• Home
• Nieuws

‘Geïntegreerd ICT-systeem completeert Rochdale’

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 22 April 2016

Eén bedrijfsvoering, één kantoor, één Rochdale. In de succesvolle transitie van decentraal naar centraal ontbrak het de Amsterdamse woningcorporatie (40.000 vhe) eigenlijk nog maar aan één ding. Met de implementatie van één integraal bedrijfsinformatiesysteem lijkt de corporatie daartoe het slotakkoord te hebben ingezet. Een gesprek met Rochdale-bestuurder Nico Overdevest en zijn ICT-manager Jan Abels over de keuze voor Tobias AX van Aareon.

‘’Onze organisatie heeft de afgelopen jaren de transitie doorgemaakt van decentraal naar centraal’’, start Nico het gesprek over de keuze voor Tobias AX van Aareon. ‘’Waar we met die beweging misschien wel voorop liepen in de corporatiesector, bleef ons ICT-landschap daar eigenlijk bij achter. We hadden onze vier vestigingen, het onderhoudsbedrijf en onze ontwikkelafdeling weliswaar ondergebracht in één bedrijf, maar op de afdelingen werd nog wel steeds gebruik gemaakt van  verschillende informatiesystemen.

Best of breed
Het ICT-landschap van Rochdale bestond door de decentrale historie uit een best of breed concept, waarbij de inspanning om de systemen van verschillende leveranciers aan elkaar geknoopt te houden, steeds groter werd. ‘’Het kost ons steeds meer moeite om de managementinformatie goed op orde te krijgen en om de systemen goed te ontsluiten voor onder andere onze online dienstverlening’’, vervolgt Nico. ‘’Een situatie die eigenlijk snel onwenselijk werd en ons ook deed beseffen dat we ons binnen afzienbare tijd zouden moeten gaan voorbereiden op vernieuwing van ons ICT-landschap.’’

End of life
‘’Dat moment is eigenlijk een paar  jaar naar voren gehaald door de end of life verklaring van ons huidige ERP-systeem en onze ICT-oplossing voor dagelijks onderhoud’’, zegt Nico. ‘’We hebben dit moment aangegrepen en zijn op zoek gegaan naar een geïntegreerde oplossing die beter aansluit bij de wensen die we als organisatie hebben. Je moet je medewerkers wel de goede tools geven om het werk effectief en efficiënt te kunnen doen.’’

Marktoriëntatie
Jan licht toe dat de tijd is genomen voor een goede marktoriëntatie. ‘’We hebben een goede interne discussie gehad met alle betrokkenen. Op die manier hebben we alle belangrijke uitgangspunten en criteria opgehaald om mee verder te gaan. We zijn van long list naar short list gegaan, waarbij we in eerste instantie niet alleen naar functionaliteit hebben gekeken, maar naar de ‘match’ van de kandidaten met onze verwachting die wij van een partner hebben waarmee je langdurig gaat samenwerken. We hebben bijvoorbeeld gevraagd en gekeken naar de visie van leveranciers op de markt, hun marktaandeel, de omvang van de organisatie, de beschikbare capaciteit en de mate waarin de CORA/VERA-uitgangspunten worden onderschreven. Ook keken wij naar de reeds bestaande klanten en of deze enigszins met Rochdale vergelijkbaar zijn Hoeveel woningcorporaties ook op elkaar lijken, als je tot de grootste woningcorporaties behoort en in stedelijk gebied actief bent, loopt je soms toch tegen andere vraagstukken aan, ook als het gaat om de processen en informatievoorziening.’’

Shortlist
In de oriëntatiefase zijn alle in de markt actieve ERP-partijen benaderd. ‘’Uiteindelijk ook om het gevoel te hebben dat je niet ergens de boot mist’’, zegt Nico daarover. De longlist van tien leveranciers werd  teruggebracht tot een korte lijst met drie gegadigden, waarvan er uiteindelijk  twee zijn overgebleven. Op de vraag of dit direct de analyse van de ERP-markt is, zegt Nico: ‘’Dat is een moeilijke vraag waarop ik hardop denkend ‘nee’ antwoord. Stel, Rochdale  was een corporatie met 5.000 woningen, dan hadden we best tot een andere uitkomst kunnen komen.  Jan vult aan: ‘’Dat klopt, maar ik vind de leveranciersmarkt  nu te versnipperd. Er zijn te veel partijen in onze krimpende sector actief.’’

Aan de knoppen
Jan vervolgt de toelichting op het selectieproces: ‘’Met de twee overgebleven leveranciers zijn we de diepte ingedoken. Zij hebben de gelegenheid gehad om hun oplossing uitvoerig te demonstreren. Ook heeft een enthousiaste groep van medewerkers zelf aan de knoppen kunnen zitten.’’ Alhoewel de Microsoft-standaard geen doorslaggevend criterium was, zorgde de herkenning van de look and feel snel voor begrip en aansluiting. ‘’Je ziet iedereen eigenlijk heel snel door het systeem heen klikken’’.

