• Home
• Nieuws

Havensteder benut denkkracht van de markt

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 3 July 2015

Gebruikerskant bepalend voor succes Document Management Systeem

Herkent u dit?

Enige tijd geleden heeft u een nieuw DMS aangeschaft, maar na verloop van tijd komen er steeds meer klachten vanuit de eigen organisatie over het systeem;

Organisatiebreed gaat er veel tijd verloren aan het zoeken naar documenten;

Er is sprake van vermiste, verouderde of een on juiste versie van documenten;

Van documenten in uw DMS is niet duidelijk wie ervoor verantwoordelijk is;

Daardoor schuiven ze van bakje naar bakje, zonder dat ze worden afgehandeld;

Facturen en herinneringen worden niet met elkaar in verband gebracht omdat ze bij verschillende personen in behandeling zijn. Gevolg: klagende leveranciers en aanmaningen;

Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het DMS;

Informatie benodigd voor de afhandeling van een document (o.a. factuur en offerte) is versnipperd aanwezig.

Document Management Systeem (DMS)
Om er aan de achterkant van het proces voor te zorgen dat u documenten altijd goed kunt terugvin- den, moet de voorkant van het proces goed worden georganiseerd. Vaak wordt bij de implementatie

van een DMS met name aandacht besteed aan de ‘techniek-kant’: welke documentsoorten hebben we? Welke indexeringskenmerken hanteren we?

Dit is het primaire domein van de DMS-leveranciers. Een kant die vaak minder aandacht krijgt is de ge- bruikerskant. Welke spelregels spreken we af om het systeem ook in de toekomst beheersbaar en func- tioneel te houden? Hoe zijn verantwoordelijkheden belegd? Dit gaat niet om functionaliteit en inrichting en ligt daardoor meer buiten de focus van een DMS- leverancier. Toch is dit een cruciale succesfactor voor een goed werkend en beheersbaar DMS. Daarom is het noodzakelijk hier van tevoren goed over na te denken en duidelijke afspraken over te maken.

Hoe goed het DMS ook is, als de gebruikerskant niet goed geregeld is, is het een kwestie van tijd voordat er klachten over het DMS komen.

Dit kunt u voorkomen door voor en bij de implemen- tatie van een DMS keuzes en afspraken te maken over de gebruikerskant. Daarbij valt te denken aan:

• Welke documenten komen wel of niet in het DMS?

• Welke verantwoordelijkheden onderkennen we en aan wie zijn die toebedeeld? Zowel in termen van stromen (o.a. facturen en offertes) als in termen van onderwerpen (o.a. versiebeheer).

• Hoe bepaal je bij een document aan wie dit document wordt toegekend?

• Hoe beheersen we de doorstroom van documenten in een DMS? Welke afspraken maak je over waarneming in geval van afwezigheid?

En dan bedoelen we niet de technische beheersing want die is meestal wel geregeld.

Een DMS is geweldig, mits..

Als u ook de organisatorische randvoorwaarden goed heeft ingevuld, dan is een DMS geweldig.

• Documenten zijn makkelijk en snel terug te vinden

• Het is inzichtelijk waar documenten zich in de organisatie bevinden

• Afhandeltijden zijn in beeld en bestuurbaar

• De juiste versie van het document is herkenbaar en beschikbaar

Met meer aandacht voor mensen en hun gedrag wordt het project een dikke 8
Bij de implementatie van een DMS-systeem is de ba- lans techniek – mens niet in evenwicht. De techniek heeft de overhand. Er is aandacht voor de gebrui- kersopleiding en dat is prima. Als er meer aandacht wordt besteed aan veranderingen voor mens en organisatie dan gaat de kwaliteit van het gebruik met sprongen omhoog.

