• Home
• Nieuws

Marianne Bel (Eigen Haard): DICO als uitgangspunt voor geoptimaliseerd onderhoudsproces

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 19 July 2023

Het efficiënt uitvoeren van onderhoud is voor woningcorporaties van levensbelang. Door de lijntjes tussen de corporatie en samenwerkingspartners kort te houden of te automatiseren, zorg je voor meer tevreden huurders, een hoger percentage first-time-fix én een kortere doorlooptijd. Het omarmen van de DICO-standaard is daarbij een grote kans. Dat zegt Marianne Bel, Business Consultant Vastgoedbeheer van woningcorporatie Eigen Haard. In gesprek met CorporatieGids Magazine vertelt ze over de organisatieverandering die de Amsterdamse corporatie heeft doorgemaakt, het pakken van digitaliseringskansen en het continu verbeteren van het onderhoudsproces met de samenwerkingspartners.

Een paar jaar geleden hadden veel samenwerkingspartners een rol in ons dagelijks onderhoudsproces, begint Marianne het gesprek: “We maken gebruik van een eigen dienst die ongeveer zestig procent van de reparaties uitvoert, maar voor het resterende deel werkten we samen met tientallen samenwerkingspartners. Dat aantal komt omdat het huidige Eigen Haard is ontstaan uit verschillende fusies en die samenwerkingspartners bij elke fusie waren meegenomen. Dat maakte het onderhoudsproces erg complex.”

Veelvoud aan samenwerkingspartners
De complexe situatie zorgde ervoor dat Eigen Haard digitaliseringskansen minder makkelijk kon omarmen. “We zagen de mogelijkheid om KOVRA Managed, de doorvertaling van de DICO-standaard naar ons ERP-systeem, in te zetten als koppeling met samenwerkingspartners voor dagelijks en mutatieonderhoud. Hiermee willen we zorgen dat huurders beter en sneller geholpen worden. Maar met tientallen samenwerkingspartners kwam de business case hiervoor niet rond. Dit vraagt namelijk om een grote investering van onze kant waarbij de vraag is hoeveel samenwerkingspartners daadwerkelijk meekunnen. Daarnaast liggen de baten veelal aan de kant van de samenwerkingspartner terwijl wij met hoge licentiekosten te maken hebben. Het plan moest toen in de ijskast worden gezet.”

Organisatieverandering
Dat veranderde in 2022 toen Eigen Haard een organisatieverandering doormaakte. Marianne: “We hebben toen de keuze gemaakt om de hoeveelheid samenwerkingspartners te verminderen zodat we met minder partners een nauwere samenwerking kunnen aangaan. Dat zorgt voor kortere lijnen, betere afspraken en stelt ons in staat het proces meer te automatiseren. Na die verandering zijn uiteindelijk twaalf samenwerkingspartners en een aantal specialisten overgebleven met wie wij samenwerken. Deze samenwerking zijn we nu stap voor stap aan het uitrollen. En daar speelt de KOVRA-koppeling een belangrijke rol in.”

KOVRA als uitgangspunt
Bij deze selectie heeft Eigen Haard direct voorgesorteerd op samenwerkingspartners die mee konden gaan op de KOVRA-koppeling. “In 2021 zijn we met twee partners gaan kijken naar hoe we ons onderhoudsproces het beste kunnen optimaliseren. Daar kwam onder andere de wens voor KOVRA uit. We hebben daarom tijdens het inkoopproces van de samenwerkingspartners commitment gevraagd op de implementatie van KOVRA. We hebben daarnaast de samenwerkingspartners ook om een financiële bijdrage gevraagd zodat we de kosten gezamenlijk dragen.”

