Minder druk op de tijd van werknemers en minder fouten in de facturenstroom. Dat zijn de twee punten waarop het facturatieproces bij Seyster Veste is verbeterd sinds de woningcorporatie koos voor de digitalisatie van de facturenstroom, ondersteund door Centric. Coördinator functioneel beheer Irina Kerkhove: "De fez (financieel en economische zaken)-medewerker heeft nu op alle momenten inzicht waar de factuur zich in het proces bevindt."
Seyster Veste verhuurt ruim vierduizend woningen in de provincie Utrecht en jaarlijks verwerkt de corporatie ruim 7.500 facturen. Dit gebeurde tot voor kort niet efficiënt genoeg volgens Irina: "Het oude proces was tijdrovend, zorgde ervoor dat facturen kwijtraakten en gaf te weinig inzicht in het facturatieproces."
Volledige digitalisatie
De coördinator functioneel beheer legt het verschil tussen de twee gebruikte methodes uit: "Voorheen kwamen alle facturen op papier binnen en werden deze handmatig binnen Seyster Veste verspreid. Budgethouders tekenden voor akkoord op de fysieke rekening en pas als alle handtekeningen waren verzameld, werd deze handmatig vrijgegeven voor betaling. Als er een betalingsbatch was aangemaakt, werden alle facturen weer tevoorschijn gehaald en bijgevoegd."
"Nu worden alle facturen gedigitaliseerd en in de werkstroom ingevoerd," gaat Irina verder. "Hierdoor is op ieder moment inzichtelijk waar zo'n rekening zich in de organisatie bevindt. Wat nog wel handmatig gebeurt is de inboeking in de werkstroom, maar daarna gaat alles digitaal. Denk hierbij aan het accorderingsproces. Medewerkers ondertekenen de factuur voor levering en managers accorderen voor betaling door middel van een pincode. De rekeningen worden daarna automatisch betaalbaar gesteld. Papieren versies bewaren wij niet meer."
Tweehonderd uur winst
Inzicht in de factuurstroom is volgens Irina het belangrijkste punt om voor de digitalisatie te kiezen: "Het geeft ons grip en inzicht op het facturatieproces. Daarnaast verkort de digitalisatie de doorlooptijd aanzienlijk. De verbetering levert Seyster Veste per jaar een besparing van ongeveer tweehonderd uur op. Ook raken minder facturen zoek tijdens het proces, omdat alles digitaal wordt opgeslagen."
De digitale werkmethode betekent voor medewerkers wel een aanpassing van de manier van werken, zegt Irina."Het accorderen duurt nu bijvoorbeeld langer dan voorheen, ondanks de totale winst die met het proces wordt geboekt. Daarnaast moet je voor het ondertekenen continu ingelogd zijn in Key2Wocas (het ERP-pakket van Seyster Veste), ook de medewerkers die dit niet of nauwelijks gebruiken. Uiteindelijk komt het de kwaliteit van het facturatieproces wél ten goede."
Verrijking implementatiekennis
Voor de implementatie van de digitale facturenstroom is Seyster Veste ondersteund door Centric: "Centric heeft de nieuwe workflow ontworpen en ons hierover geadviseerd," legt Irina uit op de vraag wat de rol van Centric was in het proces. "Daarna hebben ze deze workflow voor ons beschreven en geïmplementeerd. Tijdens dit proces hebben ze gebruikgemaakt van een al bestaande workflow. Hierdoor kon Centric onze kennis over de implementatie verrijken."
Stappen voor de toekomst
Nu Seyster Veste geniet van een geoptimaliseerd facturatieproces, kijkt de woningcorporatie tegelijkertijd vooruit naar nieuwe stappen om zichzelf verder te verbeteren: "We willen ook het inkoopproces beter op orde krijgen zodat facturen alleen in behandeling worden genomen indien er een inkooporder aanwezig is."
"We kunnen nog meer tijd besparen door gebruik te maken van herkenningssoftware tijdens het inboeken van een factuur. Op termijn zou verdere ketenintegratie met aannemers het proces moeten optimaliseren. Dit zijn echter stappen voor de toekomst, met de huidige digitalisatie van de facturenstroom hebben wij met behulp van Centric het traject voor Seyster Veste een stuk inzichtelijker gemaakt."
Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Centric in de CorporatieGids 2015 te bekijken.
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