Auteur: Rob Vervoort is management consultant bij AvW2

Duidelijke keuzes maken waarvoor je verantwoordelijk wilt zijn en ruimte geven aan de markt. Dat is in een notendop de nieuwe marktbenaderingsvisie van Havensteder. Een gesprek met Henk Hartman, teamleider inkoop, en Linda Peters adviseur Programma & Innovatie, over de netwerkbenadering van de Rotterdamse woningcorporatie.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie juni 2015

Niet alles zelf willen doen, maar samenwerken en waar nodig expertise inkopen. De trend die zich de laatste jaren in corporatieland voordoet is bij Havensteder al langer gemeengoed. ‘’Ons inkoopteam is wat formatie betreft best fors opgetuigd’’, zegt Henk Hartman. ‘’Bij kleinere woningcorporaties hebben ze vaak wel contractbeheer, maar daarmee houdt het vaak op. Daar koopt de vastgoedmanager of projectleider vaak zelf in. Bij ons is dat niet aan de orde: wij kopen alles in. Uiteraard maken we wel gebruik van de inhoudelijke kennis van onze medewerkers. Wij helpen ze bij het opstellen van de juiste vragen voor de markt.’’ Inkoopteam Zodra binnen Havensteder iets moet worden ingekocht met een waarde van boven de 150.000 euro, moet het inkoopteam worden betrokken. ‘’Voor alle aankopen onder het drempelbedrag moedigen wij onze collega’s aan om van onze expertise gebruik te maken’’, licht Henk toe.

Markt
Op de vraag hoe de organisatie met gecentraliseerde inkoop omgaat, zegt Henk: ‘’Onze inkoopafdeling bestaat net één jaar. We zijn het eigenlijk nog plaats aan het geven in de organisatie. Iedereen deed het voorheen altijd op zijn of haar goede manier. Het grote verschil met vroeger is dat we nu veel meer gebruikmaken van de kennis die in de markt aanwezig is. We gaan niet eerst zelf alle kennis vergaren en in huis halen, maar stellen randvoorwaarden op en laten de markt met oplossingen komen. Daarnaast profiteren we met centrale inkoop veel meer van ons volume.’’

Ketensamenwerking
Linda Peters is adviseur Programma & Innovatie en adviseert het management, de directie en de projectleiders Vastgoed onder andere op het gebied van ketensamenwerking. Samen met Henk is ze intensief betrokken bij de nieuwe marktbenaderingsvisie van Havensteder. ‘’We zijn vanuit diezelfde gedachte eigenlijk acht jaar geleden begonnen met ketensamenwerking, met het idee om de schotjes tussen ketens weg te halen’’, licht Linda toe. Ze vervolgt: ‘’Ketensamenwerking is nu volop in doorontwikkeling. Samenwerkingsverbanden zijn gegroeid en het is allang niet meer zo dat we alleen met hoofdaannemers praten. We zitten ook met de specialisten, zoals afbouwers, installateurs en schilders aan tafel. Projectongebonden samenwerken vereist wel dat je voelsprieten uitstaan en dat je actief op zoek gaat naar kennis en innovatie, zoals de Stroomversnelling en BIM. We noemen dat marktconsultatie: je bereidt je goed voor om vervolgens met de juiste vragen de markt op te gaan.’’

Specialist
‘’Als woningcorporatie hoef je niet zélf de specialist te zijn. Maak je gespecialiseerde partners je adviseurs’’, adviseert Linda. De adviseur Programma & Innovatie geeft direct een voorbeeld: ‘’Wij hebben geen eigen brandveiligheidspecialisten in huis maar vergaren onze kennis op dat vakgebied door het consulteren van specialisten in de markt. Daarmee benutten we zoveel mogelijk de innovatiekracht van de markt. Dat geeft je vervolgens intern de ruimte om de beschikbare capaciteit anders in te zetten.’’

Denkkracht
Op de vraag of het van buiten halen van kennis de corporatie inhoudelijk uitholt en kwetsbaar maakt, antwoordt Henk: ‘’Daar moet je voor uitkijken en dat ligt eraan hoe je het inricht. Het benutten van de denkkracht van de markt betekent per definitie niet dat je zelf helemaal geen kennis meer hebt. Je moet als opdrachtgever altijd blijven snappen wat er gebeurt. Het is vooral de rol die verandert: niet langer zeggen hoe het moet, maar de denkkracht van de markt gebruiken binnen kaders van prestatieafspraken die je hebt vastgelegd. Dus vragen in plaats van opleggen. Daarvoor is het functioneel specificeren van je vraag essentieel. Wat de beste vragen zijn? Dat zijn vragen die niet voorschrijven hoe iets gedaan of gemaakt moet worden, maar wat het resultaat ervan moet zijn.”

