• Home
• Nieuws

'Grotere projecten vroegen om nieuwe projectadministratie'

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 20 July 2015

Sinds begin dit jaar maakt woningcorporatie de Woningstichting uit Wageningen gebruik van HB Vastgoed, de projectadministratie van softwareleverancier HB Software. Volgens manager Finance & Control Jacqueline van Houten was de implementatie nodig om de ontwikkelingen binnen de Woningstichting bij te benen: "De projectontwikkelingsactiviteiten bij ons worden steeds omvangrijker."

Volgens Jacqueline worden de vastgoedprojecten bij de Woningstichting niet alleen steeds groter, ook de aard van de projecten verandert: "Eerst waren het kleinschalige projecten, maar nu transformeert het steeds meer richting ingrijpende herstructureringen."

Op het gebied van projectadministratie moesten dan ook stappen worden gemaakt: "Dit werd in het verleden vooral gedaan in Excel en in de financiële administratie. Maar om de huidige vastgoedprojecten financieel beheersbaar te houden, was er de behoefde aan specifieke software voor de projectadministratie. Ook door onze accountant werd deze stap geadviseerd, omdat wij met software zoals HB Vastgoed risico´s beter kunnen beheersen."

'Klik' met de leverancier
"We hebben ons tijdens het implementatietraject verdiept in verschillende softwarepakketten en

-leveranciers," legt Jacqueline uit op de vraag wat de doorslag gaf om voor HB Software te kiezen. "Wij vonden het echter erg belangrijk om een softwarepakket te hebben dat goed past bij de omvang van onze organisatie en projectenportefeuille, maar wel alle mogelijkheden biedt die wij hebben opgenomen in ons programma van eisen. Verder is de 'klik' met de leverancier erg belangrijk, en op deze gebieden was HB Software voor ons de beste partij."

Snelle, betrouwbare informatie
De nieuwe software heeft volgens de manager Finance & Control de processen binnen de Woningstichting op enkele punten verbeterd: "Wij zijn bijvoorbeeld beter in staat de verschillende werkprocessen te sturen. Nu worden gedegen rapportages gebruikt om sturing te geven aan projectontwikkelaars en onderhoudsmensen door de managers Vastgoed en Vastgoedontwikkeling. Hierdoor zijn de processen een stuk efficiënter dan voorheen."

"Daarnaast is de financiële informatie binnen de organisatie een stuk betrouwbaarder, altijd actueel en sneller beschikbaar," gaat Jacqueline verder. "Dit komt omdat de nieuwe software minder foutgevoelig is dan losse Excel modellen. Ook een goede kopersadministratie en de mogelijkheid tot digitale facturatie en mandatering helpen hierbij."

Inzicht en grip
HB Vastgoed geeft volgens Jacqueline de Woningstichting ook meer inzicht en grip in de projectenportefeuille voor nieuwbouw en onderhoud: "Het is erg belangrijk dat de begroting en de vrijgegeven budgetten volgens de fasedocumenten worden ingevoerd in de projectadministratie. Opdrachten kunnen nu alleen worden verstrekt binnen deze vrijgegeven budgetten. Ook kan er met de nieuwe software eenvoudig een match plaatsvinden tussen verstrekte opdrachten en binnengekomen facturen."

Met de komst van de nieuwe software zijn de werkprocessen binnen de Woningstichting voor werknemers veranderd, aldus Jacqueline: "Door de digitalisering van het projectfactuurproces en de opdrachtverstrekking is de focus van de medewerkers veranderd. Zij hebben nu minder controlewerk en een eenduidige werkwijze. Ook maken ze gebruik van betere sturingsinformatie dan voorheen."

Goede begeleiding
Naast de software is Jacqueline ook erg te spreken over het implementatietraject zelf: "Wij wilden graag vanaf 1 januari 2015 aan de slag met projectadministratie, en dat had als gevolg dat de implementatieperiode erg beperkt was. HB Software heeft zich hierin echter heel flexibel opgesteld en heeft er alles aan gedaan om ons hierin te ondersteunen. Vooral de goede begeleiding tijdens en na de implementatie bij vragen en trainingen, zorgde voor een erg prettige samenwerking."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 20 juli 2015

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van HB Software in de CorporatieGids 2015 te bekijken.