Tegenstrijdige belangen
De implementatie van de KOVRA-koppeling is niet alleen een technische aangelegenheid. Aan de voorkant goed kijken naar de processen is volgens Marianne daarom enorm belangrijk. “Deze koppeling dwingt een standaard werkwijze af. Je moet daarom goed begrijpen hoe dit in het proces past en waar procesaanpassingen nodig zijn. Zo merkten wij dat het inrichten van KOVRA bij dagelijks onderhoud vrij eenvoudig was omdat de samenwerkingspartner pas aan de slag hoeft als de opdracht is verstrekt. Maar bij mutatieonderhoud bleek dit een stuk lastiger. Een samenwerkingspartner wil bijvoorbeeld bij de aankondiging van de mutatie al een order ontvangen zodat de planning en bestelling van materialen in hun systeem goed geregistreerd kunnen worden. Voor Eigen Haard is het echter beter dat dit na de eindinspectie gebeurt zodat we weten welk prijskaartje hieraan hangt. Deze tegenstrijdige belangen was iets waar we geen ideale oplossing voor hebben gevonden. We hebben daarom een middenweg gekozen door per mutatie twee orders te verstrekken; een die optimaal is voor de samenwerkingspartner zodat die alvast materiaal kan bestellen en kan plannen en een voor ons bij de eindinspectie zodat we de kosten in ons systeem kunnen registreren.”

Helder proces
“Vooraf het proces helder krijgen levert ook andere voordelen op,” gaat Marianne verder. “Bij een spoedmelding onder werktijd wil je dat de samenwerkingspartner direct aan de slag gaat. Bij ons zat daar vertraging in omdat de samenwerkingspartner moest wachten op de formele orderverstrekking. Dat hebben we nu op kunnen lossen. Ook hebben we de financiële afhandeling geoptimaliseerd. Hierdoor is er minder sprake van handmatige handelingen en wordt de kans op fouten fors verminderd.”

Continuïteit geborgen
Bij de optimalisering van het onderhoudsproces werkt Eigen Haard nauw samen met DataRotonde. Marianne: “We hebben gekozen voor de KOVRA Managed-oplossing. Hiermee hoeven wij niet naar iedere samenwerkingspartner afzonderlijk een koppeling te maken, maar maakt iedere samenwerkingspartner een koppeling naar DataRotonde. Het fijne is dat wanneer een nieuwe partij zich aansluit, wij geen nieuwe koppeling hoeven te realiseren. Wij hebben onze systemen ook gelinkt aan DataRotonde waardoor we maar één koppeling hoeven te beheren. DataRotonde verzorgt vervolgens het berichtenverkeer. Als er tussen systemen issues blijken te zijn, zorgen zij ervoor dat er bij de juiste partij aan de bel wordt getrokken zodat het opgelost kan worden. Zo borgen wij dat het berichtenverkeer met onze samenwerkingspartners niet vastloopt en dat de continuïteit van ons onderhoudsproces is geborgd.”

Andere partners
“Inmiddels zijn negen samenwerkingspartners live met de KOVRA-koppeling,” vertelt Marianne trots. “Met de drie anderen zitten we nog in de voorbereidende testfase. We zijn momenteel zelf aan het kijken of andere partners ook meekunnen. Denk aan partijen die contractwerk doen omtrent glas, cv-werkzaamheden of energielabels.”

Dashboard
Eigen Haard wil de komende periode kijken hoe zij stuurinformatie uit de KOVRA-koppeling kan halen. “Denk aan informatie over wanneer een afspraak met een huurder is gepland of de doorlooptijd tot gereedmelding. We zijn momenteel aan het analyseren welke data daarvoor nodig zijn en wat dit vraagt van onze software. Het is uiteindelijk de bedoeling dat deze informatie samenkomt in een dashboard waar ook samenwerkingspartners zicht op hebben. Zo kunnen we gezamenlijk zien wat goed gaat en wat minder, om vervolgens samen procesverbeteringen te realiseren.”

Optimaliseringskansen
“Er zitten nog veel optimaliseringskansen in ons onderhoudsproces,” blikt Marianne vooruit. “We leren bijvoorbeeld continu van de leveranciers die nu gebruikmaken van de koppeling, waardoor we kunnen optimaliseren. Maar we willen ook in gesprek met Cegeka – de leverancier van ons ERP-systeem Dynamics Empire – over de verdere adoptie van de DICO-standaard in de software. De DICO-standaard wordt namelijk doorontwikkeld. We zien daar kansen om de inrichting te optimaliseren zoals de dubbele orderverstrekking bij mutatieonderhoud.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Murk Feitsma