• Home
• Nieuws

Intranet - van zendkanaal naar samenwerkingsomgeving?

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 23 May 2014

Intranet? Wordt dat nog veel gebruikt? Zeker!

Ons PiNut CMS biedt volop tools om het Intranet erg compleet in te zetten en ook met de nieuwe mogelijkheden die systemen als Microsoft Sharepoint 2013 bieden is het Intranet niet meer alleen de startpagina waarop het dagmenu en de foto's van het laatste uitje van de personeelsvereniging kunt opzoeken, maar een krachtig, interactief en sociaal intern communicatiekanaal!

Hoe bereikt u dit? Hoe zorgt u er als communicatiemedewerker voor dat het Intranet intern opgepakt wordt en gaat leven binnen de gehele organisatie? Wat kunt u naast het toevoegen van de traditionele content doen om het Intranet interessant te maken en te houden? Door als organisatie stil te staan bij deze vraagstukken, verandert het Intranet van zendkanaal naar een samenwerkingsomgeving. Het krijgt de rol van het startpunt van de werkprocessen voor elke medewerker.

ProImpact bundelt haar krachten met Techxx voor Intranet als het gaat om het optimaliseren van interne- en externe communicatie. Techxx als expert voor de interne datastroomlijning en ProImpact, als beeldschermcommunicatiebedrijf en specialist in interaction design en huurderscommunicatie. Op dinsdag 13 mei brachten wij corporaties vanuit dit partnerschap bij elkaar voor een kijkje in de keuken van intranetten bij collega-corporaties.

Waar moet u aan denken bij het implementeren of vervangen van een Intranet? Bepaal bijvoorbeeld een duidelijk beleid voor het gebruik van het Intranet. Wat is het beoogde doel?

Wat is het groeiplan? Wordt het Intranet ook een plek waar data opgeslagen wordt in plaats van een interne server? Wordt er een koppeling met een Kennisbank gemaakt? Een Kennisbank om alle interne kennis uit de hoofden van de medewerkers te halen en te waarborgen en om eenduidig te communiceren naar huurders en belanghebbenden. De Kennisbank wordt vanuit het PiNut CMS gevuld en is een zeer waardevolle aanvulling op een Intranet. Alle organisatiekennis komt samen in een databank en wordt ontsloten, gewoon via het eigen Intranet. Ideaal voor het Klant Contact Center, maar ook voor juridische stukken of een medewerker wonen of woonconsulent die tijdens een huisbezoek aan een huurder informatie wil opzoeken.

Wordt interne mail ‘to all’ als nieuwsitem op het Intranet geplaatst of nog aangereikt? Gebruikt u een rollen en rechtenstructuur? Wat is de meerwaarde van een krachtige zoekmachine die door het hele intranet elk document kan doorzoeken? Willen we met versiebeheer aan de slag?

Andere vragen die u kunt stellen zijn: Wat wordt van de medewerkers verwacht? Wie onderhouden het intranet? Hoe wordt intranet functioneel ingezet? Wie mag wat? De interne communicatie draait om de medewerkers. Betrek deze in het proces. Ga de organisatie in als communicatiemedewerker en vraag aan collega’s wat zij op ‘hun’ Intranet willen zien.

Is het interne beleid van de corporatie zo dat iedere werknemer het Intranet dagelijks moet openen? Strak beleid hierin is echt bepalend voor de inburgering van een kanaal als Intranet binnen een team. Stel als organisatie dus gerust eens controlevragen aan medewerkers om te toetsen of informatie doorgekomen is. Creëer noodzaak om het Intranet te volgen. Door het maken van eenduidige afspraken over welke plek het intranet moet hebben in de dagelijkse ondersteuning van de medewerker, bereikt u eerder het gewenste resultaat.

Zoekt u functionaliteit waarmee u snel betrokkenheid bij de organisatie en het intranet realiseert? Denk dan aan een geheel doorzoekbaar Smoelenboek die de medewerker zelf kan aanvullen met talenten en werkdagen, maar ook aan promoblokken met linkverwijzingen naar de systemen of websites die de medewerkers dagelijks gebruiken.

Een ontwikkeling op Intranetgebied is het naar binnenbrengen van externe communicatie. Integreer uw Twitterfeed of Facebookpagina bijvoorbeeld in het intranet. Plaats notificaties of siteactiviteitenoverzichten om medewerkers te laten zien welke informatie nieuw of aangevuld is. Met een intranet op het Microsoft SharePoint platform is de integratie met uw Document Management snel te realiseren, waardoor de taken van de medewerker snel en overzichtelijk kunnen worden getoond.

Hiermee bereikt u dat het intranet het startpunt wordt voor de medewerker waar alle relevante informatie en documentatie medewerkerspecifiek wordt getoond. Wie mag wat? Gebruikt de organisatie de rollen en rechten structuur uiteindelijk ook echt als team? Zien medewerkers het daadwerkelijk als hun Intranet? Mogen zij zelf iets plaatsen of is het zo dat de afdeling Communicatie blijft zenden? Wordt er naast een bedrijfspagina ook ruimte gegeven aan de afdelingen?

Kortom: een hele reeks aan vragen. Door dit in te vullen formuleert u niet alleen een sterk beleid, maar dwingt u uzelf om ‘out of the box’ te kijken naar wat er anno 2014 allemaal mogelijk is met een Intranet. Ons antwoord? Veel, heel erg veel!

Tijdens de sessie deelde een corporatie haar tips over hoe u er als organisatie voor kunt zorgen dat zodra het Intranet in gebruik genomen mag worden, de medewerkers zich geroepen voelen om dit ook op te nemen. Wij sommen deze voor u op:
1. Wijs per afdeling contentbeheerders aan
2. Doe iets ludieks bij de introductie van een nieuw Intranet; bijvoorbeeld een speurtocht
3. Zorg voor het automatisch opstarten van het Intranet op iedere unit; desktop of laptop
4. Laat nieuwe items opvallen, gebruik feature- of promoblokken
5. Stap af van interne mails, maar gebruik hiervoor nieuwsitems of een mededelingensectie

Ook zo toe aan een sterk Intranet? Lees dan verder! Corporatie Intranet.
Maakt u al gebruik van een van onze Intranet oplossingen? Plan dan eens een opfriscursus als inspirerende, strategische sessie en laat ons u begeleiden en bijpraten om ook van uw Intranet een (nog groter) succes te maken!

Door: Audrey Mudde, Online Marketing en Communicatie ProImpact