• Home
• Nieuws

Havensteder: Automatiseren en standaardiseren informatievoorziening geen klein bier

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 5 October 2017

Havensteder loopt voorop in het standaardiseren en automatiseren van haar informatievoorziening. Rinus Kroon, directeur Financiën en Middelen, en Martijn Verhaaf, adviseur Continu Verbeteren, vertellen wat hun beweegt. Een gesprek over winkelmandjes, bierkratten en de opmars van branchestandaarden.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie SBI september 2017

Martijn is projectleider van het project met als doel de informatievoorziening van Havensteder verregaand te standaardiseren en automatiseren. “Het uiteindelijke doel is om met een druk op de knop stuur- en verantwoordingsinformatie beschikbaar te stellen. Nu zijn we nog te vaak tot vijf voor twaalf bezig met verzamelen van gegevens. Door het informatievoorzieningsproces te automatiseren houden we meer tijd over voor kwalitatieve analyse.”

Kratje bier
Om dat te bereiken wil Havensteder haar informatievoorziening zoveel als mogelijk laten aansluiten op branchestandaarden (zie kader). Ze wordt daarin sinds 2016 bijgestaan door sector intelligencebedrijf SKARP. “Hun visie op informatievoorziening, de technische infrastructuur en het daarbij gebruikmaken van branchestandaarden sluit precies aan bij wat we willen,” aldus Martijn.

Martijn licht de visie op geheel eigen wijze toe aan de hand van een lege winkelmand en een kratje bier. “Wanneer je een flesje bier uit de krat pakt, ga je er vanuit dat het ook bier is. Op het etiket lees je dat er water, gerst en hop in zit. Of dat ook echt zo is en in welke mate weet je niet, want het bier is al een eindproduct. In de SKARP-filosofie vul je een lege winkelmand met alle mogelijke ingrediënten. Met het juiste en onbetwiste recept van ‘bier’ haal je rechtstreeks alle benodigde ingrediënten uit de winkelmand. Een zuiverder biertje, gebrouwen op basis van exact herleidbare ingrediënten kun je je niet wensen.”

Datawarehouse
Het metaforische kratje bier staat volgens Martijn in de wereld van informatievoorziening symbool voor een datawarehouse. “Data zitten dan opgesloten in een relationeel model waaraan de leverancier intelligentie heeft toegevoegd. Daardoor ben je niet meer flexibel in het uitvragen van de oorspronkelijke brongegevens. Corporaties hebben die gewenste flexibiliteit wel wanneer ze de bij el kaar gebrachte oerdata volgens sectorstandaarden en standaarddefinities uitvragen. Bovendien geeft het je de vrijheid om meer bronnen met onbewerkte data toe te voegen. Datamanagement is dus belangrijker dan de DWH-oplossing zelf. Je geeft er betekenis mee aan data en dat leidt tot een eindproduct in zijn zuiverste vorm.”

Gemak en flexibiliteit
Gebruikmaken van standaarden levert ook gemak en flexibiliteit op in het samenstellen en analyseren van verantwoordingsdata, zegt Rinus en licht toe: “De toezichthouder verplicht ons om de dPi- en dVi-gegevens op een bepaalde datum aan te leveren. Omdat we de standaarddefinities voor dPi en dVi gebruiken, wordt het voor ons een kwestie van de spreekwoordelijke druk op de knop om de gewenste data system to system aan te leveren, op elk gewenst moment of over elke gewenste periode. Daarbij gaat het ons vooral om de betekenis van gegevens en in mindere mate hoe mooi het wordt gepresenteerd. Wat zégt een mooi plaatje over mutatiegraad of huursombenadering nou eigenlijk wanneer je niet weet wat de
betekenis ervan is?”

SKARP-platform
Rinus vervolgt: “Goede interpretaties stellen we beschikbaar aan het SKARP-platform, dat is ingericht volgens de uitgangspunten van CORA en VERA. Hier zijn ook de dVi en dPi definities van Corpodata beschikbaar. Het platform is vrij toegankelijk is voor alle corporaties. Corporaties die erop aansluiten kunnen dus hun voordeel doen met kennis die andere corporaties beschikbaar stellen. Dit bevordert de sector intelligentie en snelheid waarmee standaarden kunnen worden omarmd.”

Referentie grootboekschema
De toezichthouders en Aedes werken aan een plan waarin binnen vijf jaar alle corporaties de technische mogelijkheden hebben om vanuit de bedrijfsadministratie ‘system-to-system’ digitaal sturings- en verantwoordingsinformatie, zoals de jaarrekening, dPi en dVi aan te leveren. Om dat te bereiken is er onder andere e?e?n verticaal toezicht model nodig, e?e?n referentie grootboekschema, eenduidige definities en ICT-systemen die compliant zijn aan sectorstandaarden.

