• Home
• Nieuws

Harrie Koomen (Kennemer Wonen): Samen werkt, ook bij I&A

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 16 August 2023

Corporaties hebben te maken met steeds snellere technologische ontwikkelingen en een toekomst die lastig te voorspellen is. Dat geldt zeker voor het terrein van Informatisering en Automatisering waar de ontwikkelingen van snel naar sneller gaan. Hoe gaat Kennemer Wonen daarmee om? Welke wensen en ambities heeft Kennemer Wonen voor een toekomstbestendige I&A? En wat betekent het eigenlijk voor de medewerkers, huurders en de systemen? CorporatieGids Magazine ging hierover in gesprek met Harrie Koomen, manager Bedrijfsvoering bij Kennemer Wonen.

“Als het verleden ons iets geleerd heeft, is het wel dat de toekomst lastig te voorspellen is,” begint Harrie het gesprek. “Toekomstsbestendige I&A gaat voor Kennemer Wonen om het kunnen inspelen op veranderingen. Op de meeste veranderingen hebben we gelukkig zelf de regie, maar soms zijn veranderingen verplicht vanwege aangepaste wetgeving of in meer of mindere mate verplicht door vernieuwingen die technologiepartners hebben aangebracht. Daarvoor is kennis nodig van innovaties, techniek en de werkzaamheden en processen in onze branche. Dit is niet in één persoon of team aanwezig en daarom is samenwerking tussen onze I&A- en lijnafdelingen nodig.”

Bescheiden doelstelling
Over de I&A-doelstellingen van Kennemer Wonen zegt Harrie: “Als je ziet met welke snelheid veranderingen zich bij ons voordoen, dan past bescheidenheid. Daarom hebben we als doelstelling om de veranderingen in onze sector bij te houden en in de toekomst misschien af te toe eens bij de early adaptors te horen. We zijn dus continu bezig met aanpassingen naar aanleiding van ontwikkelingen. Een mooi voorbeeld is ons informatiebeveiligingsbeleid. Bij nieuwe bedreigingen veranderen de beschermingsmaatregelen. Dat proces is nooit gereed maar als je de basis op orde hebt, kun je blijven meegroeien met de constant veranderende en hogere eisen die aan informatiebeveiliging worden gesteld.”

Uitdagingen
“De lijn die we qua I&A hebben ingezet, is nog in ontwikkeling,” antwoordt Harrie op de vraag welke uitdagingen Kennemer Wonen heeft. “We hebben ons I&A-team versterkt met medewerkers zonder specifieke I&A-achtergrond. Zo kunnen we kundige mensen die de werkvloer goed begrijpen ook intern laten doorgroeien. Tegelijkertijd missen we hierdoor op bepaalde onderdelen kennis en ervaring op I&A-gebied. Hier zoeken we naar een balans om teamleden de tijd te gunnen zich inhoudelijk te ontwikkelen en tegelijkertijd verbeteringen en vernieuwingen projectmatig door te voeren.”

Vertaling ontwikkelingen naar taken
Chaptr2 heeft Kennemer Wonen geholpen bij het samenstellen van een toekomstbestendig I&A-team. Harrie hierover: “Chaptr2 heeft ons geholpen bij het stellen van de juiste vragen, het begrijpen van de ontwikkelingen en de vertaling naar taken en verantwoordelijkheidsgebieden. Hierbij ging het zowel om het benoemen van de benodigde kwaliteit als kwantiteit. Niet vanuit de gedachte dat er één oplossing is, maar dat er meer mogelijkheden zijn en dat het erom gaat om de voor ons juiste keus te maken.“

Medewerkers en systemen
Harrie gaat verder: “Bij ons als leidinggevenden leefde tot voor kort de vrees dat wij vernieuwingen moesten doseren. De coronaperiode heeft echter laten zien dat medewerkers heel veel veranderingen in korte tijd aan kunnen. In 2022 hebben wij, mede daarom, alle medewerkers een tiental trainingen gegeven om te leren werken met de nieuwe mogelijkheden van Microsoft365. Veel collega’s hebben dit omarmd en zijn dit volop gaan gebruiken. En daarmee ging al heel snel de hele organisatie mee.”

“Ook onze medewerkers wensen gebruiksgemak en bedrijfszekerheid. Maar dit kan specifieke applicaties of functionaliteit vragen dat ons applicatielandschap complexer maakt en daarmee de kans op een verstoring weer vergroot. We hebben daarom enkele principes waar we ons zo goed mogelijk aan proberen te houden in het beeld van ons toekomstbestendige I&A. Een daarvan is ‘ERP tenzij’, waarbij we bij wensen uit de organisatie proberen om de oplossing te vinden in de bestaande applicaties. In toenemende mate zien wij de Microsoft-suite trouwens ook als een kernapplicatie.”

Samenwerking I&A en lijn
De samenwerking tussen I&A en de collega’s uit de lijnafdelingen levert daarnaast ook onverwachte bijvangst op. Harrie: “We merken dat deze medewerkers zich steeds meer interesseren voor de techniek achter het dagelijkse proces. Hierdoor komen er steeds meer verzoeken voor verbetering uit de lijnafdelingen. Dat betekent wel dat je moet gaan prioriteren omdat er altijd meer wensen zijn dan dat er menskracht is. Het gaat erover welke klus of project het eerst wordt opgepakt en ergens moeten we dan de ‘waarde’ die zo'n klus heeft voor de organisatie onderling wegen. Het is dan belangrijk dat je beleid hebt liggen dat ervoor zorgt dat je de prioriteiten op de verander- en ontwikkelagenda laat bepalen door het algemene Kennemer Wonen belang.”

Huurders en I&A
“Ook voor huurders is er veel veranderd,” vertelt Harrie verder. “Het aantal selfservice-scenario’s op de website is flink toegenomen. Voor veel verzoeken kun je inmiddels 24/7 bij ons terecht. Verder werken we aan de digitale onboarding van huurders en het zou mooi zijn als onze huurders de status van openstaande vragen en verzoeken eenvoudig kunnen volgen. Ook zijn we bezig om op een veilige manier betaalmogelijkheden toe te voegen aan ons huurdersportaal. Het blijft een kunst om veelvoorkomende vragen en verzoeken van huurders goed en efficiënt af te handelen.”

Tip voor corporaties
Op de vraag of Harrie een tip heeft voor andere corporaties reageert hij: “Tot tien jaar geleden kon je bij corporaties nog wel eens horen: ‘Klantgerichtheid is geen afdeling, maar een mentaliteit.’ Inmiddels hoor je deze uitspraak niet meer omdat corporaties erin zijn geslaagd om de klantgerichtheid in de organisatie over de volle breedte te verankeren. Ik ben er in ieder geval trots op dat ik op een verjaardag kan zeggen dat veel corporaties net als Kennemer Wonen een acht krijgen van hun huurders. De tip die ik zou willen geven is dat het met I&A dezelfde kant op gaat bewegen. Goede I&A staat daarbij niet meer voor een afdeling, maar voor het resultaat van een geslaagde samenwerking in de organisatie en daarbuiten.”

Samenwerking essentieel
“Toekomstbestendige I&A is alleen mogelijk als vele mensen en organisaties samenwerken,” besluit Harrie. “Bij Kennemer Wonen zeggen wij daarom graag: Een (t)huis maken we samen, en dat geldt zeker ook voor toekomstbestendige I&A.”

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Heidi Borgart