• Home
• Nieuws

I&A strategie op een placemat

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 14 March 2014

In drie dagdelen je I&A strategie vernieuwen en presenteren op het formaat van een placemat. Kan dat? Bij Havensteder wel. Waarom een nieuwe I&A strategie? En waarom op het formaat van een A3-tje? We vroegen het Rinus Kroon (directeur Financiën en Middelen), Cor Hagendijk, manager ICT en Edwin van Spronsen, programmamanager Lean en Informatiemanagement. ,,Het is een versimpelde weergave van een complexe werkelijkheid’’.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie maart 2014

Het zijn turbulente tijden in de corporatiesector. Deze zijn ook voelbaar voor Havensteder, in 2011 ontstaan uit fusie van Com.wonen en PWS. ,,Momenteel vindt er bij ons een reorganisatie plaats, genaamd Havensteder 2.0. Dit programma voorziet in een afname van ruim 20% van onze personeelsformatie. We moeten hetzelfde met minder mensen doen. Dat betekent anders denken en anders doen’’, zegt Rinus. Cor vult aan: ,,Het huidige digitale tijdperk biedt deze kansen ook’’.

Anders denken, anders doen
Rinus vervolgt: ,,Anders denken en doen vraagt om herijking van je I&A strategie. Onder begeleiding van Olke Jan van der Meer van HC&H Consultants hebben we eind vorig jaar onze I&A strategie vernieuwd. In slechts drie dagdelen hebben we als I&A afdelingen, samen met een dwarsdoorsnede van onze organisatie, een nieuwe I&A strategie gedefinieerd. Van elke directie of afdeling met een link naar I&A hebben we SWOT-analyses gemaakt’’. Edwin somt de dwarsdoorsnede op: ,,manager Staf Wonen, Controller, manager Financiën, manager ICT, programmamanager Lean & Informatiemanagement en manager Bedrijfsbureau. Iedereen heeft zijn inbreng gehad’’.

SWOT-sessies
Op de vraag wat tijdens de SWOT-sessies opviel, zegt Edwin: ,,Verantwoordelijkheid nemen’’. Hij verduidelijkt dat met een voorbeeld: ,,De afdeling Wonen zegt bijvoorbeeld: Wij willen iets maar dat wordt niet door de afdeling ICT geleverd. Terwijl de afdeling ICT zegt: wij willen wel, maar de afdeling Wonen neemt haar verantwoordelijkheid niet’’. Wat het leermoment hiervan is? ,,Dat interne communicatie en het maken van duidelijke afspraken heel belangrijk is’’.

Samenspel
,,Door de nieuwe situatie waarin we zitten, wordt onze organisatie platter en verdwijnen ‘muurtjes’ tussen afdelingen’’, zegt Cor. ,,Tijdens de workshops werd al snel duidelijk dat het hierdoor moeilijk is om medewerkers te plaatsen in het bedrijfsdomein, informatiedomein of technologiedomein. Het 9-vlaks model heeft ons wel geholpen daar helderheid in aan te brengen. Vooral naar de business toe, omdat het duidelijk maakt hoe vraag en aanbod werkt’’.

A3-praatplaat
Hij vervolgt: ,,Vanuit de 5 SWOT-sessies hebben we één Havensteder-brede SWOT-analyse gemaakt, speerpunten benoemd en een planning gemaakt. Geloof het of niet, dat alles is inclusief visie, principes en uitgangspunten op één strategische praatplaat op A3 formaat weergegeven’’. Op de vraag waarom is gekozen voor een A3-plaat, zegt Edwin: ,,Door je te beperken in woorden, kom je dichter bij de kern. Het dwingt je om creatief na te denken en het concreter op te schrijven. Dat sluit ook mooi aan bij ons Lean programma. Bovendien is deze A3-plaat nu ook een gedragen praatstuk binnen het bedrijf, omdat het tot stand is gekomen vanuit een dwarsdoorsnede van het bedrijf. Het is een versimpelde en vereenvoudigde weergave van een complexe werkelijkheid’’.

