• Home
• Nieuws

Microsoft Teams: een krachtig ensemble

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 6 June 2018

Met Microsoft Teams, een tool binnen Office 365, deel je een werkruimte, oftewel een gemeenschappelijke digitale omgeving toegewijd aan het project. Met deze werkruimte bespaar je tijd met het opsporen van bestanden, werk je realtime samen in een team, heb je toegang tot chatgeschiedenis en kun je per team beveiligingsmaatregelen instellen om vertrouwelijke informatie privé te houden, terwijl noodzakelijke informatie inzichtelijk blijft.

Binnen de tool kun je een bestaand team opzoeken (mits deze openbaar is), of een nieuw team maken. Het nieuwe team geef je een naam en een omschrijving. Daarna kies je of jij jouw team privé wilt maken of publiekelijk. Bij privéteams kan enkel de teameigenaar nieuwe leden toevoegen. Aan een openbaar team kan iedereen binnen de organisatie deelnemen. Op basis van een naam of e-mail adres kunnen uitnodigingen voor een team worden verstuurd. Dit kunnen ook externe personen zijn om zo op deze manier samen te werken aan een project.

Een team bestaat uit één of meerdere kanalen. Elk kanaal kan over een ander onderwerp gaan. Net als bij een team, heb je ook bij elk kanaal de mogelijkheid om een aantal opties te beheren. Zo kun je externe toepassingen koppelen zoals bijvoorbeeld Twitter of Yammer. Acties van deze koppelingen zullen dan ook worden getoond in het kanaal. Een kanaal heeft een eigen mailadres zodat je rechtstreeks berichten naar het kanaal kunt sturen via mail.

Chatten
Je kunt een rechtstreeks gesprek met iemand starten; dit kan iemand van binnen of buiten de organisatie zijn. Indien de persoon Teams niet gebruikt, krijg wordt het bericht via Skype of mail bezorgd. Je kunt een chatbericht uitbreiden met extra personen aan het gesprek of je kunt het gesprek uitbreiden met audio en/of video. Dit werkt gelijkwaardig aan Skype, maar vindt volledig binnen Teams plaats.

(Een privé chat is het beste te vergelijken met Whatsapp. Je hoeft dan geen telefoonnummers meer uit te wisselen! En, als je de Teams app op je smartphone zet heb je een speciale ‘Whatsapp’ voor werk!)

Vergaderingen
In de agenda van Teams vind je een overzicht van je Outlook agenda. Gaat het om een Skype vergadering, dan kun je deze van hieruit opstarten. Tevens kun je vanuit Teams een nieuwe vergadering maken. Je kunt de vergadering koppelen aan een specifiek kanaal; de personen die je toevoegt aan je vergadering hoeven daarbij niet noodzakelijk met Teams te werken. De aangemaakte vergadering staat zowel in Teams als in Outlook vermeldt.

Activiteiten
In Teams heb je de beschikking over een overzicht van berichten die leuk gevonden worden en waarin je vermeld bent. Je kunt zelf filteren op type activiteiten die jij graag wilt zien, zoals ongelezen berichten of likes, etc. Via je persoonlijke instellingen kun je de meldingen van Teams beheren, denk bijvoorbeeld aan het krijgen van een email bij een chatbericht.

Mensen opzoeken in Teams
Je kunt in Teams eenvoudig informatie opzoeken over je collega’s, zoals de gesprekken en gedeelde bestanden met personen of activiteiten van collega’s in gedeelde kanalen. Tevens kun je mensen terugvinden in de organisatiestructuur.

Bestanden in Teams
Bij het aanmaken van een Team wordt op de achtergrond een Teamsite in SharePoint aangemaakt. Elk aangemaakt kanaal in je Team is een aparte map in SharePoint. Wanneer je in een conversatie een bestand toevoegt, wordt dit ook toegevoegd aan de bestandenmap. Daarnaast zijn in Teams de bestanden uit je eigen OneDrive beschikbaar. Vanuit je OneDrive online omgeving kun je een bestand eenvoudig toevoegen aan een Team. Door het bestand vanuit je OneDrive online omgeving te kopiëren, kom je in het menu waar al je beschikbare teams weergegeven worden. Je kunt daar kiezen in welk team en in welke map in dat desbetreffende team jouw bestand geplaatst dient te worden. Het bestand wordt meteen naar dit Team gekopieerd. Naast SharePoint en OneDrive is het ook mogelijk om lokale bestanden te uploaden in een team.

Inspiratiesessie ‘Efficiënter vergaderen’
Op 4 juli 2018 geef ik een Office 365 sessie hoe productiviteitstools als Teams je in staat stellen om efficiënter samen te werken. Via de button hieronder kom je op de pagina met meer informatie en een aanmeldformulier.

Bron: Sigmax | Foto: Sigmax