• Home
• Nieuws

Het Gooi en Omstreken gaat van buiten naar binnen

Met de helft van je mensen, betere prestaties leveren en dit met dezelfde middelen? Afdeling Wonen van Woningcorporatie Het Gooi en Omstreken doet het! We spreken met Walter Roest, verhuurmakelaar bij de Gooische corporatie, over de nieuwe manier van werken en de hernieuwde kennismaking met MPM (Mutatie Procedure Module).

Alles-in-één-functie
Walter Roest: “We zijn twee jaar geleden begonnen met een reorganisatie en hierbij zijn we na gaan denken hoe we efficiënter kunnen werken. We hebben ervoor gekozen om alles-in-één-functies te creëren. Was het mutatieproces voorheen in stukken opgeknipt en werd het door meerdere personen gedaan, nu doet één persoon het hele proces; van opname met de vertrekkende bewoner, het opknappen of renoveren van de woning tot de advertentie en de oplevering aan de nieuwe huurder. Alleen de extreme woningen, waarbij alles na een mutatie moet worden gerenoveerd, worden door meerdere personen opgepakt. In de praktijk blijkt dit veel beter te werken”.

MPM
“Tijdens de reorganisatie ben ik mij persoonlijk ook gaan bemoeien met de automatisering van het proces. Omdat ik voorheen in de buitendienst zat, had ik met slechts een klein deel van de automatisering te maken. Nu kreeg ik te maken met het hele mutatieproces. Ik kwam er achter dat de oplossing die wij gebruikten, MPM, er 10 jaar geleden is neergezet maar dat er daarna nooit meer iets mee is gebeurd behalve dat er als gevolg van verandering van procedures steeds omslachtiger mee werd gewerkt. Zo duurde het uitprinten van een huurcontract een kwartier en werden er diverse documenten aan gemaakt waar we niets (meer) mee deden of anders mee om gingen. Ik ging er mee aan de slag en dacht: ‘Zo ga ik er niet mee werken’. Ik ben een buitenmens en computerfanaat. Bij mij moet het wel direct werken”.

Module op zich prima
Voordeel van de reorganisatie was dat we niet meer vast hingen aan het oude. We zijn vanaf nul begonnen. Wij hebben de hulp van een NCCW-consultant gevraagd en hebben als uitgangspunt genomen dat MPM alles moet kunnen wat wij willen. En het gekke is: dat kan ook gewoon. De module op zich werkt prima. We zijn er alleen nu op een andere manier mee gaan werken en we zijn ook van de nieuwe mogelijkheden gebruik gaan maken. De module was altijd zo ingericht dat verschillende personen, verschillende onderdelen in het proces oppakten maar met de nieuwe organisatie handelt één persoon het hele proces af. Dan is dus het voordeel, dat je heel eenvoudig in één proces met meerdere personen verschillende opeenvolgende taken kunt afhandelen, een nadeel geworden. Ook onze nieuwe wijze van werken kan binnen MPM worden opgelost. We slaan nu ook hele stukken over en hebben voorheen losstaande onderdelen gekoppeld. We hebben nu denk ik een huurcontract waar veel corporaties jaloers op zijn. Met één druk op de knop rolt deze er uit en we hoeven niets meer te wijzigen of aan te vullen. Dit geldt ook voor zaken als SEPA machtiging, warmtewet, woonvergunningen, complexafhankelijke en zelfs VHE-afhankelijke documenten. Zelfs checken of alles wel (goed) is aangemaakt hoeft niet meer omdat we daar van te voren goed over hebben nagedacht. Het kost ons allemaal nu veel minder tijd”.

Meer met minder
“Naast het anders inrichten van MPM hebben we een eigen opnametool ontwikkeld. Deze tool maakt gebruik van gegevens die in MPM en dus BIS NOA staan. We zijn hiermee begonnen met het idee om een woning met een Ipad in 1 keer helemaal goed op te nemen zodat we maar 1 keer naar de woning toe hoeven. Het mooie is, je hoeft nu in de woning niet meer heel erg na te denken. Veel zaken worden automatisch gegenereerd. We hebben goed nagedacht hoe we zaken kunnen instellen zodat we zo weinig mogelijk nog hoeven te doen. Het team waar we nu mee werken is gehalveerd maar we leveren beter werk. De meeste woningen kennen geen leegstand en worden direct verhuurd. Het loopt zelfs zo gesmeerd dat ik tijd heb om naar andere procedures te kijken. Zo gaan we ook met KIS (Klant Informatie Systeem van BIS NOA) aan de slag om daar ook een optimalisatieslag te maken. Je moet jezelf soms de tijd gunnen om goed naar processen te kijken. Het betaalt zich later dan zeker terug. Het is helemaal niet erg om eens helemaal opnieuw te beginnen. En daarbij is mijn advies: kijk naar automatisering hoe het werkt voor jou in plaats van andersom”.

Bron: NCCW