• Home
• Nieuws

KleurrijkWonen: Verbeteren van datakwaliteit begint bij creëren van bewustwording

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 15 October 2019

Data, data en nog eens data. De nullen en enen in de systemen bij woningcorporaties zijn de afgelopen jaren het nieuwe goud geworden. Hoe zorg je er echter voor dat dit goud zo goed mogelijk haar doel dient? CorporatieGids Magazine ging daarover in gesprek met Adviseur Planning & Control Franka van den Boogaart en Procesmanager Rachida Mezghad van KleurrijkWonen: “De uitdaging is om datakwaliteit niet als doel op zich te zien.”

Door de ontwikkelingen op het vlak van automatisering en digitalisering spelen data een steeds crucialere rol, begint Rachida: “Denk bijvoorbeeld aan interactieve websites. Sinds 2016 heeft KleurrijkWonen een digitale balie waar huurders diverse zaken online zelf kunnen regelen. We willen onze klanten hierbij optimaal ondersteunen door gegevens ‘op maat’ te ontsluiten. Hoge datakwaliteit helpt daarbij, en geeft ons ook inzicht de dienstverlening te optimaliseren. Meten is immers weten.”

Compliance
“Ook vanuit het oogpunt van compliance is goede datakwaliteit veel belangrijker geworden,” gaat Franka verder. “Denk bijvoorbeeld aan de marktwaardering. KleurrijkWonen heeft haar bezit voor de verantwoording middels de basisversie van het handboek modelmatig waarderen gewaardeerd. Door de modelmatige berekening waarmee de waardering tot stand komt, zijn de basisgegevens van elke woning belangrijker geworden.”

Doel van data
Beschikken over een hoge kwaliteit van data gaat echter verder dan kloppende gegevens alleen, legt Franka uit. “Het gaat om de mate waarin de data voor ons werken. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die werken voor de klant als op basis hiervan duidelijk is wat die nodig heeft, of voor de medewerker omdat taken kunnen worden geautomatiseerd. Of data die werken om de leefbaarheid in een wijk te vergroten of onderhoud voorspellen. Dan haal je het maximale uit je gegevens.”

Geen ‘big bang’
Op de vraag wat de grootste uitdagingen zijn voor de corporatie uit Tiel, vertelt Rachida: “De grootste uitdaging is om datakwaliteit niet als doel op zich te zien. Het moet het verwezenlijken van onze organisatiedoelen makkelijker maken. Data wordt pas waardevol wanneer het meetbaar waarde bijdraagt. Het is een uitdaging om de organisatie in dit bewustwordingsproces mee te nemen.”

“Daarnaast is het een uitdaging om de samenhang van diverse projecten te managen,” gaat Franka verder. “Hoe houd je grip op zaken als eigenaarschap, definities, systemen, rechten en rollen. Niet in een ‘big bang’, maar stap voor stap is onze ervaring. Houd de projecten klein en wees flexibel. De wereld om ons heen verandert dusdanig dat je snel wendbaar moet kunnen zijn.”

Dynamisch karakter
Waar data vroeger vooral een statisch karakter hadden, beschikken ze nu over een dynamischer karakter. Franka: “Bijvoorbeeld door de veranderende energie-index van een woning of nieuwe oppervlaktemetingen. Daarnaast ontbrak er vanuit het verleden ook veel data. Gegevens die eerder niet nodig waren werden – logischerwijs – niet geregistreerd. De systemen waarmee we werken hebben zich ook ontwikkeld en bieden meer mogelijkheden om diverse soorten data vast te leggen. Dit kan vervolgens verrijkt worden door de combinatie met externe databronnen als het CBS of Kadaster.”

Datakwaliteit
“Als KleurrijkWonen hebben we de afgelopen jaren grote stappen gemaakt rondom datakwaliteit,” vertelt Franka. Dat traject begon bij het creëren van meer bewustwording. “Je moet niet de illusie hebben dat je alles met een project op orde krijgt. Het is een continu proces van verbeteren, stukje bij beetje. Door de bewustwording aan te kaarten, kun je de stappen nemen om de gegevens goed in de systemen te zetten. Alle medewerkers hebben hierin een belangrijke rol en kunnen het belang van goede datakwaliteit naar elkaar uitdragen, de relevantie aangeven en de kansen die het biedt inzichtelijk maken. Dat zorgt ervoor dat medewerkers nog meer betrokken raken.”

