• Home
• Nieuws

'ICT-visie ondergeschikt aan visie op dienstverlening en bedrijfsvoering'

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 17 October 2016

Deze zomer was het de zesde verjaardag van Mijande Wonen, de corporatie die in 2010 ontstond toen woningcorporaties Vriezenveen/Westerhaar, Vestion Wonen, Dinkelborgh Wonen en St. Joseph fuseerden. De fusiecorporatie uit Noord Twente wilde zich hiermee beter voorbereiden op de toekomst, slagvaardiger opereren en meer investeringskracht ontwikkelen. Een gesprek met Programmamanager Albert van Nuil over het realiseren van deze doelen en de rol van ICT hierin.

De 'taak' van Mijande Wonen gaat volgens Albert verder dan het bouwen en onderhouden van huurwoningen. "Wij willen in de dorpen in Noord Twente dicht bij de bewoners staan, en samen met hen werken aan een krachtig dorp waarin het goed leven is. 'Dorpskracht' noemen wij dat. Gelet op de landelijke ontwikkelingen van de afgelopen jaren kan dat alleen maar worden gerealiseerd door goed op de kosten te letten. De dienstverlening moet op peil blijven en waar mogelijk worden verbeterd, maar de kosten moeten daarentegen worden beheerst. Dit proberen wij te bereiken met behulp van ICT-middelen, het slim inrichten van werkprocessen en een toenemend zelfmanagement binnen onze teams. Hier echter de juiste balans tussen vinden is onze grootste uitdaging."

Fusiedoelen
Op de vraag of Mijande Wonen de eerdergenoemde fusiedoelen uit 2010 heeft gehaald, zegt Albert: "Ten dele wel. Na de fusie is gewerkt aan het benutten van gezamenlijke kracht en het gelijksoortig inrichten van werkprocessen. Daardoor heeft Mijande meer kunnen doen voor de bewoners van Noord Twente dan de afzonderlijke corporaties bij elkaar."

"Mede door de ontwikkelingen rond woningcorporaties de laatste jaren is echter het besef ontstaan dat je pas écht slagvaardig en krachtig kunt zijn als je structureel financieel op orde bent, en doelbewust en efficiënt werkt. Daarvoor was nog wel een slag te maken en die hebben wij in 2015 ingezet. De verwachting is dat Mijande medio 2017 helemaal op orde is en de voordelen van de fusie in 2010 dan nog duidelijker zijn."

Visie
Bij de creatie van een ICT-landschap van Mijande Wonen heeft de corporatie inspiratie gehaald uit haar rechtsvoorgangers. "We hebben nieuwe keuzes gemaakt wat betreft het primaire systeem, dus daar zijn wij 'vanaf nul' begonnen. Maar voor de rest hebben we veelal de structuur van de vier fusiepartners overgenomen."

Mijande Wonen wilde daarbij hoofdzakelijk twee dingen bereiken: zo weinig mogelijk ICT-beheer uitvoeren en een integrale aanpak. "Daarbij moesten schaalbaarheid en flexibiliteit worden gewaarborgd. Wij hebben daarbij een Twentse totaalleverancier voor het ICT-beheer en telefonie gekozen, en voor Itris als leverancier van de belangrijkste applicaties. Verder staat bij ons ICT niet centraal, maar innovatie. Dat wordt benaderd vanuit een functionele invalshoek en de 'waarom-vraag'. Het inzetten van innovatieve oplossingen is voor ons essentieel. Hoe dat precies wordt ingericht, laten we over aan specialisten en kan in de loop van tijd dus ook wijzigen. Een visie op ICT is voor ons ondergeschikt aan een visie op dienstverlening en bedrijfsvoering."

Flexibel
De keuze voor Itris werd onlangs opnieuw bevestigd toen bekend werd dat Mijande Wonen haar contract met de leverancier had verlengd. "De verschillende ViewPoint-modulen en de daaraan gekoppelde systemen helpen ons om de werkprocessen te ondersteunen en effectief en efficiënt uit te voeren. Mijande Wonen is een sterke organisatie geworden en kan zich aanpassen aan een veranderende omgeving. Itris is daarbij in staat mee te veranderen, en ViewPoint flexibel in te zetten en daarop te laten aansluiten."

Geografisch gebied
Eén van de punten waar Mijande Wonen rekening mee moest houden bij de inrichting van haar ICT-landschap, was de uitgestrektheid van de nieuwe corporatie. "Wij reiken van Den Ham tot Denekamp, een gebied van zo'n vijftig kilometer. We hebben een kantoor in zowel het westelijke als oostelijke deel, maar willen toch zo dicht mogelijk bij de klant staan en hen en onze medewerkers geen onnodige reistijd bezorgen. Daarom is digitalisering voor ons extra belangrijk, en zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat onze medewerkers overal in het gebied via een 4G-verbinding op tablets tot onze systemen toegang hebben."

Inkrimpen
De corporatie uit Twente heeft daarnaast de afgelopen jaren haar fte in aantal zien afnemen. "Wij willen de huren betaalbaar houden en investeren in een duurzame en prettige leefomgeving," legt Albert uit. "We zagen dat Mijande Wonen duurder was dan we zouden willen, en mede door de extra heffingen van het rijk zou dat een beperking qua investeringsmogelijkheden betekenen. Verder willen we slagvaardig zijn en onze direct betrokken en deskundige medewerkers de kans bieden via korte lijnen met bewoners 'dorpskracht' te ontwikkelen. Daar was een herschikking van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en een inkrimping van de organisatie voor nodig."

Dit heeft volgens Albert uiteindelijk geleid tot innovatie en inzet van moderne ICT-middelen. "Denk bijvoorbeeld aan een nieuw systeem voor woningverdeling, dat veel handmatige stappen automatiseert en woningzoekenden zelf meer laat invullen en beheren. Een ander voorbeeld is de eerdergenoemde inzet van tablets met 4G, waar medewerkers apps op gebruiken die bij inspecties veel handmatig werk vervangen. Zo wordt er efficiënter met hun tijd omgegaan."

Hart voor de zaak
Het inkrimpen van het personeelsbestand betekent dat meer feiten en kennis in systemen moet worden opgeslagen. "Dat betekent dat de aanwezige kennis in mensen relatief minder belangrijk is dan voorheen. Belangrijker is het behouden van een hart voor de zaak."

Albert bedoelt daarmee dat medewerkers van een corporatie nooit mogen vergeten voor wie zij hun werk doen. "Organisaties als Mijande Wonen doen steeds meer elektronisch en doen dat graag en met overtuiging. Maar we moeten nooit vergeten dat er ook mensen zijn die deze ontwikkelingen niet kunnen volgen, en door mensen persoonlijk moeten worden geholpen. Daarom is er een blijvende behoefte aan consulenten en medewerkers die niet alleen de systemen kennen, maar ook hun hart gebruiken."

In de cloud
Voor de toekomst kijkt Mijande Wonen meer naar de cloud. "Wij hebben er onder andere voor gekozen het ICT-beheer en het beheer van ViewPoint buiten de deur te zetten, en over te laten aan specialisten. Binnen Mijande Wonen kunnen wij ons daardoor vooral richten op functionele zaken en het inrichten van de bedrijfsvoering ten dienste van de klant. Wij zijn in staat om aan te geven waarom en hoe wij de dorpskracht kunnen blijven ontwikkelen, en onze gespecialiseerde ICT-partners helpen ons deze te realiseren."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 11 oktober 2016