERP-inrichting, en daarom werd tegelijkertijd overgestapt naar Mareon, het leveranciersportaal van Aareon. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Jeffry Witteveen, Wooninformant bij de Woningstichting Hellendoorn, en vroeg hem wat de komst van Mareon voor de corporatie betekent: "Het is voor ons de verbinding tussen ons primaire systeem en de aannemer."

Het grootste voordeel van het nieuwe leveranciersportaal is de goede communicatie tussen corporatie en aannemer. Jeffry: "Zelf zien wij niet veel van het portaal, het is vooral de aannemer die ermee werkt. Een aannemer kan met Mareon een opdracht gereed melden en kan binnen een opdracht communiceren waarom bijvoorbeeld iets nog niet gereed is. Ook loopt de facturatie nu binnen het portaal zelf. Deze facturen komen rechtstreeks in de routing in Tobias AX terecht. Hierdoor hoeven aannemers facturen niet langer per e-mail te versturen, en hoeven onze medewerkers deze niet langer in te voeren of in te scannen."

"Het gedeelte rond het aanmaken van een werkopdracht is ten opzichte van onze oude situatie licht veranderd. Opdrachten die in Tobias AX worden aangemaakt komen bijvoorbeeld automatisch beschikbaar binnen op Mareon voor de aannemer. De grootste vooruitgang is echter dat het proces vanaf gereedmelding tot de facturatie en betaling helemaal via het primaire systeem wordt uitgevoerd. De komst van Mareon heeft bij ons niet direct tot minder werknemers geleid omdat wij hiervoor al van een ander leveranciersportaal gebruikmaakten. Maar wanneer een corporatie dat nog niet heeft kunnen ze hier zeker op besparen."

Aannemers
Voor de aannemer is het grootste voordeel dat er een directe koppeling kan worden gemaakt tussen Mareon en het primaire systeem van de aannemer. "In dat geval gebruiken ze het portaal niet, maar komen opdrachten rechtstreeks in hun primaire systeem binnen," legt Jeffry uit. "Mareon is dan achter de schermen een soort tussenstation."

Het systeem is daarbij zo ingericht dat iedere soort opdracht in een bepaalde wijk bij de daarvoor bestemde aannemer terecht komt. "De werknemer hoeft hier zelf geen keuze te maken, maar kan daar wel van afwijken."

Enthousiast
De aannemers van Woningstichting Hellendoorn reageren volgens Jeffry enthousiast op het leveranciersportaal. "Daarbij is het programma nog jong en er zullen continu nieuwe fuctionaliteiten en verbeteringen worden doorgevoerd. Eén van deze dingen is een zoekfunctie waarmee aannemers makkelijk kunnen zoeken naar bepaalde adressen, zodat ze beter in staat zijn een specifieke opdracht te vinden. Maar ik verwacht dat dit vanzelf steeds beter zal gaan en doorontwikkeld zal worden. Eén aannemer heeft inmiddels een koppeling gemaakt met zijn eigen primaire systeem, en is daar erg tevreden over."

Klanttevredenheid
Met het doorontwikkelen van Mareon hoopt de corporatie ook de klanttevredenheid onder huurders verder omhoog te halen. "Onze kwaliteit was al erg hoog, en we scoren al jaren goede cijfers qua klanttevredenheid. Dit is na de livegang door kleine opstartproblemen iets achteruit gegaan, maar nu deze problemen zijn gladgestreken stijgt dit weer. We streven ernaar onze processen te blijven doorontwikkelen om zo nog hoger te scoren qua tevredenheid, en zo snel en efficiënt mogelijk samen te werken."

Korte lijntjes
Het efficiënter samenwerken zit hem volgens Jeffry bijvoorbeeld in het in kunnen plannen van aannemers. "Zo worden de lijntjes tussen ons en de aannemer - die nu al kort zijn - nog korter, waardoor de onderlinge communicatie verder zal verbeteren. Van deze nieuwe mogelijkheid hopen wij binnenkort voor het eerst gebruik te maken, waardoor wij verdere vooruitgang kunnen boeken. Op deze manier weet de huurder nog sneller waar ze aan toe zijn."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 5 juli 2016