iWRITER over SharePoint en sjablonen

Wanneer je vanuit SharePoint meerdere Microsoft Word-sjablonen wilt aanbieden aan je gebruikers kun je niet om meerdere content types, ook wel inhoudstypen heen. Maar heb je wel meerdere content types nodig voor je metadata-model? Vaak niet.

Meerdere sjablonen toekennen aan een content type
Stel dat je met de content types ‘Intern document’ en ‘Uitgaand document’ in al je metadata-behoeften kunt voorzien, maar wel twintig verschillende templates wilt aanbieden aan je gebruikers? De enige oplossing in SharePoint is dan het aanmaken van 20 verschillende content types, onhandig en omslachtig! Niet alleen voor beheerders maar ook voor gebruikers.

iWRITER 365 biedt je de mogelijkheid om aan één enkel content type meerdere sjablonen toe te kennen. Maar dit kan ook andersom, aan één template kun je meer content types toekennen. Nooit meer duplicaten van sjablonen en content types!

Content types in SharePoint
Maar hoe werkt dit dan vanuit SharePoint? Je kunt een sjabloon starten door op de knop ‘Mijn sjablonen’ te klikken. Op dat moment wordt de iWRITER-interface getoond.

In deze interface zie je alleen sjablonen waar je recht op hebt en welke toegestaan zijn in de document library, ook wel documentbibliotheek of document set. Stel dat je ook sjablonen gekoppeld hebt aan het inhoudstype HR-document, dan worden deze alleen getoond in documentbibliotheken waarin dat specifieke content type toegestaan is.

Meerdere content types toekennen aan een template
Wanneer een sjabloon bij meerdere content types mogelijk is en deze content types toegestaan zijn in de bibliotheek, wordt een pop-up getoond waarin je het juiste content type kiest.

Hierna wordt Microsoft Word geopend en kun je de iWRITER-wizard invullen en het document verrijken. Eventuele metadata wordt natuurlijk overgenomen vanuit en weer opgeslagen in SharePoint.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van iWRITER en SharePoint? Bezoek dan de iWRITER voor SharePoint pagina, of neem contact met ons op.