DNA
Op de vraag wat voor de corporatie uit Tiel de doelen zijn rondom datakwaliteit, vertelt Rachida: “We willen dat onze data en administratie op orde zijn en medewerkers hier op elk moment en overal bij kunnen. Deze basis is noodzakelijk om onze klanten op maat te kunnen blijven bedienen en flexibel te handelen. Daarnaast willen we dat datakwaliteit een onderdeel van ons DNA wordt, waarin iedere medewerker de toegevoegde waarde ziet en elkaar stimuleert om met kwaliteitsverbetering aan de slag te gaan. Hiervoor hebben wij verschillende projecten benoemd, zoals het inrichten van een data-organisatie.”

System-to-system
KleurrijkWonen werkt daarnaast nauw samen met SKARP, vertelt Franka: “Zij leveren een tool dat ons helpt de externe verantwoording te vereenvoudigen. Dit doen we door verantwoordingsdata te standaardiseren in een dashboard volgens de definities van SBR wonen. Het uiteindelijke doel hiermee is om system-to-system te kunnen rapporteren. Daarnaast helpt SKARP ons om sneller en gebruiksvriendelijker zelf analyses te maken, waarmee wij de kwaliteit van onze data verder kunnen verbeteren. Ook hebben wij samen met hen de eerste stap gezet naar een datawarehouse: een grote ‘bak’ met gegevens die we met diverse informatiebronnen kunnen vullen. Inmiddels worden meerdere collega’s opgeleid om de PowerBI tool breder in te zetten voor andere rapportages, en willen we het datawarehouse voor meer inzetten dan alleen verantwoordingsdata.”

Standaarden
Rachida onderstreept het belang van standaarden bij het verbeteren van de datakwaliteit: “KleurrijkWonen gebruikt zelf standaarden op verschillende manieren. Bijvoorbeeld een digitaal Woning Opname Systeem wat de verhuurmakelaar ondersteunt om gestructureerd en gestandaardiseerd gegevens vast te leggen. Deze data worden weer gebruikt bij de verhuring en onderhoud. Wij proberen vanuit efficiencyoogpunt zoveel mogelijk gebruik te maken van marktstandaarden als CORA, VERA en RGS. Daarnaast is het gebruik van externe data ook erg belangrijk, waarmee je je eigen data kunt aanvullen, controleren en waar nodig verbeteren.”

Data Advies Commissie
Op de vraag hoe andere corporaties het verbeteren van de datakwaliteit het beste kunnen aanpakken, vertelt Franka: “Mijn ervaring met data is dat je gewoon moet beginnen. Juist door aan de slag te gaan, verbeter je al een heleboel. Maar houd het klein en baken het af.” Rachida geeft een voorbeeld: “Vanuit mijn opleiding had ik de opdracht om de datakwaliteit van de dVi in kaart te brengen, analyseren en met verbetervoorstellen te komen. Deze voorstellen zijn de aanleiding geweest voor een paar collega’s om een Data Advies Commissie op te zetten waar data issues gemeld kunnen worden. Vanuit deze commissie voeren we ook verbeteringen door en stemmen we definities af. Hiervoor hanteren we een actielijst waarop alle problemen staan. Hoe klein soms ook, van het kloppend maken van een bouwjaar tot het aanpassen van de typeringen van alle eenheden: alle acties werken we af. Het is dan ook super fijn als we weer iets kunnen afvinken van de actielijst en de datakwaliteit van KleurrijkWonen stukje bij beetje verder verbeteren.”

Inkoppertje
Om te zorgen dat een goede datakwaliteit ook in de toekomst geborgd wordt binnen de organisatie, werkt KleurrijkWonen hard aan haar processen en procesbeschrijvingen. Franka: “Ook hebben we definities opgeschreven en onder de aandacht gebracht. Je merkt in de praktijk dat de sleutel echt in de herhaling zit. Ook controle en het ‘vier ogen-principe’ zijn ingebakken in het proces.”

“De processen zijn daarbij zeker voor een deel te automatiseren en in de toekomst misschien ook wel te robotiseren,” gaat Franka verder. “De kans op menselijke fouten, bijvoorbeeld door het kunnen muteren van data in systemen, wordt dan verminderd. Door daarnaast meer gebruik te maken van standaardisatie en externe databronnen waarborg je uniformiteit en ben je niet ‘zelf iets aan het bedenken’. Corporaties en hun data zijn niet uniek, en daarom is zoveel mogelijk aansluiten bij branche brede definities een inkoppertje.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten