Hoe ga je veilig en bewust aan de slag met Copilot Agents?

Een agent moet het werk van mensen makkelijker maken, maar nooit zomaar alles mogen. Veilig werken met agents gaat daarom niet alleen over techniek. Het gaat ook over heldere werkafspraken, eigenaarschap en mensen die weten wat ze doen. In deze blog lees je welk fundament je minimaal nodig hebt.

Waarom vraagt een agent om extra aandacht voor veiligheid?

Een agent werkt met de informatie waar hij toegang toe krijgt. In Microsoft 365 kan een agent de bestaande rechten van de gebruiker volgen. Dat klinkt geruststellend, maar er zit een addertje onder het gras. Een agent maakt informatie veel makkelijker vindbaar. Te ruim gedeelde mappen, verouderde documenten of gevoelige bestanden zonder label worden daardoor sneller zichtbaar waardoor het risico op ongewenste toegang groter wordt.

Een voorbeeld: een agent die vragen over projecten beantwoordt, kan zomaar informatie tonen uit een map met personeelsgegevens die ooit te breed is gedeeld. De agent doet niets verkeerd. Hij laat alleen zien wat er al mis was. Daarom begint veilig werken met agents bij het controleren en aanpassen van toegangsrechten.

Daarnaast kunnen agents steeds vaker acties uitvoeren, zoals een formulier invullen, een bericht versturen of een workflow starten. Hoe meer een agent mag, hoe belangrijker het is om vooraf te bepalen waar zijn grenzen liggen en waar een mens moet meekijken.

Welk fundament heb je minimaal nodig?
Je hoeft niet alles perfect geregeld te hebben voordat je start. Wel is er een minimale basis nodig. Gebruik deze checklist als vertrekpunt:

• Er zijn werkafspraken over wanneer je AI wel en niet gebruikt, en wanneer je een agent bouwt.
• Toegangsrechten op sites, teams en mappen zijn gecontroleerd en te ruim gedeelde informatie is opgeschoond.
• Gevoelige informatie is herkenbaar gemaakt met labels en beschermd met beleid.
• Het is duidelijk wie agents mag bouwen, delen en publiceren.
• Elke agent heeft een zakelijke eigenaar en een technisch aanspreekpunt.
• Er is een overzicht van welke agents er zijn en waarvoor ze worden gebruikt.
• Medewerkers hebben een basisniveau van AI-geletterdheid.

Wat doet Microsoft Purview hierbij?
Microsoft Purview helpt om informatie te classificeren en te beschermen. Met gevoeligheidslabels geef je aan hoe vertrouwelijk een document is. Met beleid voor gegevensbescherming help je voorkomen dat gevoelige informatie op de verkeerde plek terechtkomt. Copilot en agents houden rekening met die labels en dat beleid. Zo zorg je dat de informatie zelf goed beschermd is, in plaats van alleen in de agent.

Wat heeft AI-geletterdheid met veiligheid te maken?
Techniek alleen maakt een agent niet veilig. Mensen moeten ook begrijpen hoe AI werkt, wat de kansen zijn en waar de risico’s liggen. Wie weet dat een agent zich kan vergissen, controleert belangrijke uitkomsten. Wie weet welke informatie gevoelig is, deelt die niet zomaar.

Dat is bovendien een verplichting. De Europese AI Act vraagt van organisaties die AI inzetten dat hun medewerkers voldoende AI-geletterd zijn. Denk aan basiskennis over hoe AI tot een antwoord komt, bewust omgaan met gegevens en weten wanneer menselijk oordeel nodig is. Bewust gebruik betekent ook beseffen dat elke vraag aan AI-rekenkracht en energie kost. Zet AI dus in waar het echt iets toevoegt.

Besteed daarom bij de introductie van elke agent aandacht aan AI-geletterdheid: bij de lancering, in de instructies van de agent en in de communicatie naar gebruikers.

Hoe geef je een agent duidelijke grenzen?
Een goede agent begint met goede instructies. In onze Agent in a Day-workshop werken we met een vaste set vragen die je voor elke agent beantwoordt:

• Wie ben je en voor wie werk je?
• Wat moet je bereiken?
• Welke bronnen zijn leidend?
• Hoe ga je om met onzekerheid, privacy en uitzonderingen?
• Hoe moet het antwoord eruitzien?
• Wat mag absoluut niet?

Bepaal daarnaast welke acties de agent zelfstandig mag uitvoeren en waar menselijke goedkeuring nodig is. Test veelvoorkomende vragen, maar ook lastige, onduidelijke en ongewenste vragen. En maak voor gebruikers zichtbaar dat ze belangrijke uitkomsten altijd zelf controleren.

Waarom is eigenaarschap een veiligheidsmaatregel?
Elke agent heeft een zakelijke eigenaar nodig die doel, gebruik en waarde bewaakt. Daarnaast is iemand verantwoordelijk voor de technische kant: inrichting, toegang, wijzigingen en storingen. Zonder deze rollen veroudert een agent ongemerkt, of blijft hij bestaan terwijl niemand hem nog nodig heeft. Een agent zonder eigenaar is een risico, hoe goed hij ooit ook is gebouwd. Leg die rollen daarom vast in het centrale overzicht van agents, zodat altijd duidelijk is wie je aanspreekt.

Hoe blijft een agent bruikbaar na de livegang?
Een agent is nooit voorgoed af. Bronnen veranderen, gebruikers stellen nieuwe vragen en koppelingen worden aangepast. Volg daarom het gebruik, de kwaliteit van de antwoorden, fouten en kosten. Bespreek afwijkingen en verbeterpunten periodiek met de eigenaar. Soms is verbeteren de juiste stap. Soms is stoppen verstandiger.

Let ook op de balans. Te weinig controle geeft risico. Te veel drempels zorgen ervoor dat mensen om de oplossing heen werken, bijvoorbeeld met AI-tools die de organisatie niet beheert. Ontwerp de spelregels daarom samen met gebruikers, security, privacy, beheer en de proceseigenaar. Dan ontstaan grenzen die begrijpelijk zijn en in de praktijk werken.

Conclusie
Veilig en bewust werken met Copilot Agents begint niet bij de agent, maar bij het fundament eronder: opgeruimde rechten, gelabelde informatie, duidelijke werkafspraken en mensen die weten wat ze doen. Met heldere instructies, eigenaarschap en blijvende aandacht na de livegang voorkom je dat een agent een risico wordt. Veiligheid en gebruiksgemak zijn daarbij geen tegenpolen. Goed ingerichte grenzen zorgen er juist voor dat mensen de agent durven te vertrouwen.

Wil je weten of jouw organisatie klaar is voor agents? e-office helpt je het fundament veilig in te richten en agents verantwoord in gebruik te nemen. Neem contact op voor meer informatie

Bron: e-office, Foto: e-office