• Home
• Nieuws

iWRITER: "Correspondentie is het visitekaartje van je organisatie"

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 12 May 2017

Documenten zijn een essentieel onderdeel van de correspondentie van woningcorporaties met huurders. Maar hoe creëert een corporatie deze documenten efficiënt, en wat is de rol van ICT in dit proces? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Pieter Thijssen, salesmanager bij iWRITER: "Correspondentie is het visitekaartje van je organisatie."

Volgens Pieter zijn er twee belangrijke uitdagingen waar corporaties tegenaan lopen bij de correspondentie met huurders. "Ten eerste willen corporaties steeds meer plaats- en tijd onafhankelijk werken. In de ERP-systemen en portalen is dat steeds meer geregeld, maar voor hun correspondentie zijn ze nog vaak gebonden aan verouderde versies van Office. Dit belemmert ze ook om naar Office 365 over te stappen. Daarnaast is het beheer van de correspondentie sjablonen vaak te complex voor medewerkers. Ze zijn toegewezen op de leveranciers, wat automatisch kosten met zich meebrengt."

Effectieve creatie
Het samenspel tussen vaste gegevens en vrije tekst is de essentie van effectieve documentcreatie, legt Pieter uit. "Data uit het ERP-systeem is de basis, en die moet in documenten worden overgenomen. Een gebruiker moet erop kunnen vertrouwen dat deze informatie klopt, maar in veel gevallen wordt ook nog van de medewerker verlangd dat hij tekstuele aanvullingen en aanpassingen doet."

Plaats- en tijdonafhankelijk werken
iWRITER ondersteunt corporaties door de interne Office-afhankelijkheid weg te nemen. Pieter: "Zo wordt de overstap en acceptatie van Office 365 veel eenvoudiger. Met het gebruik van iWRITER kan perfect kloppende correspondentie worden gemaakt, met Office 365 als primaire Office-applicatie. Het grote voordeel hiervan is dat corporaties plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Of er nu een online variant van Office 365 wordt gebruikt of men ervoor kiest om Office Pro Plus te installeren, iWRITER zorgt er altijd voor dat de juiste, en meest recente sjablonen voor correspondentie worden gebruikt. Zowel voor de mensen op kantoor als voor de opzichter en inspecteurs in het veld."

Huisstijl
Daarbij wordt rekening gehouden met de huisstijl van de corporatie. "Dit is het visitekaartje van een corporatie, en moet daarom altijd in orde zijn. Ongeacht welke Office-versie men gebruikt. Ook dit wordt ondersteund in iWRITER; de context van de ingelogde gebruiker bepaalt de toe te passen huisstijl, logo's en gekoppelde gegevens zoals adressen en telefoonnummers. Zo voldoen alle documenten aan de regels van de huisstijl en zijn ze automatisch voorzien van de meest recente gegevens."

Samenwerking
Eind afgelopen jaar berichtte iWRITER een samenwerking aan te zijn gegaan met ProImpact, de portalenspecialist voor woningcorporaties. "Door onze ervaring bij gemeenten weten wij hoe gebruikers documenten willen maken. In de afgelopen jaren klopten er mondjesmaat woningcorporaties bij ons aan, maar sinds de komst van Office 365 weten steeds meer corporaties ons te vinden. ProImpact weet als geen ander waar het om draait bij online dienstverlening, namelijk: optimale digitale processen waarbij de focus vooral ligt op het automatiseren. Communicatie en documenten spelen daarbij een belangrijke rol," aldus Pieter. "De samenwerking tussen de twee partijen maakt het mogelijk om direct vanuit de ProImpact oplossing de juiste correspondentie te creëren, met de correcte gegevens en opgemaakt in de huisstijl van de corporatie. De correspondentie wordt na creatie automatisch zichtbaar in het portaal en kan digitaal worden verstuurd.

Pieter: "We hebben ook meerdere gesprekken met diverse ERP-leveranciers gehad over het faciliteren van integraties met hun systemen om zo woningcorporaties nog beter van dienst te kunnen zijn. Inmiddels zijn de eerste koppelingen al gelegd."

Eenvoudige oplossing
"Correspondentie is het visitekaartje van je organisatie, maar moet vooral eenvoudig kunnen worden aangemaakt," sluit Pieter het gesprek af. "Als je dat ook plaats- en tijdonafhankelijk wilt doen, is het gebruik van Office 365 de oplossing."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 10 mei 2017