• Home
• Nieuws

Jan van der Moolen: Commissaris moet checken of huiswerk is gedaan

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 17 September 2014

Opnieuw zitten we om tafel met Jan van der Moolen. In de vorige artikelen stonden vooral de ontwikkelingen in de corporatiesector, het belang voor commissarissen om zich te bemoeien met de business intelligence en het (interne) toezicht te richten op de legitimiteit en de effectiviteit centraal. Nu is dat met de vraag hoe met informatie over de bedrijfsvoering om te gaan. Leidraad daarbij is een uitspraak van een commissaris bij een Engelse woningcorporatie die Van der Moolen dit voorjaar bezocht: “our job is not to run the business but to make sure that the business is well run”. “Commissarissen moeten inderdaad niet zelf het huiswerk gaan zitten doen. Maar ze moeten wel checken of het huiswerk door het bestuur goed gedaan is’’, stelt Van der Moolen. ‘’Dat raakt dus de besturing van de gehele organisatie van een woningcorporatie.’’

Juiste informatie
Hij vervolgt: ‘’Op grond van allerlei deconfitures worden er nu allerlei richtlijnen en regelgeving ontwikkeld waarbij commissarissen wordt voorgeschreven wat ze moeten doen in hun toezicht. Veel richt zich op nog meer informatie vergaren en verantwoorden. Maar meer informatie is vaak helemaal niet van toegevoegde waarde. Wel de vraag of je de juiste informatie te pakken hebt. Er is immers al een veelheid aan informatie beschikbaar. De kans is groot dat je door de bomen het bos niet meer ziet.’’

Waarderingsbegrippen
Van der Moolen geeft een voorbeeld: ‘’Neem nu alleen al de vele waarderingsbegrippen. De minister wil marktwaarde gaan voorschrijven. Het Centraal Fonds zal dat volgen. Maar het Waarborgfonds heeft aangekondigd dat ze ook op bedrijfswaarde zal blijven. En veel corporaties hanteren nog historische kostprijs. Er moeten dus binnen corporaties verschillende waarderingen gemaakt worden. Maar wat gaat dat opleveren om de eigen bedrijfseconomische risico’s te beperken? Daarnaast is er nog een fiscale waardering. En dan hoop je maar dat de bestuurder vooral een eigen bedrijfseconomische waardering heeft die gebaseerd is op de portefeuillestrategie en passend binnen de maatschappelijke context waarbinnen de corporatie opereert. Waar kijk je als commissaris nu naar? Menig commissaris zal even geschrokken zijn bij bespreking van de jaarrekening over 2013 als marktwaardering is gehanteerd. Veelal was sprake van een waardedaling van het bezit en dan gaat het al gauw om tientallen miljoenen euro’s. Een uitleg over de verschillende waarderingen en de effecten is dus noodzakelijk. Wordt daarnaast gekeken naar de kas- stromen, dan blijkt het gelukkig bij de meeste corporaties wel weer mee te vallen. Maar is nu met dit alles de effectiviteit van het interne toezicht toegenomen? Ik betwijfel het”.

De Governance Code
“De Governance Code woningcorporaties geeft aan dat het toezicht van de raad van commissarissen op het bestuur in ieder geval moet omvatten: De realisatie van de doelstellingen, de strategie en risico’s verbonden aan de activiteiten, de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen, het kwaliteitsbeleid, de kwaliteit van de maatschappelijke verantwoording, het financiële verslaggevingproces, de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving en het risicomanagement en de interne beheersing van verbindingen. Dat is veelomvattend en complex bij elkaar. Maar neem een onderwerp als kwaliteit: dat is een lastig begrip om als commissaris grip op te krijgen”.

