• Home
• Nieuws

Meten is weten, maar sturen doe je met Power BI

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 1 February 2021

Met houtje-touwtjesrapportages medewerkers aan- of bijsturen, analyses maken aan de hand van een 'Excelletje'. Al klinkt dat niet als het snelle digitale tijdperk waarin we leven, het is bij veel organisaties nog altijd de manier van werken. Dat hoeft niet, vinden Tjerk Mol van Kubion en Patrick Veld van KleurrijkWonen. Power BI biedt hulp.

Power BI, het is dé Business Intelligence-tool van Microsoft die met één muisklik overzichten van de belangrijkste stuurdata binnen een bedrijf laat zien. En dat biedt ook woningbouwcorporaties nieuwe mogelijkheden, zeker nu rapportages en dashboards steeds belangrijker worden. We meten meer dan ooit, en weten dus ook meer dan ooit. Maar dan moet de data wel overzichtelijk zijn en inzicht bieden. Om beter te kunnen rapporteren, prestaties van medewerkers te volgen, en daarop te sturen. Daarnaast willen corporaties ook meer gestructureerde informatie over de eigen website. Wanneer komen de meeste bezoekers naar hun site bijvoorbeeld, wat komen ze daar precies doen, en nog belangrijker: waar lopen ze vast?

Power BI
Het gebruik van dit soort sturingsmiddelen is hard nodig, vooral nu klantenservice en klanttevredenheid bij woningbouwcorporaties steeds grotere thema's worden. Niet vreemd dus dat klanten bij Kubion regelmatig aankloppen met de vraag hoe ze hun waardevolle data beter inzichtelijk kunnen krijgen. Dat was de voornaamste reden waarom Kubion eind 2019 is gestart met sessies rondom de inrichting van Power BI. Dit als waardevolle toevoeging op het door hen ontwikkelde model voor analytics (ANA) – onderdeel van IRIS - dat gegevens meet, waarbij Power BI in één oogopslag inzicht biedt in de meest relevante informatiedata. Om uiteindelijk tot dat belangrijke doel te komen: betere rapportages draaien, gerichter sturen op prestaties en simpelweg alles uit IRIS halen wat er uit te halen valt.

Zes dashboards
Een gemêleerd gezelschap van data-analisten, klantenservicemedewerkers, ICT'ers en andere medewerkers van verschillende woningbouwcorporaties, boog zich onder leiding van Functioneel Architect Tjerk Mol van Kubion over de ideale inrichting van een Power BI-template speciaal voor hun branche. De wirwar aan data is uiteindelijk teruggebracht naar zes overzichtelijke dashboards:

• Aangemaakte zaken en notities
• Openstaande zaken
• Zaken details
• Afhandeling zaken in tijd
• Afhandeling flows in tijd
• Sitebezoek

Deze geven antwoord op relevante en vooral praktische vragen als: wat staat nog open, wat is afgehandeld, en hoe snel is dat dan gebeurd? Kortom, de status van de taak. Of een stapje verder, zijn bedachte deadlines en KPI's wel reëel? En als dat niet zo is, weet je meteen waarop je ze aan moet passen. Hoe je moet bijsturen, kortom. Ook de prestaties per medewerker zie je terug.

Blauwdruk
De Power BI-template van Kubion fungeert als een soort 'blauwdruk', op basis waarvan woningbouwcorporaties hun eigen dashboards kunnen inrichten. "Je kunt het in zijn geheel overnemen en 'out of the box' neerzetten of customizen. Je ziet toch dat iedere corporatie er graag een eigen sausje overheen giet. En dat kan ook prima. Wij geven ideeën hoe je dat kunt doen", geeft Tjerk aan.

KleurrijkWonen
Bij KleurrijkWonen uit Tiel gaan ze binnenkort van start met de Power BI-template van Kubion. "Of ja, ons kennende gaan we daar een variant op maken en op smaak brengen. Op basis van onze eigen user story", vertelt Patrick Veld, als functioneel applicatiebeheerder en scrum master van datagedreven werken vanaf het begin betrokken bij dit project. Hij ziet vooralsnog alleen maar voordelen van werken met Power BI binnen IRIS, waarbij het gebruiksgemak als grootste plus geldt. "Een keer klikken en dan komt de data vanzelf", vat hij samen: "Het was voor ons ook hard nodig, om zo beter te kunnen sturen. We maken nu natuurlijk ook rapportages, maar dan met een maandelijkse dump uit Excel. Door deze toevoeging komen we zelf veel meer in controle en kunnen we ook halverwege de maand even kijken hoe het ervoor staat."

Beslisbomen analyseren
De rapportages via Power BI moeten in eerste instantie helpen bij het oplossen van interne knelpunten. Maar bij de corporatie is ook al lang een grote behoefte om externe informatie beter inzichtelijk te krijgen. Bijvoorbeeld over beslisbomen op de website. Waar loopt de klant vaker spaak, waar moet deze te lang wachten? Dat zijn de next steps en is next level in het gebruik van Power BI en in de samenwerking met Kubion. Die toekomst is aanstaande. Bij Kubion zijn ze bezig om te kijken hoe die beslisbomen het beste te kunnen analyseren via een dashboard. Tjerk: "Heel interessant om te weten waar het misgaat als je een flow aanbiedt op je site, bijvoorbeeld als een groot deel van je klanten afhaakt op een vaste plek. En dan alsnog de telefoon pakt om de klantenservice te bellen. Dan kun je heel gericht werken aan de oplossing."

Testen in eigen omgeving
"De klanten die het tot nog toe hebben gezien, zijn vooral enthousiast en positief, en willen het heel graag ook in hun eigen serveromgeving terugzien of testen", besluit Tjerk: "En dat kan natuurlijk. Wij begeleiden ze daar graag bij."

Bron: Kubion, Foto: Kubion