• Home
• Nieuws

Marcel Buur (Woonwaard): Functioneel beheer is niet langer de brandjesblusser

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 28 March 2025

De laatste jaren heeft het functioneel beheer bij woningcorporaties grote stappen doorgemaakt. Waar vroeger de focus lag op de dagelijkse business, is er steeds meer tijd vrijgekomen voor continue verbetering. Zo ook bij Woonwaard. Welke stappen heeft de Alkmaarse corporatie hiervoor gezet en wat levert het hen zoal op? CorporatieGids.nl sprak erover met Functioneel Beheerder Marcel Buur.

Functioneel beheer heeft de laatste jaren grote veranderingen doorgemaakt, begint Marcel het gesprek: “Allereerst hebben we bijna ons hele ICT-landschap in de cloud ondergebracht. Hierdoor is functioneel beheer minder tijd kwijt aan de aansturing van de ICT-partij die het beheer verzorgt. Dit helpt ons om als organisatie proactiever te zijn, waardoor we meer tijd over hebben voor andere zaken. Functioneel beheer is niet langer de brandjesblusser, maar kan zich richten op verbetering en overleg hierover. Daarnaast zijn we meer procesgericht gaan werken, waardoor functioneel beheer dichter bij de organisatie is komen te staan.”

Continu werken aan verbetering
De kern van goed functioneel beheer ligt in de samenwerking met uitvoerende teams, gaat Marcel verder: “Er zou continu gewerkt moeten worden aan de verbetering van bijvoorbeeld het gebruiksgemak of het toevoegen van relevante functionaliteiten in applicaties. Functioneel beheer stemt deze verbeteringen af met de organisatie én leveranciers in de vorm van een RFC of zoekt naar nieuwe manieren om met de huidige inrichting te werken. Hierdoor ontstaat een voorspelbare, flexibele omgeving. De praktijk is echter vaak anders, waardoor er op dit gebied altijd werk aan de winkel is.”

Externe kennis inschakelen
Voor de momenten dat het functioneel beheer te druk is of over onvoldoende kennis beschikt, is de samenwerking met externe partijen essentieel. Marcel: “Woonwaard maakt daarom gebruik van de kennis van Chaptr2. Omdat zij op deze momenten inspringen, wordt functioneel beheer flexibeler en kan het tijd- en kennisknelpunten beter opvangen. Denk bijvoorbeeld aan een periode waarin meerdere projecten tegelijkertijd lopen en de inzet van functioneel beheer nodig is. We kunnen dan een deel van de operationele werkzaamheden bij Chaptr2 neerleggen zodat functioneel beheer de handen vrij heeft voor projectuitvoering, zonder dat we hiervoor iemand vast in dienst hoeven aan te nemen. Dit laatste is vaak lastig omdat het om pieken en dalen gaat waarbij deze uren nodig zijn.”

Keuze voor de standaard
Om gebruik te maken van externe kennis en expertise is het belangrijk als er zoveel mogelijk gewerkt wordt met een standaardinrichting en -werkwijze, zegt Marcel: “Verder moeten afspraken en verwachtingen duidelijk zijn. Goede communicatie heeft betrekking op wat precies de wensen zijn, maar ook op de voortgang en status van verzoeken die extern zijn belegd. Verder is ook flexibiliteit hierin belangrijk, omdat soms op de korte termijn zaken gedaan moeten worden. We proberen dit zoveel mogelijk te voorkomen, maar soms komt het voor dat we snel externe uren nodig hebben vanwege een ongeplande vraag vanuit de organisatie in combinatie met een volle functioneel beheeragenda.”

Medewerkers betrekken
Het betrekken van Woonwaard-medewerkers bij het versterken van functioneel beheer wordt gedaan in samenwerking met de kerngebruiker van een team, legt Marcel uit: “Er is een terugkerend kerngebruikersoverleg waarin onder andere projectvoortgang en eventueel niet-acute applicatieproblemen worden besproken. Buiten dit overleg om proberen we vraaglijntjes kort te houden, besteden we aandacht aan actuele werkinstructies en plannen we indien nodig één-op-één- of groepstrainingen in.”

Verbeteringen doorvoeren
De komende jaren moet functioneel beheer bij Woonwaard zich steeds meer gaan bezighouden met het doorvoeren van verbeteringen, sluit Marcel af: “Het ad hoc oplossen van incidenten vraagt minder tijd. Ook zal de aansluiting met uitvoerende teams beter worden door procesverbeteringen en willen we meer datagestuurd gaan werken. Functioneel beheer kijkt nu bijvoorbeeld hoe Microsoft Copilot ingezet kan worden om repeterende taken binnen teams over te nemen. Daarnaast willen we stappen zetten als het gaat om veiligheid en compliance, digitalisering van het klant- en reparatieproces en de laatste applicaties naar de cloud brengen. Genoeg ambitie waarvoor we met de gezette stappen ruimte hebben gemaakt.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Woonwaard