EMVI
Hij vervolgt: ‘’Wat we veel toepassen is EMVI: we kiezen voor de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dat is dus niet per definitie de laagste prijs. Wat nu goedkoop is kan namelijk later duur blijken. Ik ben er wel heilig van overtuigd dat deze methode leidt tot de hoogste kwaliteit. Op lange termijn is dát namelijk van invloed op onze lasten.’’

Adviesbureau
Misschien wel uniek in de corporatiesector is dat Havensteder de keuze voor een adviesbureau voor de selectie van een nieuw primair ICTsysteem ook via aanbesteding heeft laten plaatsvinden. Henk legt uit: ‘’Dat het uniek is in de corporatiesector, verbaast me. Het is van behoorlijke waarde en moet daarom goed passen.’’ ‘’De aanbesteding bestond uit een schriftelijk deel en een presentatie door de beoogde adviseur’’, licht Henk toe. ‘’Ons doel daarmee was tweeledig. Enerzijds hebben wij door marktconsultatie van acht bureaus (de bekende namen uit de sector en ‘grote’ landelijke namen die minder in de corporatiesector doen) veel kennis vergaard over de visie van adviesbureaus op de corporatiesector in relatie tot primaire systemen. Anderzijds heeft het ons geholpen om het adviesbureau te kiezen dat het beste past bij Havensteder.’’ De keuze viel op adviesbureau Andersom. ‘’Je zoekt uiteindelijk een bureau dat het speelveld snapt en dat in relatie weet te brengen met het ICT-landschap.’’

ICT-leverancier
Op de vraag of marktconsultatie niet afdoende is om vervolgens zélf de ICT-partner te kiezen, zegt Henk: ‘’We gaan de denkkracht van de ICT-leverancier straks absoluut benutten. Het ICT-landschap is echter zo in beweging dat we daar echt een adviseur bij nodig hadden. Maar let wel: de adviseur neemt het inkoopproces niet over. Ze helpen ons aan de voorkant bij het stellen van de juiste vragen. De adviseur beoordeelt niet mee over de ingediende stukken van de ICT-leveranciers.’’

Marktconsultatie‘’Het voordeel van centrale inkoop en marktconsultatie is dat je breder in de markt voelt wat er te koop is’’, vervolgt Henk. ‘’Uiteindelijk blijft elk inkooptraject maatwerk, maar de manier van denken – hoe krijg ik een goede prijskwaliteitverhouding – is wel te generaliseren.’’ Zelf werken de inkopers ook met een ICT-systeem, waarmee indicatoren op kwaliteit en prijs worden gewogen. ‘’Goed inkopen valt of staat uiteindelijk met het stellen van de juiste vraag aan de markt. ‘Wat willen we’ is echt aan de organisatie. Dat geldt voor bouwprojecten, maar ook voor koffiautomaten, adviesbureaus en ICT-systemen.’’

Vijf K’s
Op de vraag wat woningcorporaties van het inkoopbeleid van Havensteder kunnen leren, zegt Henk: ‘’Ik vat dat vaak samen met de vijf K’s waarom we het doen. De eerste K staat voor klanttevredenheid, de tweede voor hogere kwaliteit, de derde voor lagere kosten de voorlaatste voor ketensamenwerking. De laatste K - eigenlijk een C, maar dezelfde klank - staat voor control. We hebben het ultimum echt nog niet bereikt, maar als lerende organisatie bewandelen we deze weg om optimaal in control te zijn.’’ Linda vult aan: ‘’In de acht jaar dat we nu met ketensamenwerking bezig zijn hebben we geleerd dat je invloed hebt op wat je partners kunnen doen. Namelijk door het stellen van vragen. Je kunt wachten op de innovatie of dat mogelijk maken door prestatiegericht uitvragen.’’

Netwerkorganisatie
Op de slotvraag of Henk en zijn inkoopteam zichzelf terugverdienen, zegt Henk: ‘’Daar ga ik geen ja op zeggen. Er rust een smet op inkopers dat ze zichzelf moeten terugverdienen. Onze manier van inkopen moet echter op lange termijn een verbetering van de kwaliteit opleveren, waardoor we uiteindelijk kosten besparen.’’ Over de toekomst zegt Linda: ‘’Wij worden meer en meer een netwerkorganisatie die voor de lange termijn relaties aangaat. Als woningcorporatie alleen kun je het niet, dus dat vraagt duidelijke keuzes maken waar je voor staat en daarnaast de ruimte geven aan de markt.’

Bron: CorporatieGids Magazine