• Home
• Nieuws

Geld op de plank

Geplaatst door CorporatieMedia op Thursday 19 June 2014

De CorporatieGids 2014 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “Geld op de plank”

Met een boekenkast en wat ordners weten medewerkers van Dunavie €200.000,- te besparen op het verhuurmutatieproces. Aan het woord Stella van Veen, manager Woondiensten.

‘’Medewerkers van het verhuurmutatieproces ervoeren werkdruk wat leidde tot ontevreden medewerkers, ontevreden huurders, gebrek aan overzichten en nog erger: dreigende oplopende leegstand. Vorig jaar kwam ik in contact met AvW2 en wij spraken over lean management. Het is een werkwijze waarbij je de mensen zelf het proces laat optimaliseren. Welke stappen zijn overbodig? Niet theoretisch, maar sterk vanuit de praktijk denken, proberen en een week later vaststellen wat het resultaat is. Je activeert daarmee een continu verbeterproces.”

Randvoorwaarden
‘’Een groep medewerkers is onder begeleiding van AvW2 met lean management aan de slag gegaan zonder leidinggevenden. Medewerkers vonden dat zelf ook best raar, maar zij zijn de deskundigen bij uitstek. Je legt de verantwoordelijkheid laag in de organisatie en maakt het echt ‘hun’ proces.” Een andere randvoorwaarde vanuit AvW2 was: geen aanpassingen aan het ICT-systeem. Waarom? ‘’Met het stellen van deze randvoorwaarde voor -kom je dat het probleem buiten de medewerkers wordt gelegd. Bovendien, het aanpassen van een ICT-systeem kost doorgaans tijd en geld. Nu bedachten we vrijdags een oplossing, toetsten het een week en bespraken vrijdags weer de effecten.”

Overzicht
‘’We hebben nu een dashboard waarmee we volgen wat er gebeurt. Ook hebben we een conventionele manier om ons visueel te onder steunen, een grote kast met mappen. De bovenste plank zijn de huuropzeggingen. Gaandeweg het proces zakt de map een plank totdat deze letterlijk het archief in gaat. Dit is een workflow dat echt overzicht geeft. Elke morgen besteden we vijf minuten werkoverleg aan het verdelen van taken.”

Resultaten
Wat heeft het concreet opgeleverd? ‘’De leegstand is sterk afgenomen. Als we niets hadden gedaan, dan had die leegstand kunnen oplopen tot een kostenpost van €200.000,-. Dat bedrag besparen we nu dus. Maar de winst komt niet alleen in euro’s tot uiting. De opgezegde woningen staan een dag later al op Woonzicht, de huurder kan spullen overdragen aan de nieuwe huurder. Er is meer rust en overzicht in het proces. Hoe ik dat merk? De medewerkers lachen weer, de onderlinge samenwerking is stukken verbeterd.’’

Geheim
‘’Het geheim van het succes? Dat zit in verschillende factoren. Op de eerste plaats omdat je het met eigen mensen doet. De medewerkers zijn vervolgens ook weer ambassadeur naar de rest van de organisatie. Dat werkt ook aanstekelijk en prikkelt de nieuwsgierigheid. Collega’s van andere afdelingen komen vragen of het ook wat voor hun afdeling kan zijn. Tja, waarom niet. Het kan altijd beter.”

Een bijdrage van AvW2

Bron: CorporatieGids2014