• Home
• Nieuws

'Goede afstemming bedrijfsvoering en ICT kan software-revolutie voorkomen'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 16 November 2016

De afstemming tussen bedrijfsvoering en ICT groeit tijdens de beheerfase steeds vaker uit elkaar, met ondoordachte 'revoluties' op het gebied van informatiesystemen tot gevolg. Dat stelt René Ceelen van testbureau TESTMONITOR|CEPO. Een gesprek over hoe corporaties hun processen zo efficiënt mogelijk kunnen houden.

René hoort in de praktijk steeds meer de uitspraak dat de ICT het niet meer doet, of niet past bij de strategie van een organisatie. "Daarna wordt er veelal voor een nieuw selectietraject gekozen. Deze revolutie willen wij echter graag veranderen in een evolutie. Probeer als corporatie zoveel mogelijk uit je huidige ICT te halen, en oriënteer je pas daarna op nieuwe software."

Kleine fouten
"Corporaties zijn bijvoorbeeld gewend dat met het oude systeem rapporten in Excel werden gemaakt," geeft René een voorbeeld. "Ze willen daarom dat het nieuwe systeem export levert in hetzelfde formaat. Maar dat het nieuwe systeem een geïntegreerde BI-omgeving heeft waar deze rapportages met één druk op de knop uit worden gehaald, wordt vergeten. Het zijn vaak kleine dingen die fout gaan."

"Andersom kan het natuurlijk ook. De nieuwe versie van een ERP-systeem heeft bijvoorbeeld een uitgebreide mogelijkheid om werkstromen in te richten. De klant heeft dat vervolgens niet in de gaten of ziet dit niet als prioriteit, en blijft daarom 'door rommelen' op de oude manier. Zo kan een corporatie uiteindelijk niet effectief kan opereren."

Discussie op gang brengen
"Dat de bedrijfsvoering en ICT uit elkaar groeien gebeurt niet altijd," gaat René verder. "Maar de mogelijkheid bestaat altijd. De vraag of dit écht gebeurt is moeilijk te beantwoorden als je hier geen expliciete metingen naar doet. Bij elke acceptatie van een ERP-systeem zien wij dat het procesdenken met de aansluiting naar de ICT veel discussie oplevert. Het is zaak corporaties te triggeren die discussie ook te laten houden wanneer het systeem al geruime tijd in gebruik is."

Relatie
Om bedrijfsvoering en ICT goed op elkaar aangesloten te houden, is het volgens René ten eerste erg belangrijk dat corporaties met de softwareleverancier blijven sparren.  "Zo ontstaat er duidelijkheid over de mogelijkheden van de nieuwe releases. Daarnaast kunnen ze door de releasenotes goed te bestuderen en af en toe een consultant van de softwareleverancier in te huren kijken naar verbeteringen op de korte en middellange termijn. Uiteindelijk is de relatie tussen de klant en softwareleverancier voor een groot deel bepalend voor het succes."

Kwaliteitsabonnement
Het voortdurend testen kan ook bijdragen aan een goede aansluiting tussen bedrijfsvoering en ICT. TESTMONITOR|CEPO levert daarvoor ondermeer sinds kort het Kwaliteitsabonnement. "Hiermee wordt de software van Testmonitor gecombineerd met onze testcoördinatie consultancy," legt René uit. "Wij merken in de praktijk dat het opzetten van een goede test de nodige expertise vraagt. Daarnaast zijn de functioneel beheerders veelal bezig met andere activiteiten en vraagt het opzetten en plannen van een gestructureerde test extra aandacht."

"Met het Kwaliteitsabonnement richten corporaties zich op een hogere testvolwassenheid in de beheerfase. Kleine wijzigingen in nieuwe releases of in de bedrijfsvoering kunnen grote gevolgen hebben, en door verbeterdoelstellingen te stellen wordt de kwaliteit geborgd en tevredenheid bewaard. Periodieke aandacht en kwaliteitsbeoordeling zorgen ervoor dat noodzakelijke aanpassingen tijdig worden doorgevoerd, wat 'revoluties' qua ICT voorkomt, en vooral zorgt voor evolutie."

Continu testen
Of het continu aanpassen van de werkwijze van een corporatie niet voor ongemak zorgt binnen de corporatie omdat het constant open moet staan de bedrijfsvoering te veranderen, vertelt René: "Dat is zeker waar, maar niets doen betekent op den duur vastlopen en afstevenen op een revolutionaire aanpak. Continu aandacht, en dat kan al met kleine stapjes, zorgt voor de evolutionaire insteek, en uiteindelijk minder stress én een effectievere bedrijfsvoering."

"Testen blijft altijd aanwezig bij een corporatie, en de vraag is wat de gezonde balans is tussen inspanning (kosten) om de nieuwe release te testen en de winst die dat oplevert (de business case). Het zoeken naar die balans is een kunst, en wij helpen organisaties daarbij. Daarnaast onderzoeken wij in samenwerking met de Radboud Universiteit Nijmegen continu dit vakgebied, en dit vertaalt zich terug in onze werkwijze en TestMonitor. Zo krijgen corporaties uiteindelijk een helder en transparant beeld van de kwaliteit van hun software in relatie tot de bedrijfsvoering."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 10 november 2016