Referentiebezoeken
Na de fase van testen en desk research om de functionaliteit te toetsen en maar liefst vier referentiebezoeken viel de keuze op Tobias AX van Aareon. ‘’Dus geen programma van eisen met drieduizend vragen, want we kiezen uit volwaardige oplossingen. En honderd procent zal het nooit zijn. Maar juist beleven en proeven hoe andere corporaties Tobias AX gebruiken en ervaren vinden we belangrijk. Daar hebben we de tijd voor genomen’’, licht Jan toe.

Relatie opbouwen
De tijd nemen is volgens Nico cruciaal voor het nemen van de juiste beslissingen. ‘’In de maanden dat je een selectietraject doorloopt, kom je elkaar als klant en leverancier regelmatig tegen. Niet alleen gebruikers en consultants, maar ook als management en directie zijn we voortdurend in dialoog met elkaar. We zijn ook met een grote groep Rochdalers naar Aareon in Emmen geweest. Je ontmoet elkaar en bouwt zo een duurzame relatie op. Een relatie waarin je ook kritisch naar elkaar durft te zijn.’’ ‘’Onze ervaring tot nu toe is dat Aareon een volwassen organisatie is en de benodigde competenties in huis heeft om een volwaardige ICT-partner voor ons te zijn’’, zegt Jan. ‘’De consultants en directie sluiten makkelijk aan in de communicatie met onze medewerkers. Er komt een eerlijk verhaal uit Emmen. Wij realiseren ons wel dat we nu aan het begin van de samenwerking staan en gedurende de implementatie zullen we ongetwijfeld nog wel tegen wat knelpunten aan gaan lopen. Maar we hebben wel de overtuiging dat we die dan kunnen oplossen. Dat vereist wel dat wel elkaar vertrouwen om ook open de discussie aan te kunnen gaan.’’

Nieuwe dynamiek
Nico beaamt: ‘’Medewerkers zijn enthousiast en verwachten dat ze straks veel voordeel gaan beleven van Tobias AX. Veel functionaliteit zit straks in één systeem en dat is voor Rochdale een nieuwe situatie.  Ik merk ook dat iedereen er positief in zit en dat is van groot belang om de implementatie te laten slagen. De laatste reorganisatie is per 1 januari 2014 geformaliseerd. Dat we afscheid moesten nemen van zestig collega’s heeft er ongelofelijk hard in gehakt. Maar in 2015 zag ik geleidelijk aan een nieuwe dynamiek ontstaan. Er was duidelijkheid over de lijn, over de verantwoordelijkheden en de afdelingen zijn zich steeds beter gaan vormen. Dat heeft geleid tot een groei van positiviteit onder onze medewerkers. Je merkt het aan de drive waarmee mensen weer met nieuwe dingen aan de slag gaan. Van verandermoeheid is geenszins sprake, wel van nieuw enthousiasme.’’

Standaard implementatie
Voor de implementatie van Tobias AX is gekozen voor de Rapid Start-methode. ‘’We wilden geen ingewikkeld traject, maar een recht toe, recht aan implementatie’’, licht Nico toe. Om ervoor te waken dat tijdens de implementatie zoveel mogelijk volgens de standaard wordt geïmplementeerd, moet alles wat ervan afwijkt langs de ‘change board’ in de projectorganisatie. ‘’Ik heb me altijd verbaasd over het verleden, hoe woningcorporaties omgingen met maatwerk’’, zegt Nico. ‘’We hebben ons er ook schuldig aan gemaakt, maar dat was misschien de cultuur van die tijd. Profileren, anders dan anderen willen zijn. Het kernproces is bij ons niet anders dan bij andere woningcorporaties, ik denk zelfs voor vijfennegentig procent hetzelfde.’’ Jan vult aan: ‘’Het voordeel van de Rapid Start-methode is dat dit een evaluerende aanpak is waar de kinderziektes zijn uitgehaald. Bovendien beschikt Aareon over implementatieteams die de methode nu al vele malen hebben uitgevoerd.

Januari 2017
De kick-off van de implementatie van Tobias AX vond plaats op 19 januari 2016. ‘’Voor de kick-off hadden we vijfenzeventig mensen uitgenodigd, maar we kwamen stoelen te kort. Er waren spontaan veel meer collega’s op af gekomen. Een teken dat iedereen er zin in heeft.’’

Bron: Aareon

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Aareon in de CorporatieGids 2016 te bekijken.