Kwaliteit
Van der Moolen geeft een voorbeeld: ‘’Hebben we het over de kwaliteit van processen binnen de organisatie of processen gericht op huurders, bewoners en stakeholders van de corporatie, de kwaliteit van dienstverlening? Hebben we het over de kwaliteit van producten en daar aan gerelateerde processen als beheer, onderhoud, huurbeleid en woningtoewijzing? Hebben we het over kwaliteit van mens en organisatie en het daarop gestoelde organisatie- en personeelsbeleid? Of over de kwaliteit van wonen en van wijken en buurten? De afstand van een commissaris tot de dagelijkse gang van zaken is groot. Gaan commissarissen informeel door het woningbezit van ‘hun’ corporatie om beelden te krijgen? Iets wat in Engeland bijvoorbeeld wel normaal gevonden wordt, maar ik in Nederland nog weinig hoor. Of willen we dat commissarissen vaker op de werkvloer hun oor te luister leggen?”

Twee dimensies
“Er spelen in feite twee dimensies” vervolgt Van der Moolen. “De één speelt op de as vertrouwen versus wantrouwen en de ander op de as van detaillering van informatie: van kleine details tot groot strategisch. Informatie is vaak achteraf beschikbaar, komt veelal van de bestuurder en is vaak cijfermatig gericht. Je staat dus op achterstand in tijd en vermoedelijk in het bekend zijn met alle gegevens. Informatie wordt dan ook nog gekleurd door de bestuurder. Daarnaast moet je nog tijd en aandacht besteden aan de soft controlls en dat alles in een dynamisch groepsproces binnen een beperkt aantal raadsbijeenkomsten per jaar. Wat pik je nu waar uit, op welk moment, van wie is het afkomstig en op welk detailniveau?”

Adequaat
Van der Moolen geeft een voorbeeld: ‘’Zo maakte ik recent mee in een sessie met commissarissen dat men op het standpunt stond dat de administratieve organisatie op een adequaat niveau geregeld was. Een beeld dat mede ingegeven was door de jaarlijkse beoordelingen van de accountant. Maar bij binnenkomst van een nieuwe controller bleek dat de procuratie niet geregeld was en dus ook niet de mandatering, budgettering en verantwoording. Op allerlei plekken in de organisatie werden contracten aangegaan met juridische en financiële verplichtingen. Maar formeel was niets geregeld. Ook niet in functie- en procesbeschrijvingen. Er was niets fout gegaan de afgelopen jaren, maar wel uitermate merkwaardig om het eufemistisch te stellen. Het opstellen van een informatieprotocol kan helpen maar is dus niet afdoende. Het gaat ook om inzicht in de mate waarin zaken nageleefd worden”.

Toegevoegde waarde
Van der Moolen gaat door op de praktijk die hij kent. “Het is dus van belang dat de commissarissen nadenken over hun toegevoegde waarde. Het kan niet de bedoeling zijn dat commissarissen tabellen of grafieken in een kwartaal- of jaardocument opnieuw zelf zitten te controleren. Maar toch gebeurt dat. Het is de kunst om te kunnen vertrouwen op de kwaliteit van de aangeleverde informatie en dat moet je regelmatig nagaan. Het beschikbaar hebben van relevante informatie raakt strategie op complex, wijk en organisatie niveau en business intelligence. Een manier kan zijn om bij de juiste kwalitatieve en kwantitatieve informatie vraagstukken te bespreken aan de hand van dilemma’s”.

Neen zeggen
Hij geeft een voorbeeld: ‘’Neen zeggen tegen een voorstel van de bestuurder is vaak lastig. Je moet als commissaris de vraag dus goed stellen. Wat voegt het voorstel van de bestuurder toe aan de strategie van de organisatie? Als die toegevoegde waarde beperkt is ondanks alle mooie becijferingen, moet je dus niet instemmen. Of neem de bezuinigingsgolf op dit moment binnen de corporatiesector. Er is een beeld van obesitas bij corporaties. Er kan wel 20% bezuinigd worden op de bedrijfskosten. Dat geloof ik zonder meer, maar de vraag is wat het loslaten van bepaalde zaken en bepaalde mensen betekent voor de strategie van en cultuur binnen de organisatie. Over waar en hoe de corporatie er in 2020 wil staan. Wat zijn de effecten van niet bouwen of uitstel van onderhoud, niet alleen op de jaarcijfers van 2014 maar vooral ook voor de vraag waar en hoe willen we staan over 5 jaar. Ik hoor ook wel pleidooien om in het toezicht je meer te baseren op tegeltjeswijsheden als ‘schoenmaker, blijf bij je leest’. Zonder meer handig, maar daarmee alleen ben je er dus niet”.

