Woningcorporatie LEKSTEDEwonen uit Vianen heeft haar doelstellingen gepresenteerd in het Ondernemersplan 2014 - 2017. Belangrijke doelstelling: geen groei in personele bezetting, maar juist efficiëntie willen behalen met het automatiseren van processen. En die stap zet LEKSTEDEwonen met de implementatie van KlantVenster E-Archief van Techxx. De digitaliseringsslag met standaard procesafhandelingen, wordt gemaakt op basis van het toekomst vaste platform Microsoft SharePoint. Aan het woord zijn Henk Kooij, Financieel manager en Ed de Groot, Directeur bij LEKSTEDEwonen.
“Onze organisatie willen we zo beperkt mogelijk laten groeien. In ieder geval niet in personeel, maar wel in automatisering!” aldus Ed de Groot, Directeur van LEKSTEDEwonen. “We gaan de stap maken van papierstromen naar geautomatiseerde werkstromen. Dat is een complete omslag voor de organisatie. Dit betekent een andere werkwijze voor alle 25 medewerkers welke ingebed moet worden in de gehele organisatie. Met het proces gestuurd werken, blijft er meer tijd over om kwaliteit te leveren richting de huurders en efficiënt te werken. Als medewerker ben je dan niet enkel bezig met papier, maar is het afhandelen en doorgaan. De medewerkers krijgen hiervoor nu de juiste ondersteuning.”
Zorgvuldig selectietraject
“Met E-Archief van Techxx op basis van Microsoft Exchange, merkten we dat we achter gingen lopen met de automatisering op het gebied van document management. Dat is de aanleiding geweest dat we bewust hebben gekozen voor een selectietraject met een Programma van Eisen,” vertelt Henk. Na een zorgvuldig selectietraject waarin alle ECMS-leveranciers voor woningcorporaties aan bod zijn gekomen, heeft de woningcorporatie voor het ECMS-platform KlantVenster gekozen vanwege de real-time koppelingen met NCCW BIS, de gebruikersvriendelijkheid, de Google-zoekfunctionaliteit en het Dossiergericht Werken.
“Bij LEKSTEDEwonen hebben we ervoor gekozen de bewezen oplossingen van KlantVenster op het nieuwste Microsoft platform te implementeren. Met een best-practice model voor de inrichting hoef je als organisatie niet het wiel opnieuw uit te vinden”, zegt Ed de Groot. “Het product is prima en Techxx was, in vergelijking met andere leveranciers, verder met de koppeling met BIS. Dat gaf de uiteindelijke doorslag.”
Zware projectgroep voor succes
Om de omslag met het bedrijf te realiseren, bestaat de werkgroep uit alle MT-leden. “Met deze zware werkgroep kunnen direct beslissingen worden genomen over processen. We kunnen intern bewerkstelligen dat veranderingen worden doorgevoerd en dat hiervoor tijd wordt vrijgemaakt. Daarnaast gaat een extern projectleider van NEH Group ons ondersteunen om het project tot een succes maken. Met de ervaring, expertise en kennis die we hiermee in huis halen is de driehoek NCCW, Techxx en NEH Group als beheerder volledig gedekt”, aldus Henk.
Proces gestuurd werken gefaseerd invoeren
Het project is opgedeeld is twee fasen. “LEKSTEDEwonen heeft gekozen voor een gefaseerde aanpak, anders lopen de medewerkers over in hun eigen werk. Wij starten met KlantVenster E-Archief in combinatie met Contact Beheer en Contract Management. Onze relaties, contacten en contracten met leveranciers zijn daarmee ook direct beschikbaar en overal centraal toegankelijk via het Document Management Systeem. Ook worden alle klantcontacten uit KIS in het DMS geïmporteerd. Zo wordt KlantVenster E-Archief als volledig KlantVolgSysteem inzetbaar. In december gaan wij hiermee live.
In de tweede fase wordt Digitale Handtekening en het Dossiergericht Werken geïmplementeerd. Een toekomstwens is om het verhuurmutatieproces te digitaliseren. Het mutatieproces verloopt nu nog op papier, ook bij de mensen in de wijk. Daar gaan we ook verandering in brengen. LEKSTEDEwonen heeft het factuurproces via de Corporatie Cloud van NCCW geïmplementeerd. We zijn nu bezig om het aan te laten sluiten op KlantVenster van Techxx. Wij hebben er alle vertrouwen in om met het KlantVenster-platform en Techxx onze doelstellingen te halen”, sluit Henk af.
Foto 1: Pieter Ruigrok, Directeur Techxx (Links) en Ed de Groot, Directeur LEKSTEDEwonen (rechts) tijdens contractondertekening
Foto 2: Henk Kooij, Financieel manager bij LEKSTEDEwonen
Bron: Techxx
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Techxx in de CorporatieGids 2015 te bekijken
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
