• Home
• Nieuws

Nieuw DMS zorgt voor efficiencyslag bij Wonen Noordwest Friesland

Wonen Noordwest Friesland zorgt voor goede, betaalbare en energiezuinige woningen in het gebied tussen Leeuwarden en Harlingen. Voor het optimaliseren van haar dienstverlening en het beter beschikbaar maken van informatie binnen de organisatie, heeft Wonen Noordwest Friesland KlantVenster E-Archief op basis van Microsoft SharePoint geïmplementeerd. Wonen Noordwest Friesland heeft de implementatie van het DMS gelijktijdig opgepakt met de overstap van SG|Tobias naar SG|Tobias AX. Decentraal archiveren, naadloze integratie met SG|Tobias AX, volledig doorzoekbare documenten door OCR, briefsjablonen en het aanmaken en volgen van taken, hebben bij Wonen Noordwest Friesland gezorgd voor een duidelijke efficiencyslag.

Wonen Noordwest Friesland heeft een verbeterprogramma opgestart om efficiency verbeteringen in de organisatie te realiseren. ICT systemen spelen hierin een grote rol. Een integrale DMS-oplossing voor het creëren, afhandelen en achiveren van documenten en taken draagt hier direct aan bij. Op basis van de ervaringen van Techxx is een nieuwe archiefinrichting gerealiseerd. De organisatie heeft de keuze gemaakt om van centraal archiveren over te gaan naar decentraal archiveren. Hiermee is het KlantVenster E-Archief breed inzetbaar gemaakt voor de gehele organisatie. Per afdeling zijn er één of meerdere archiefbeheerders benoemd die afdelingsspecifieke documenten archiveren. Het foutief archiveren en zoekraken van officiële documenten is hiermee tot het minimum beperkt. Techxx heeft ervoor gezorgd dat KlantVenster E-Archief en SG|Tobias AX naadloos op elkaar zijn aangesloten. Medewerkers kunnen ook vanuit SG|Tobias AX met één druk op de knop het juiste dossier opvragen uit KlantVenster E-Archief. Dit maakt zoeken onnodig en zorgt voor een efficiënt werkproces.

Het resultaat van de dienstverlening
Alle TIF- en PDF-documenten zijn geconverteerd en voorzien van een OCR tekstlaag. Documenten zijn nu volledig doorzoekbaar en snel vindbaar binnen het Document Management Systeem. Daarnaast heeft Wonen Noordwest Friesland het archiveerproces vereenvoudigd door gebruik te maken van briefsjablonen. Brieven kunnen in KlantVenster E-Archief automatisch worden gearchiveerd. De briefsjablonen zorgen er ook voor dat brieven uniform de organisatie verlaten. De taakafhandeling op het Microsoft SharePoint platform, zorgt ervoor dat de afhandeling van de poststukken kan worden gevolgd.

Alle eindgebruikers en archiefbeheerders zijn door Techxx opgeleid. KlantVenster E-Archief zorgt bij Wonen Noordwest Friesland voor een efficiënter informatiemanagement, kwaliteitsverhoging van het archiefbeheer en een betere borging van het archiefbeleid.

Bron: Techxx

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Techxx in de CorporatieGids 2014 te bekijken.