Dilemma’s
Van der Moolen vervolgt: “Nu niet investeren heeft effecten op kwaliteit van buurten en wijken. Wat zijn die effecten en vinden we die verantwoord? Natuurlijk hebben de heffingen van BZK en Centraal Fonds effect op de kasstromen. We zien zoals door velen al voorspeld, dat de investeringen neerwaarts zijn en worden bijgesteld. Daar komt bij dat de aangescherpte risicokaders van het Centraal Fonds en het Waarborgfonds het investeren ook niet makkelijker maken. Allemaal zaken die net als de nieuwe regels en richtlijnen vooral bedoeld zijn om de risico’s van alle partijen in het zekerheidsstelsel te beperken dan wel te minimaliseren. Maar wat betekent dat alles nu voor de bedrijfseconomische en continuïteitsrisico’s van de corporaties zelf? Welke keuzes maken we in het scheiden van DAEB en niet-DAEB woningbezit en wat betekent dat voor waardering en kasstromen? Terug naar de kerntaak is een veel gehoorde boodschap en eigenlijk ook een tegeltjeswijsheid. Maar wat is de kerntaak van een corporatie anno 2014? Dat is toch echt meer dan alleen beheer, woningtoewijzing en onderhoud. Die vragen raken de strategie en dus legitimiteit en effectiviteit, zaken waar commissarissen zich over moeten buigen.”

Efficiency
“Maar”, zo vervolgt Van der Moolen, “het raakt ook de efficiency. Bezuinigingen op de bedrijfskosten is één zaak, maar kunnen we ook bezuinigen op nieuwbouw? Stel dat je daar 20% kunt bezuinigen door bijvoorbeeld een betere ketenintegratie in de bedrijfskolom van het bouwen. Dan ben je het verschijnsel onrendabele top kwijt en je doet wat aan een effectief woonlastenbeleid. Of neem het onderhoud: al langer wordt in mijn ogen terecht door diverse partijen gepleit voor een herwaardering van de kennis over onderhoud en beheer. De kennis is er wel maar we doen er te weinig mee. Als onderhoudsverwachtingen een doorslaggevende betekenis hebben in de nieuwbouw, heeft dat effecten op het procesmanagement van onderhoud, op de logistiek binnen een corporatie, op standaardisatie mogelijkheden en op de informatiesystemen. Zaken waar winst is te halen en ook hier hoor je percentages van 20%. Daar moeten en kunnen commissarissen op letten.”

Zelf bewaken
Wat betekent dit alles nu? Van der Moolen rondt af. “Je moet als het ware ook een keten beschrijven in en van de eigen organisatie. Wat willen we, wat hebben we bereikt en hoe hebben we dat gedaan. Dat betekent nadenken over strategie op complex, wijk en organisatie niveau, beschikbaarheid van informatie, kennis delen, procesverloop binnen de organisatie, structurering van de bestuurlijke en werkorganisatie, structureel evalueren, aanpassen en tenslotte verantwoorden. Die zaken vind je niet terug in het toezicht of in visitaties. Dat moet je als commissaris zelf bewaken. Je moet dus gewoon checken of het huiswerk van en binnen de organisatie op orde is”.

Bron: CorporatieGids Magazine

“Commissarissen moeten checken of het bestuur het huiswerk goed heeft gedaan en niet zelf het huiswerk van de bestuurder gaan zitten doen.’’ Dit zegt Jan van der Moolen, tegenwoordig adviseur en oud-directeur van het Centraal Fonds Volkshuisvesting. ‘’Het is de kunst om te kunnen vertrouwen op de kwaliteit van de aangeleverde informatie. Dat moet je als commissaris regelmatig nagaan.’’

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2014