Speerpunten

De speerpunten van de nieuwe I&A strategie van Havensteder zijn: Digitaal samen, Geïnformeerd, Integraal en Geregeld. ,,Digitaal samen staat voor zaken als ketensamenwerking, klantbedieningsconcept, papierarm werken en het digitaliseren van processen. Daar zetten we vol op in’’, licht Cor toe. Edwin gaat verder: ,,Geïnformeerd betekent onder andere dat onze basisadministratie op orde moet zijn, inclusief het sterk vereenvoudigen ervan. Een voorbeeld is het standaardiseren van rapportages en het opslaan van documenten’’. Cor vult aan: ,,Iedereen heeft tegenwoordig Dropbox of een persoonlijke schijf. Dat moet echt anders’’.,,Onder speerpunt Integraal verstaan we de wens om één integraal basissysteem te hebben. We willen het aantal koppelingen drastisch terugbrengen. De vervanging van ons primair systeem is binnen dit speerpunt het belangrijkste onderdeel’’, zegt Edwin.

Geregeld
,,Het speerpunt Geregeld staat voor het borgen van beheer- en kennisdeling’’, verduidelijkt Rinus. ,,Dat begint met het beleggen van duidelijke verantwoordelijkheden. Het is soms onduidelijk wat de rol van ICT is. Is dat leveren wat de business vraagt of hebben we ook nog andere verantwoordelijkheden?’’ Rinus licht zijn retorische vraag zelf toe. ,,We hebben andere verantwoordelijkheden. Wensen voor vernieuwing begint vaak bij de business. Op het moment dat duidelijk is dat een vernieuwingswens I&A raakt, dan worden er specialisten van deze afdeling bij betrokken. Dan kun je samen aan de oplossing werken. Maar soms worden wensen vanuit de business ook gebracht als een voldongen feit in plaats van een probleemstelling. Dat moet anders. We moeten innovatie dus veel meer samen organiseren’’.

Samen organiseren
Dat samen organiseren is om meerdere redenen best uitdagend. Rinus: ,,Door de reorganisatie worden verantwoordelijkheden verschoven. Afdelingen verdwijnen, waardoor de verantwoordelijkheden steeds meer van centraal niveau naar de business worden verlegd’’. Edwin knikt en zegt: ,,In die dynamiek moeten we de processen en verantwoordelijkheden weer helder krijgen. Ook de tijd ‘u vraagt wij draaien’ is vervlogen. We gaan meer toe naar best practise oplossingen en standaardisatie’’.

Standaardisering
Een van de keuzes binnen het speerpunt Integraal is kiezen voor standaardisering. ,,Door bottom-up vanuit de processen te kijken waar we meer digitaal kunnen werken of basisinformatie kunnen verbeteren willen we enerzijds quick wins realiseren voor ons huidige systeem. Anderzijds completeren we op deze manier gestructureerd onze wensenlijst voor een nieuw ERP-systeem. We willen toe naar een integraal applicatielandschap, meer dan dat nu het geval is, aangevuld met functionele wensen. Nog dit jaar willen we die keuze maken’’, zegt Rinus.

Applicatielandschap
De business is intensief betrokken geweest bij de totstandkoming van de I&A strategie. ,,Waar we de business niet bij betrekken is de visie op het applicatielandschap’’, merkt Rinus op. ,,I&A bepaalt waar ons nieuwe ERP systeem aan moet voldoen qua techniek en komt op die wijze tot een shortlist. Die lijst matchen we met het programma van -functionele - eisen die uit de werkgroepenkomt. Dan blijven er misschien 1 of 2 leveranciers over. Dan zou je op basis van prijs/kwaliteit een keuze kunnen maken waarbij je een deel van de business betrekt. Uiteindelijk heb je wel draagvlak nodig’’.

Bron: CorporatieGids Magazine

Klik hier om de digitale versie van CorporatieGids 2013 te bekijken.