• Home
• Nieuws

'Komst E-Content ECM maakt een einde aan 'eigen archiefjes''

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 18 March 2016

Woningcorporatie WonenBreburg uit Tilburg en Breda koos eind vorig jaar voor een nieuw Enterprise Content Management Systeem: E-Content ECM van Van Dinther. De corporatie wil hiermee nieuwe stappen maken in haar digitaliseringsproces. Een gesprek met Corien van der Weele, Informatiseringsadviseur bij WonenBreburg, over de keuze voor het nieuwe systeem.

WonenBreburg kiest voor een nieuw ECMS nadat het eerst van een digitaal archiefsysteem gebruikmaakte. "Met de nieuwe oplossing kunnen wij documenten beter opslaan, beheren en volgen," legt Corien uit. "Met een archiefsysteem zorg je er eigenlijk alleen voor dat je document beschikbaar is."

"Omdat dit systeem niet meer voldeed aan de behoefte van de organisatie en wordt uitgefaseerd door de leverancier, zijn wij gaan kijken naar vervanging. Dit deden wij samen met de corporaties Zayaz en AlleeWonen in 2013. Uit de applicatie- en informatie-enquête van onze I&A-afdeling bleek echter dat er meer behoefte is voor een ECMS dan een nieuw archief. Met deze oplossing wilden wij uiteindelijk de effectiviteit van verschillende facetten verbeteren, waaronder het verhuur- en factuurproces, de projectadministratie en ons klantcontactcentrum."

Geleidelijke verandering
Volgens Corien was het grootste probleem binnen de organisatie dat medewerkers niet snel - en soms helemaal niet - hun documenten konden terugvinden. "Dit heeft in de loop der jaren geleid tot de aanleg van veel 'eigen archiefjes'. Met de komst van E-Content ECM willen we dit uitfaseren. We weten dat dit niet over één nacht ijs gaat, en tijd nodig heeft. Sommige collega's zijn gewend aan hun eigen structuur en afscheid nemen valt soms zwaar. Daarom voeren we het systeem fasegewijs door."

Bewaartermijn
"Daarnaast hebben wij nu een bewaartermijn kunnen toevoegen aan onze documenten," gaat Corien verder. "Deze mogelijkheid hadden wij niet in ons oude archiefsysteem, wat hierdoor uit haar digitale jasje groeide. Met de komst van E-Content hebben wij ook hier een slag kunnen slaan, en hebben zowel nieuwe als geconverteerde documenten een bewaartermijn gekregen."

Factuurherkenningssoftware
Tegelijkertijd met het nieuwe E-Content ECM heeft WonenBreburg gekozen voor de factuurherkenningssoftware van Van Dinther. "Dit moet de effectiviteit van de eerdergenoemde processen nog verder verbeteren," legt Corien uit.

"De afhandeling van facturen gebeurt bij ons in het primaire systeem Empire van cegeka-dsa, en wij ontvangen deze facturen zowel fysiek als digitaal. Voorheen werden deze handmatig ingevoerd, wat niet alleen veel tijd kostte maar ook foutgevoelig was. Nu worden de digitaal ontvangen facturen automatisch herkend en vastgelegd binnen Empire. Nu kunnen we ons richten op het meer digitaal ontvangen van facturen en uitbreiden van het aantal automatisch te herkennen leveranciers in de factuurherkenning."

Vierduizend facturen
Twee maanden nadat het systeem in gebruik is genomen heeft WonenBreburg de top 150 meest voorkomende leveranciers in de factuurherkenningssoftware opgenomen. "Dit heeft in de eerste maanden ervoor gezorgd dat ruim vierduizend facturen automatisch zijn ingelezen in de software. Een enorme hoeveelheid tijd is hierdoor dus bespaard."

Verdere digitalisatie
Volgens Corien zijn niet alleen de werkprocessen bij WonenBreburg met de komst van de systemen verbeterd, ook het gebruikersgemak van medewerkers is toegenomen. "Het zoeken van documenten is nu een stuk eenvoudiger. Met bijvoorbeeld de previews van documenten kunnen ze snel zien of ze het juiste document te pakken hebben, zonder het eerst te moeten openen. Dat wordt door de medewerkers als zeer prettig ervaren."

"Daarnaast zijn wij van plan in de loop van dit jaar verder te digitaliseren. We willen dan onder andere live gaan met onze nieuwe website én met ons nieuwe huurdersportaal. Huurders zullen dan ook de voordelen van het nieuwe ECMS ondervinden, door bijvoorbeeld toegang te krijgen tot eigen documenten zoals het huurcontract."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 15 maart 2016 (Foto: Koos Veen)