Rinus is een groot voorstander van één referentie grootboekschema voor woningcorporaties. “Om goed invulling te kunnen geven aan SBR ontkom je er feitelijk niet aan. Op initiatief van en samen met SKARP hebben we een eerste versie van een corporatie RGS ontwikkeld. SKARP heeft deze ook ingebracht bij Aedes. De categoriale indeling van de winst- en verliesrekening voor ons RGS hebben we al, de functionele indeling bijna. Het RGS-klaar maken van je grootboek vraagt vooral flexibiliteit van de leveranciers in de sector, die vaak een grootboek naar eigen idealen hebben ingericht. Als je als corporatie standaarden als uitgangspunt neemt, dwing je af dat leveranciers dat gaan faciliteren. Onze ERP-leverancier omarmt in ieder geval het referentie grootboekschema volledig.”

Druk op de knop
Hij vervolgt: “Onze ambitie is om in 2018 alle verantwoordingsdata al zoveel als mogelijk geautomatiseerd aan te leveren. De tertiaalrapportage doen we al op basis van ons nieuwe RGS. We hebben er de tijd voor genomen om het grootboek binnen ons ERP-systeem Dynamics Empire samen met consultants van cegeka-dsa en SKARP opnieuw in te richten. Als de functionele indeling straks klaar is sluit ons grootboekschema naadloos aan op SBR en kunnen we de jaarrekening volledig met een druk op de knop genereren. Ongetwijfeld lopen we gedurende het jaar en bij jaarrekening 2017 straks nog wel tegen dingen aan die nog niet helemaal kloppen. Dat is niet erg, de inrichting verbeteren we continu.”

Techniek niet spannend
“Het combineren van data en business rules willen we niet alleen voor dPi, dVi en onze jaarrekening toepassen. Uiteindelijk willen we elke organisatievraag op deze manier beantwoorden,” licht Rinus de ambitie toe. Martijn knikt en vult aan: “Voorwaarde daarvoor is dat data goed wordt vastgelegd in onze systemen. De techniek is niet zo spannend, maar hoe je de informatievraag benadert is dat wel. Welke ingrediënten en recept hebben we nodig om de informatievraag te kunnen beantwoorden?’’

Analyseren versus verzamelen
“Nu we met standaarden rechtstreeks de onderliggende databronnen uitvragen, hebben we direct het gewenste informatieproduct. Informatievoorziening is nu beheersbaar, behapbaar en volledig transparant. Business- en concerncontrollers bepalen prioriteit en inhoud. Dat toont al aan dat informatievoorziening geen ICT- maar een business-aangelegenheid is. We besteden nu veel minder tijd aan het verzamelen van data en hebben we meer tijd voor analyse. Bovendien kunnen we de kwaliteit van de indicatoren beter beoordelen, omdat we weten uit welke ingrediënten het bestaat. Dat leidt indirect ook tot verbetering van de datakwaliteit. Blijkt een eindproduct niet goed, dan verbeteren we het ingrediënt in plaats van het eindproduct of het recept aan te passen. Datakwaliteit gaan we in de toekomst ook geautomatiseerd controleren. Hoe meer je werkt met standaarden, hoe minder checks er nodig zijn.”

Einddoel
Rinus adviseert corporaties die werk willen maken van standaarden en geautomatiseerde informatievoorziening, zich te verdiepen in VERA. “Wees niet bang om je informatievoorziening opnieuw te bedenken. Formuleer deze vanuit het gewenste eindproduct in plaats van wat lijstwerk je kan opleveren. Houd bij elke stap die je zet het einddoel voor ogen: het system-to-system aanleveren van sturings- en verantwoordingsinformatie aan de toezichthouders en interne besluitvorming- en sturing op basis van feiten in een transparante context, in plaats van op onderbuik gevoel.”

Definities:
CORA: Corporatie referentiearchitectuur. De CORA referentiemodellen helpen om standaarden in de sector te faciliteren.
VERA: Gegevensuitwisseling op basis van standaarden (VERA stekker).
RGS: Referentie grootboekschema: Labeling van je grootboekrekening met RGS codes om eenvoudiger aan te sluiten op SBR.
SBR/XBRL: Op een eenduidige wijze uitwisselen van informatie, waarbij rapportage van deze informatie centraal staat. Schept een begrippenkader waardoor het digitaal uitwisselen en betekenis geven aan de inhoud van XBRL bestanden mogelijk is.
Taxonomie: Bevat de gegevens over gegevens (metagegevens) en vormt de centrale component van SBR/XBRL.
Gegevensdefinities: De taxonomie beschrijft welke informatie moet worden gerapporteerd en wat deze betekent. Om aan deze informatie te komen moeten er allerlei gegevens uit databronnen worden verzameld, gefilterd en berekend alvorens deze kunnen worden gerapporteerd. Dit wordt beschreven en vastgelegd in gegevensdefinities. Voor de sector woningcorporaties heeft ILT/Aw deze vastgelegd volgens een in VERA beschreven methodiek. https://definities.corpodata.nl

Bron: CorporatieGids Magazine